Medewerker Backoffice Accountmanagement

Dit ga je doen

Achter de schermen van de nieuwe afdeling Accountmanagement bij O&P Rijk gebeurt veel. Als medewerker backoffice accountmanagement ondersteun je het accountmanagementteam bij het beheren van klantrelaties en het uitvoeren van administratieve taken. Je speelt een cruciale rol in het ondersteunen van het accountmanagementteam en pakt samen met je backofficecollega’s een rol in de verdere opbouw van de backoffice. Je zorgt voor een correcte verwerking van klant- en contractgegevens in diverse systemen, stelt rapportages en overzichten op voor het management, en bewaakt de voortgang van lopende dossiers en deadlines. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor interne en externe vragen en werk je nauw samen met collega’s binnen de organisatie. Dankzij jouw nauwkeurige en gestructureerde werkwijze kunnen de (senior)accountmanagers, onze klanten en de overige collega’s van O&P Rijk zich focussen op hun werk. Werk jij secuur en houd je van een veelzijdige ondersteunende functie? Dan zoeken wij jou!

Hoe jij bijdraagt in je rol

Als medewerker backoffice ben je verantwoordelijk voor de administratieve handelingen die voortkomen uit het werk van de (senior) accountmanagers. Je structureert informatie, maakt analyses voor onze accountmanagers, en signaleert kansen die je vanuit jouw expertise voorlegt aan het team. Je werkt verslagen van overleggen en klantgesprekken uit, zorgt voor een juiste archivering, bereidt klantgesprekken voor en verstuurt standaardrapportages aan onze klanten. Je ondersteunt lopende en nieuwe projecten, brengt structuur aan in projectdossiers en verzorgt de administratieve afhandeling rondom projectdocumentatie. Verder ben je verantwoordelijk voor het bijhouden van het klachtenregister en ondersteun je in de basis van het klachtenproces, zoals de verwerking van reacties. In dit alles heb je ook een signaalfunctie: je signaleert procesmatige knelpunten en draagt actief verbetervoorstellen aan.

• Ondersteunen van het accountmanagementteam bij administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Verwerken en beheren van klant- en contractgegevens in diverse systemen.
• Opstellen van rapportages en overzichten voor het management.
• Bewaken van deadlines en voortgang van lopende dossiers.
• Beantwoorden van vragen van klanten en collega’s.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over procesverbeteringen.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (1 jaar).
• Goede arbeidsvoorwaarden volgens de cao Rijk.
• Een afwisselende functie binnen een dynamische overheidsorganisatie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een prettige werksfeer met betrokken collega’s.

Dit bieden we nog meer

Naar het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je bruto jaarsalaris, dat je naar eigen wens kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, uitbetaling of fiscaal vriendelijke doelen zoals het aflossen van je studieschuld of het aanschaffen van een fiets. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• Hbo-werk- en -denkniveau.
• Minimaal 2-3 jaar werkervaring in een backoffice, projectmedewerker of vergelijkbare functie, bij voorkeur in een backoffice- of accountmanagementomgeving.
• Ervaring met administratieve werkzaamheden.
• Ruime ervaring met digitale systemen zoals Excel, PowerPoint, Word en rapportagetools, én vaardigheid in documentbeheer- en klantsystemen.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd.
• Je bent organisatorisch sterk, communicatief vaardig en klantgericht.
• Je kunt goed samenwerken en schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
• Ervaring met klantcontact is een pré.
• Ervaring binnen de publieke sector is een pré.
• Ervaring binnen het organisatie- en/of hr-domein is een pré.

De competenties die je meeneemt:

• Klantgericht: of het nu de (senior) accountmanager, onze klanten of een overige collega van O&P Rijk is, dankzij jouw klantgerichte houding, benadering en aanpak bereiken wij een zeer hoge klanttevredenheid.
• Analyseren: je werkt met cijfers, verslagen en veel andere informatie. Dankzij jouw analytische vaardigheden ben je in staat verbanden te leggen tussen gegevens en signaleer je ontbrekende informatie die je vervolgens bij de juiste collega’s opvraagt.
• Samenwerken: je bent de schakel tussen accountmanagement, O&P Rijk en de klant. Een goede samenwerking met alle partijen is daarom cruciaal.
• Plannen en organiseren: jij zorgt voor een duidelijke aanpak van je werk en schat goed in hoeveel tijd, middelen en capaciteit je nodig hebt. Dit stem je ook af met de klant en/of de betrokken collega’s.

Wil jij reageren op deze vacature? Licht dan in je sollicitatiebrief je ervaring met minimaal twee van de bovenstaande competenties toe, met concrete voorbeelden uit de praktijk.

Hier kom je te werken

De afdeling Accountmanagement is begin dit jaar gestart en volop in ontwikkeling. De huidige samenstelling bestaat uit een afdelingshoofd, (senior) accountmanagers en backoffice medewerkers. De afdeling Accountmanagement breidt uit en krijgt daarmee meer slagkracht om invulling te geven aan de verbindende rol die zij heeft tussen klanten en O&P Rijk.

De afdeling Accountmanagement wil zich doorontwikkelen tot een niveau waarop zij niet alleen meedenkt over wat er bij de klanten speelt op O&P-gebied, maar ook begrijpt wat de bredere context is waarbinnen zij werken, wat hun primaire opdracht is en hoe onze inzet hen kan helpen hun doelen te bereiken. De afdeling verstevigt de relatie met de klanten, stimuleert integrale samenwerking binnen O&P Rijk en voert de regie met betrekking tot organisatiebrede projecten.

Over Organisatie en Personeel Rijk (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties)

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is dé hr-dienstverlener voor de Rijksoverheid. We bieden een breed palet aan producten en diensten op het gebied van organisatie en personeel voor medewerkers, managers en hr-directies van de Rijksoverheid. Van loopbaancoaching en bedrijfszorg tot arbeidsjuristen en salarisbetaling: al deze taken zijn bij ons ondergebracht.

Onze missie? Wij zorgen ervoor dat meer dan 155.000 rijksambtenaren optimaal kunnen werken, zodat zij zich elke dag opnieuw kunnen inzetten voor een beter Nederland. Als organisatie gaan wij multidisciplinair en betrouwbaar te werk. De efficiënte verwerking van grootschalige HR-processen én zorgvuldige begeleiding van individuele cases is bij ons in deskundige handen.

Wij zijn een shared service organisatie en vallen onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Onze ruim 2.000 medewerkers werken op verschillende locaties en in alle provincies van Nederland. En leuk om te weten: we hebben ook een locatie op Bonaire.