Adviseur implementatie en verandering

Werken bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) betekent bijdragen aan thema’s die er echt toe doen: van duurzame mobiliteit tot veilig waterbeheer. Achter de schermen is een goede informatiehuishouding onmisbaar om dit werk goed te kunnen doen. Daarom staat IenW aan de vooravond van een belangrijke verandering: de implementatie van een nieuw Document Management Systeem (DMS) binnen ons programma Horizon. Als adviseur implementatie en verandering speel je een cruciale rol binnen dit traject. Je ondersteunt organisatieonderdelen en medewerkers bij de implementatie en adoptie van dit nieuwe systeem. Je bent een verbindende schakel tussen beleid, uitvoering en IT, en draagt direct bij aan het verbeteren van de informatievoorziening binnen IenW.

Wat houdt jouw rol in?

Binnen het programma Horizon werkt IenW aan de introductie van een nieuw platform voor het verwerken, beheren en terugvinden van informatie. Dit platform vervangt bestaande systemen of is voor sommige collega’s geheel nieuw. Als adviseur implementatie en verandering ben jij een belangrijke schakel in de implementatie hiervan binnen de organisatie. Je begeleidt onderdelen van het ministerie in hun eigen ‘implementatiereis’ en zorgt ervoor dat de overgang naar het nieuwe systeem soepel en doordacht verloopt. Je taken zijn hierbij veelzijdig:

• Je begeleidt organisatieonderdelen tijdens het verandertraject, waarbij je hen ondersteunt bij de overstap naar het nieuwe platform en de bijbehorende manier van werken.
• Je onderzoekt samen met verschillende stakeholders wat er nodig is om de verandering lokaal tot een succes te maken. Denk hierbij aan het voeren van intakegesprekken, het analyseren van de huidige en gewenste situatie, het opstellen van persona's en het kiezen van passende interventies uit de centrale veranderaanpak.
• Je organiseert en begeleidt workshops en werksessies met medewerkers om goed inzicht te krijgen in hun werkprocessen, behoeften en eventuele knelpunten.
• Je houdt goed in de gaten hoe het staat met het draagvlak en de veranderbereidheid. Wanneer je risico’s signaleert, geef je gerichte adviezen voor aanvullende acties, zoals het inzetten van extra ondersteuning of het betrekken van het management.
• Je werkt nauw samen met collega’s in het centrale programmateam. Samen zorgen jullie voor kennisdeling tussen de verschillende onderdelen van IenW, verbeteren jullie continu de veranderaanpak en brengen jullie rode draden of structurele knelpunten in kaart.
• Je draagt bij aan de kwaliteit en consistentie van de implementatiestrategie, zodat de aanpak binnen het hele ministerie op elkaar aansluit en toekomstbestendig is.
• Adviseren over en begeleiden van verandertrajecten binnen het ministerie.
• Analyseren van de impact van veranderingen op processen en medewerkers.
• Ontwikkelen en uitvoeren van implementatieplannen.
• Ondersteunen van teams bij het doorvoeren van nieuwe werkwijzen of systemen.
• Organiseren van bijeenkomsten, workshops en trainingen.
• Monitoren van de voortgang en bijsturen waar nodig.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (12 maanden)
• Mobiele telefoon en laptop
• Hybride werken met een thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag
• €750,- voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning
• 100% OV-vergoeding met de 2e klas mobiliteitskaart, ook voor OV-fiets en Greenwheels
• Fietsreiskostenvergoeding van €0,21 per kilometer
• Elke 5 jaar €500,- om fiets(accessoires) aan te schaffen of de mogelijkheid om een fiets te leasen
• Voor je elektrische fiets kun je elke 3 jaar €300,- gebruiken voor een nieuwe accu
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je salaris (minimaal €440,- per maand bij een volledige werkweek van 36 uur)
• De mogelijkheid om via het IKB je studieschuld af te lossen
• Trainingen, cursussen, opleidingen: van persoonlijk leiderschap tot certificeringen op je vakgebied
• Verlofregelingen per situatie, zoals zorgverlof, ouderschapsverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof
• Sportdagen met collega’s en een gezonde keuze in het bedrijfsrestaurant
• Een uitdagende functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei
• Samenwerking met betrokken en deskundige collega’s
• Een goede werk-privébalans

