Procesbeschrijver

Over de functie

Als procesbeschrijver bij de Belastingdienst in Utrecht ben je verantwoordelijk voor het analyseren, beschrijven en optimaliseren van werkprocessen. Je werkt samen met verschillende afdelingen om processen in kaart te brengen en te verbeteren, zodat de organisatie efficiënter en effectiever kan werken. Klantinteractie & Services (KI&S) is bezig met het actualiseren van alle werkprocessen en het beschrijven van de bijbehorende risico’s.

Dit ga je doen

Heb jij een procesmatige blik en weet jij de juiste vragen te stellen om de informatie boven tafel te krijgen? Ben je thuis in de BPMN-taal en neem jij graag de lead als het gaat om het plannen en organiseren van verschillende sessies gericht op constante verbetering? Dan zijn wij op zoek naar jou voor het beschrijven van werkprocessen binnen de Belastingdienst in Utrecht.

Samen met de collega’s binnen het Cluster Interne Beheersing ga je aan de slag! Jij beschrijft de verschillende werkprocessen binnen KI&S door in gesprek te gaan met verschillende procesdeskundigen. Dit vraagt om de juiste communicatieve vaardigheden en analytisch vermogen. Daarnaast initieer en faciliteer je aansluitend een risico sessie waarin de risico’s binnen het werkproces en SMART beheermaatregelen worden vastgelegd. Je bent ervaren in het modelleren van processen en maakt de geldende modelleerconventies binnen de Belastingdienst snel eigen.

Een dag als procesbeschrijver start met afstemming met collega’s binnen het cluster interne beheersing waarin je bespreekt waar iedereen mee bezig is en wat er voor deze week op de planning staat. Vervolgens staat er een sessie gepland met een procesdeskundige waar je een start maakt met het optekenen van het werkproces. Hierna werk je de verzamelde informatie uit en zoekt afstemming met de procesdeskundige over het vervolg. Na je pauze wandeling door het prachtige Utrecht, staat het proces overleg op de planning. Hier bespreek je samen met collega’s inhoudelijke vraagstukken wat betreft het modelleren, het invullen van de procesbeschrijving of het risicoregister. Vervolgens staat er nog een risicosessie op de planning. Deze werk je uit en stuur je voor akkoord naar de procesmanager. Een dag als procesbeschrijver binnen de Belastingdienst is nooit hetzelfde en je bent zelf in de lead, maar mogelijk geeft je dit een inkijkje.

Wat ga je doen?

• Analyseren en beschrijven van bestaande processen binnen de organisatie.
• Signaleren van knelpunten en verbetermogelijkheden.
• Opstellen van heldere procesdocumentatie en werkinstructies.
• Samenwerken met collega’s van verschillende afdelingen om processen te optimaliseren.
• Adviseren van het management over procesverbeteringen.

Een bijzondere baan, omdat...

• Je een belangrijke rol hebt bij het in control zijn van onze organisatie;
• Je wordt aangemoedigd om nieuwsgierig te zijn en verder te kijken dan je eigen bureau;
• Je kansen krijgt om te groeien, niet alleen in je werk maar ook persoonlijk.
• Een uitdagende functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een professioneel en collegiaal team.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Als Procesbeschrijver voel ik mij soms een ontdekkingsreiziger. Ik krijg goed inzicht in wat er binnen de organisatie gebeurt, mag met mooie tooling mijn resultaten tonen en geef hiermee de procesdeskundigen ook inzicht in wat ze doen.” Stella Mechelse Coördinator maatregelenteam

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.
• Individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren), met de mogelijkheid om het IKB-budget uit te laten betalen, om te zetten in verlof of te besteden aan fiscaal-vriendelijke doelen zoals een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.
• Een inwerkprogramma en afhankelijk van je opleiding en werkervaring een opleiding en/of training. Gedurende deze periode is het niet mogelijk om in deeltijd te werken. Na succesvolle afronding en goed functioneren volgt een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd voor de indiensttreding, volgt geen arbeidsovereenkomst. Als je de opleiding niet succesvol afrondt, wordt jouw arbeidsovereenkomst tussentijds beëindigd of niet verlengd. Voor de medewerker van de Belastingdienst geldt dan dat die wordt teruggeplaatst naar zijn oorspronkelijke organisatieonderdeel en wordt belast met werkzaamheden die gelijk of gelijksoortig zijn aan die van de oorspronkelijke functie.

Dit vragen wij

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt een hbo-werk- en -denkniveau, bijvoorbeeld aantoonbaar met een diploma bedrijfskunde, informatiekunde of bedrijfseconomie;
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring op het gebied van bijvoorbeeld interne beheersing, administratieve organisatie en interne controle, procesanalyse en -verbetering en procesmodellering;
• Je hebt ervaring met BPMN en modelleertools (pre ervaring met BIZZdesign);
• Je kunt zelfstandig werken.
• Je hebt ervaring met procesanalyse en procesbeschrijving.
• Je bent analytisch sterk en werkt nauwkeurig.
• Je kunt goed samenwerken en communiceren met verschillende stakeholders.
• Je hebt affiniteit met de publieke sector.

Jouw competenties

• Accuraat werken
• Analyseren
• Resultaatgerichtheid
• Plannen en organiseren

Hier kom je te werken

De Directie Klantinteractie & -services (KI&S) is namens de andere directies in het primair proces verantwoordelijk voor de massale interactie met burgers en bedrijven en voor de vernieuwingen van deze massale interactie en stuurt daarbij op het voorkomen van onnodige interactie. Wanneer interactie waarde toevoegt, zorgt KI&S voor heldere informatie en een persoonlijke benadering zodat burgers en bedrijven zelf hun zaken met de Belastingdienst kunnen regelen via de digitale voorzieningen zoals de portalen en de website. En hebben belastingplichtigen of toeslaggerechtigden alsnog een vraag, dan worden ze in één contact goed geholpen. Én KI&S verzamelt en analyseert klant- en kanaalkennis.

Bij de Belastingdienst werken ongeveer 25.000 mensen verspreid over het hele land aan een financieel gezond Nederland. Dit doen we door eerlijk en zorgvuldig belastingen en premies volksverzekeringen te heffen, te innen en te controleren en fraude op te sporen. De Belastingdienst maakt het burgers en bedrijven zo gemakkelijk mogelijk om verplichtingen na te kunnen komen en gebruik te kunnen maken van rechten. Dat gebeurt met passende dienstverlening, door massale processen juist en tijdig uit te voeren én door adequaat toezicht uit te oefenen. De Belastingdienst is sterk in ontwikkeling en heeft de ambitie om de beste Belastingdienst voor Nederland te zijn met focus op fiscale taken en vakmanschap.