Project Managementondersteuner

Werken als Project Managementondersteuner bij de Raad van State

Dit ga je doen

Als Project Managementondersteuner bij de Raad van State in Den Haag ondersteun je projectleiders en het projectteam bij de uitvoering van diverse projecten, waaronder de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. Je voert ondersteunende taken uit voor het gehele project, werkt proactief samen met interne stakeholders en ketenpartners, en denkt actief mee in de aanpak en besluitvorming. Je bent een nauwgezette ondersteuner en een gewaardeerde sparringpartner voor de projectleiding, bestaande uit de Opdrachtgever, de Projectleider en de SCRUM Master.

Je zorgt voor de planning, organisatie en administratie van projecten en bewaakt de voortgang. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van rapportages, het organiseren van bijeenkomsten, het beheren van projectdocumentatie en het signaleren van knelpunten. Daarnaast draag je bij aan het verbeteren van processen binnen het projectmanagement.

Naast deze werkzaamheden ben je verantwoordelijk voor het maken en onderhouden van onze digitale leeromgeving. De Raad van State maakt gebruik van TTS performance suite e-learningsoftware voor het opleiden van gebruikers. Jij houdt de content van TTS actueel en maakt aanvullende e-learnings, handleidingen en stappenplannen. De (juridische) inhoud van deze content verzamel je binnen onze organisatie, waarvoor je verschillende collega’s kan inzetten. Om deze werkzaamheden te kunnen uitvoeren is het van belang dat je TTS functioneel kent en je de applicaties en infrastructuur van de Raad van State leert kennen. Uiteraard krijg je hier de tijd en de juiste begeleiding voor als je bij ons komt werken.

Belangrijkste taken:

• Je ondersteunt de projectleiding door het overzicht te houden op alles wat moet gebeuren binnen het project.
• Je gebruikt overzichten zoals het risicoregister en projectadministratie in onder andere Excel en Microsoft Project.
• Je bewaakt het programmabudget.
• Je plant, organiseert en notuleert verschillende vergaderingen ten behoeve van de verschillende gremia ter ondersteuning van het project.
• Je onderhoudt namens het project de interne- en externe contacten op professionele wijze.
• Je ziet toe op de realisatie van vereiste compliance deliverables.
• Je begeleidt en faciliteert sessies rondom projecten.
• Je verzorgt en onderhoudt de e-learnings, handleidingen en stappenplannen.
• Je stemt de inhoud van e-learnings, handleidingen en stappenplannen af met de stakeholders.
• Je signaleert knelpunten en draagt bij aan het verbeteren van processen binnen het projectmanagement.

Dit vragen wij

Ben jij leergierig, analytisch, oplossingsgericht, communicatief vaardig, organisatiesensitief en heb jij overtuigingskracht? En vind je het ook leuk om veranderingen in organisaties te helpen faciliteren?

• Je hebt aantoonbaar HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar ervaring als PMO-er of in een vergelijkbare functie, of ervaring met projectmanagementondersteuning of vergelijkbare administratieve functies.
• Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Proactieve en nauwkeurige werkhouding.
• Je voelt je goed thuis in Microsoft Excel en PowerPoint, en hebt ook kennis van andere Microsoft Office programma’s en Office 365 (Sharepoint Online).
• Ervaring met projectmanagementtools is een pré.
• Je hebt aantoonbare kennis van de reguliere documentatie- en archiveringstechnieken.
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend.
• Kennis van Jira en/of Confluence is een pré.
• Kennis van TTS performance suite is een pré.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie binnen een professionele en maatschappelijk relevante organisatie met een unieke positie binnen de rechtsstaat.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een prettige werksfeer in een betrokken team.
• Hybride werken: afwisselend vanuit huis of kantoor, afhankelijk van het soort werk.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een openbaarvervoerkaart voor woon-werkverkeer, pensioenopbouw bij het ABP (de werkgever betaalt 70% van de premie) en een ruime vakantieregeling met optie tot het bijkopen van vakantie-uren.
• Maandelijks een toeslag van 16,5% voor het Individueel Keuzebudget, waarmee je je arbeidsvoorwaardenpakket deels zelf kunt samenstellen.

Deze functie is geplaatst binnen de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering in het Functiegebouw Rijk. Afhankelijk van opleiding en ervaring is aan deze functie een salaris verbonden van schaal 9/10 CAO Rijk maximaal € 5.389,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek.

Hier kom je te werken

De Raad van State is onafhankelijk adviseur van regering en parlement over wetgeving en bestuur en is de hoogste algemene bestuursrechter van Nederland. Werken bij de Raad van State betekent betrokken zijn bij maatschappelijk relevante thema's, zoals milieu, ruimtelijke ordening, vreemdelingenzaken of onderwijs, en werken in een organisatie die volop in beweging is. Bij de Raad van State werken circa 70 staatsraden en een kleine 600 medewerkers.

De directie Bestuursondersteuning (BSO) verzorgt de inhoudelijke en administratieve ondersteuning aan de Vice-president en secretaris ten behoeve van de uitoefening van hun taken. De afdeling Communicatie, de Stafafdeling Informatievoorziening (IV), de afdeling Interne en Externe Betrekkingen en het Woo-punt maken deel uit van de directie.

De Stafafdeling IV bestaat uit ongeveer 25 medewerkers en heeft vier aandachtsgebieden:

• Het opstellen van IV-beleid en -kaders.
• Het adviseren over en toezicht houden op informatiebeveiliging, gegevensbescherming, archivering en Enterprise architectuur en de uitvoering van projecten monitoren.
• Namens de afnemers van ICT-middelen het functioneel beheer, informatiemanagement en de procesanalyse verzorgen en het begeleiden van verandering.
• Gecontroleerd veranderingen doorvoeren d.m.v. het beheer en de uitvoering van de IV projectenkalender.

Over Raad van State

De Raad van State is de hoogste algemene bestuursrechter in Nederland. We doen uitspraken over geschillen tussen burger en overheid of tussen overheden onderling (bijvoorbeeld een gemeente en een provincie). Daarnaast zijn wij onafhankelijk adviseur van regering en parlement over wetgeving en bestuur.

Met ruim 600 collega’s - waarvan 230 juristen en 70 staatsraden - bewaak je de kwaliteit van onze rechtsstaat en democratie, door staatsraden te ondersteunen in hun taak. Dit doe je in zaken in het hier en nu, waarvan de directe impact op de samenleving vaak groot is. Je behandelt geschillen die onder meer betrekking hebben op omgevingsrecht, vreemdelingenrecht, onderwijs, subsidies en openbaarheid van documenten. Je maakt onderdeel uit van een van de drie kamers van de Afdeling bestuursrechtspraak, elk met een eigen specialisatie.

Dus of je nu jurist of ondersteunend professional bent, startend of ervaren: jouw werk speelt zich af te midden van de maatschappij. We bieden je een unieke kans om je professioneel verder te ontwikkelen en een positie om van te dromen.

Bijzonderheden

Je hebt bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.

Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Als je dat niet wilt, kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.

We vragen tijdens de sollicitatieprocedure om twee referenties. Contact opnemen met één van de opgegeven referenties kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.

In de selectieprocedure hebben herplaatsingskandidaten en verplichte VWNW-kandidaten binnen de Rijksoverheid een voorrangspositie. Mocht je tot één van deze doelgroepen behoren, dan word je verzocht de aanwijzingsbrief bij de sollicitatiebrief te voegen.

T.Willemsen@raadvanstate.nl

+31621173238