Functioneel beheerder HR-systemen

Ministerie van Buitenlandse Zaken zoekt een Functioneel Beheerder HR-systemen

Breng jij onze HR-systemen naar een hoger niveau? Als functioneel beheerder HR-systemen bij het ministerie van Buitenlandse Zaken ben je verantwoordelijk voor het optimaal functioneren van de HR-systemen binnen het ministerie. Je helpt mee aan de verdere professionalisering en digitalisering van onze HR-systemen en zorgt ervoor dat gebruikers goed met de systemen kunnen werken. Je signaleert knelpunten, draagt bij aan verbeteringen en werkt samen met collega’s van HR, IT en andere afdelingen om processen te optimaliseren en gebruikers te ondersteunen.

Je werkt samen met twee collega-functioneel beheerders aan drie applicaties: werving en selectie (ATS), leren en ontwikkelen (LMS), en interne mobiliteit. Samen met een bevlogen team zorg jij dat deze systemen optimaal functioneren én aansluiten bij de behoeften van duizenden collega’s. Jij bent onmisbaar in het draaiende houden én verbeteren van onze essentiële HR-systemen. Mede dankzij jou verlopen sollicitaties soepel, hebben collega’s direct toegang tot leertrajecten en kunnen interne mobiliteitsstappen zonder hapering worden gezet. Je vertaalt de wensen van gebruikers naar technische oplossingen, werkt samen met leveranciers en draagt direct bij aan een professionele HR-dienstverlening die klaar is voor de toekomst.

Je maakt deel uit van een relatief nieuw en multidisciplinair team binnen Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO). We zijn volop bezig met het professionaliseren van het functioneel beheer. We hebben recent het functioneel beheer opgepakt van het ATS en de overgang van het beheer van het LMS staat op de planning, waar jij ook een belangrijke rol in gaat spelen. Samen met collega-functioneel beheerders, een procesadviseur, informatieadviseurs en een HR-data specialist werk je aan de optimalisatie, digitalisering en innovatie van HR-processen en systemen. Je krijgt veel ruimte om initiatief te nemen, projecten op te pakken en mee te bouwen aan een meer datagedreven HR-organisatie.

Jouw belangrijkste werkzaamheden:

• Het beheren en ondersteunen van de drie belangrijkste HR-systemen: ATS, LMS en interne mobiliteit.
• Beheren en optimaliseren van HR-systemen.
• Gebruikerswensen analyseren en vertalen naar slimme functionele oplossingen.
• Ondersteunen van gebruikers en beantwoorden van vragen.
• Incidenten snel en grondig signaleren en oplossen, met oog voor kwaliteit en gebruikerservaring.
• Testen van nieuwe functionaliteiten en updates.
• Documenteren van processen en werkinstructies.
• Nauw samenwerken met leveranciers, IT-partners en HR-teams om de systemen stabiel en veilig te houden.
• Meedenken over structurele verbeteringen en bijdragen aan de digitalisering van HR-processen.
• Meedenken over en bijdragen aan procesverbeteringen.

Dit vragen wij

• Minimaal hbo-niveau in een relevante richting.
• Minimaal 2 jaar ervaring binnen het functioneel beheer.
• Ervaring met functioneel beheer, bij voorkeur van HR-systemen.
• Ervaring in het HR-domein is een pre.
• Analytisch vermogen en oog voor detail.
• Goede communicatieve vaardigheden.
• Proactieve en klantgerichte houding.
• Ervaring met het werken in een complexe organisatie is een pré.

Competenties

• Analyseren: Je kunt goed analyseren om te ontdekken waar de knelpunten in het systeem ontstaan en zo tot de kern van het probleem te komen. Met HR en de technisch specialisten bedenk je vervolgens samen een oplossing.
• Klantgericht: Door goed te luisteren naar de klant weet je hun wensen helder te vertalen naar technische oplossingen. Je reageert daarbij snel en correct op vragen. Met de klant ga je op zoek naar passende oplossingen, waarbij je de (on)mogelijkheden ook bespreekt.
• Samenwerken: Je werkt graag samen en schakelt soepel tussen HR-professionals en ICT’ers. Je neemt daarbij collega’s op het juiste moment mee en gaat samen aan de slag voor een optimaal resultaat en bewaakt daarbij de voortgang.
• Initiatiefrijk: Je onderneemt zelf proactief actie en zoekt naar kansen. Uit eigen beweging kom je met ideeën of oplossingen. Daarnaast neem je verantwoordelijkheid voor je eigen ontwikkeling en je verdiept je actief in nieuwe ontwikkelingen.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie binnen een dynamische en internationale werkomgeving.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Goede arbeidsvoorwaarden volgens de cao Rijk.
• Salaris in schaal 10 (€3.404 - €5.389 bruto).
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris, te besteden aan geld, tijd, verlof of fiscaal vriendelijke doelen.
• Verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Hier kom je te werken

De Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO) is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van het personeelsbeleid van de BZ-organisatie in de breedste zin van het woord. HDPO ontwikkelt zich naar een relevante HR-business partner die op basis van data-analyse en multidisciplinaire samenwerking binnen de HDPO-directie, de lijn ondersteunt met informatie en advies ten behoeve van een personeelsbeleid dat het beschikbare talent in de BZ-organisatie optimaal inzet voor het behalen van de organisatiedoelen.

Als functioneel beheerder werk je binnen het team Informatiemanagement en Analytics. Het team bestaat uit ongeveer 10 collega’s met rollen in procesverbetering, data-analyse, functioneel beheer en informatiemanagement. De sfeer is professioneel, informeel en behulpzaam. Samen met HR-adviseurs, adviseurs Leren en Ontwikkelen en ICT-specialisten optimaliseer je de HR-dienstverlening. Je krijgt veel ruimte voor initiatief en ontwikkeling, in een omgeving waarin professionaliseren, optimaliseren, digitaliseren en innoveren centraal staan.

Over Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingshulp, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.