Dit vragen wij

Functie-eisen:

• Je hebt een achtergrond in verandermanagement, bestuurskunde, organisatiewetenschappen of informatiemanagement.
• Je hebt ruime ervaring met implementatietrajecten binnen complexe organisaties.
• Je hebt actuele kennis van informatiehuishouding van de Rijksoverheid.
• Je bent bekend met relevante wet- en regelgeving van de Archiefwet, de Wet Open Overheid en de AVG.
• Goede communicatieve vaardigheden en overtuigingskracht.
• Analytisch vermogen en een gestructureerde aanpak.
• Ervaring met het begeleiden van teams en het organiseren van bijeenkomsten.
• Affiniteit met de publieke sector is een pré.

Competenties:

• Sterke communicatieve vaardigheden
• Samenwerkingsgericht
• Analytisch met oog voor praktische uitvoerbaarheid
• Bestuurssensitiviteit

Hier kom je te werken

Over Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zet in op een veilig, bereikbaar en leefbaar Nederland. Daarom werkt het ministerie aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht. En IenW beschermt tegen wateroverlast, zorgt voor de kwaliteit van lucht, water en bodem, en werkt aan het realiseren van een circulaire economie.

Het programma Horizon
Binnen IenW is het programma ‘Horizon’ gestart met als doel het aanbesteden, verwerven en implementeren van een Content Services Platform (CSP), één IenW breed informatieplatform. Met deze digitale oplossing vervangen we meerdere systemen. Dit wordt gerealiseerd en geïmplementeerd bij alle IenW-onderdelen. Het wordt daarbij niet als een software implementatietraject gezien, maar vooral als een verandertraject. Deze verandering uit zich onder meer in het inrichten van standaardprocessen. De integratie van informatie en automatisering van standaardprocessen vindt allemaal plaats buiten het zicht van de medewerkers. Die focust zich op het verzamelen, creëren, bewerken, delen en opslaan van informatie zoals documenten.

Bij het programma zijn vele partijen betrokken: verschillende IenW-onderdelen, gebruikers, teams Informatiehuishouding en diverse (externe en interne) leveranciers. Intensieve samenwerking en het creëren van draagvlak zijn daarom essentieel voor het behalen van de programmadoelstellingen. Het Horizon-programma biedt een boeiende werkomgeving midden in een actuele en maatschappelijk relevante opgave: het op orde brengen van de informatiehuishouding van het Rijk. Binnen het team heerst een collegiale, open en resultaatgerichte werksfeer. Er is ruimte voor eigen initiatief, inhoudelijke inbreng en professionele ontwikkeling.

De directie Informatie en Exploitatie
IenE is binnen IenW het organisatieonderdeel waar de I-functie is geconcentreerd. Deze I-functie bestaat uit alle vormen van dienstverlening op ICT-gebied: van gebruikersondersteuning en beheer via leveranciersmanagement en projectuitvoering tot en met (strategisch) advies. De directie vervult haar rol ook als intermediair tussen de klanten, opdrachtgevers en leveranciers, waarbij de klant centraal staat. De directie IenE bestaat uit drie afdelingen: Businessinformatie, Ontwikkeling en Exploitatie.

Bijzonderheden

• Bij IenW stimuleren we hybride werken. Werk in overleg met je leidinggevende en collega’s vanuit huis of op kantoor wanneer je functie dit toelaat.
• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De selectiegesprekken vinden doorlopend plaats.
• Let op! Dit betreft een tijdelijke aanstelling. We zijn op zoek naar iemand die graag aan ons project wilt bijdragen voor een jaar. Dit kan ook middels detachering.