Recordmanager

Help mee om de informatie die bij de TU Delft aanwezig is duurzaam toegankelijk te maken en te houden.

Functieomschrijving

Document Management en Archief (DMA) is een onderafdeling van Resources binnen de Library. Met de Archiefwet als belangrijkste opdracht is DMA hét aanspraakpunt voor archivering van informatie en document management voor de gehele TU Delft. Volgens de Regeling Informatiebeheer verzorgt DMA advies, toezicht en coördinatie op dit gebied. Tevens verricht zij hand- en spandiensten voor de faculteiten en diensten, wanneer zij de kennis hiervoor niet in huis hebben. DMA is bezig om haar taken uit te breiden en te bestendigen. We zoeken een enthousiaste Recordmanager, om samen met de andere recordmanager te zorgen dat we de informatiehuishouding van de TU Delft nog beter maken.

Wat ga je doen?

Je werkweek bestaat in eerste instantie uit het bewerken van papieren archieven. Op grond van het jaarplan laat je archiefmateriaal komen uit het depot van het commerciële opslagbedrijf waar het archief van de TU Delft zich bevindt. Je maakt een bewerkingsplan en gaat samen met je collega’s aan de slag: je waardeert het archief, maakt vernietigingslijsten en inventarissen, zorgt voor de materiele verzorging, maakt overdrachts- en vernietigingsdocumenten, en zorgt voor de daadwerkelijke vernietiging of overbrenging naar het Nationaal Archief. Je houdt een archief bij van alle relevante documenten met betrekking tot het selectiewerk.

In je werk word je bijgestaan door collega’s van binnen en buiten de TU Delft: voor hen ben je samen met de andere recordmanager de expert. Jullie zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het goed afronden van het bewerkingsplan.

DMA heeft een bewerkingsondersteunend systeem, MAIS Flexis. De TU Delft heeft op dit moment ca. 3,5 kilometer archief in opslag dat moet worden bewerkt en er wordt nog regelmatig nieuw materiaal vanuit de faculteiten en diensten aangeleverd.

De digitale informatie bij de TU Delft dient ook onder archiefbeheer te worden gebracht. In de aanloop daarnaar toe zijn er projecten opgezet als Archiving by Design en Delete by Default. Hier zul je ook in meedraaien. Je kennis van papieren bewerking komt daarbij goed van pas.

Je beantwoordt klantvragen naar archiefmateriaal. Hieronder vallen interne vragen, externe vragen en WOO-verzoeken.

In de moderniseringsslag van de afdeling kun je ook andere taken krijgen zoals het geven van korte adviezen en het houden van presentaties. Ook kan je contactpersoon worden van een dienst of faculteit in het kader van accountmanagement. Je draagt je steentje bij in projecten als het maken van beleid, het schrijven van instructies en het opzetten en onderhouden van een kwaliteitssysteem.

Gelukkig doe je dit alles niet alleen. Je doet het samen in een fijn team van 7 collega’s, plus mogelijke inhuurkrachten. Ondersteuning in jouw specifieke werk krijg je van een ervaren collega, en binnen het samenwerkingsverband van de universitaire informatiebeheerafdelingen (UPIR) kun je participeren in relevante werkgroepen. De afdeling komt regelmatig bij elkaar om vakinhoudelijke zaken te bespreken.

Functie-eisen

• Je hebt kennis en ervaring op het gebied van selectie en waardering van archiefmateriaal. Je kunt archief bewerken, je weet hoe je archief wetmatig vernietigt en hoe je archief overbrengt naar het Nationaal Archief.
• Je kunt het selectieproces goed uitleggen en je hebt een scherp oog voor het eindresultaat.
• Je bent bereid opleidingen te doen om je verder te ontwikkelen op selectiegebied. Denk hierbij aan het bewerken van bijzondere archieven, en het selecteren van digitaal archief.
• Het onderhouden van klantcontacten met faculteiten, diensten, ketenpartners en commerciële bedrijven (voor opslag en bewerking) gaat je gemakkelijk af.
• Je kunt projectmatig werken.
• Kennis en beheersing van de Nederlandse taal is een must, kennis en beheersing van de Engelse taal (B2) strekt tot aanbeveling.
• Je bent accuraat, resultaatgericht, proactief en integer.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Universiteitsdienst – TU Delft Library

TU Delft Library is de grootste technisch-wetenschappelijke bibliotheek van Nederland, een fysieke en virtuele ontmoetingsplek. De Library helpt bij het vinden van waardevolle kennis die nodig is voor onderwijs en onderzoek, en bij het publiceren en bewaren van de gegenereerde kennis van de TU Delft. We vinden het belangrijk dat kennis gemakkelijk toegankelijk is en vrij beschikbaar is voor iedereen. Zo kan kennis vrijelijk gaan stromen en de kennis van de TU Delft van waarde worden voor anderen. In de Library kan iedereen ook altijd terecht om in alle rust te studeren. De Library heeft drie strategische thema’s gekozen als leidraad voor haar dagelijkse werkzaamheden.

1. Open Science. We hebben een belangrijke bijdrage in het TU Delft brede strategische programma “Open Science – Research and Education in the Open Era”.
2. Zichtbaarheid en impact. Met onze expertise en tools op het gebied van research datamanagement, research intelligence en publiceren, vergroten we de vindbaarheid, zichtbaarheid en impact van TU Delft-kennis.
3. Inspirerende leer- en werkomgeving. Door middel van een prikkelende programmering laten we zien hoe vrij beschikbare en betrouwbare kennis het leven rijker maakt. Daarmee is de Library een plek waar je nieuwe ideeën en inzichten vindt.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 32-40 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3382 - €4484 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Hilde Haigton-Ongering, leidinggevende van de afdeling DMA via m.a.h.ongering@tudelft.nl of tel: 06 - 21 25 48 40.