Project Management Officer

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Hé Project Management Officer, wil jij onderdeel zijn van de aanschaf van nieuw defensiematerieel?

Als Project Management Officer bij het Ministerie van Defensie in Utrecht ondersteun je complexe defensieprojecten met standaarden, tools en data-analyse. Je adviseert projectteams, verzorgt trainingen en vertaalt projectdata naar bruikbare stuurinformatie. Je ondersteunt projectleiders en het managementteam bij het realiseren van complexe projecten. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen, bijhouden en bewaken van projectplanningen, het signaleren en rapporteren van risico’s en knelpunten, en het rapporteren over de voortgang en het budget van projecten. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen en zorgt ervoor dat projecten binnen de gestelde kaders worden uitgevoerd. Daarnaast bereid je projectvergaderingen voor, notuleer je deze en stel je rapportages en managementinformatie op.

Als PMO-er ben je verantwoordelijk voor het opzetten, doorontwikkelen en implementeren van (nieuwe) standaarden en processen op het gebied van project-, programma- en portfoliomanagement (P3M) binnen de Directie Projecten. Deze standaarden en processen maken deel uit van of moeten aansluiten op de standaarden en processen in andere delen van de organisatie. De standaarden en processen zijn gericht op onder andere projectsturing, capaciteitsmanagement, risicomanagement, issuemanagement, planning & voortgang, informatiemanagement en compliance vraagstukken.

De PMO-ers zijn dé adviseurs en in voorkomend geval ook trainers op het gebied van P3M voor zowel de directie Projecten, COMMIT als geheel en andere eenheden en stakeholders binnen Defensie. Dit alles vanuit de afspraak dat COMMIT en onze directie in het bijzonder de kenniseigenaar is van dit vakgebied. Onder andere verzorgt het PMO de basis Onboarding voor mensen werkzaam binnen dit werkveld en masterclasses op het gebied van P3M. Naast sterke analytische vaardigheden zijn ook de skills vereist die horen bij het verzorgen van advies en trainingen.

Daarnaast ben je als PMO-er medeverantwoordelijk voor de kwaliteitscontrole op de wijze waarop projecten worden uitgevoerd en gemanaged door de meer dan 100 projectmanagers binnen de directie. Deze quality control is gebaseerd op standaarden die zijn geënt op de PRINCE2-methodiek en vereist een zuivere objectieve aanpak.

Het is goed om te bedenken dat het bij onze directie gaat om materieelprojecten waarvan het financiële volume kan variëren van een paar miljoen tot enkele miljarden! Met meer dan 300 projecten verdeeld over diverse projectteams en domeinen is dit alles overigens geen sinecure. Het vereist iemand die rust kan creëren en overzicht kan bewaren in een sterk dynamische wereld waarin continue druk bestaat, prioritering noodzakelijk is en issues moeten worden opgelost.

Jouw taken

• Opstellen, bijhouden en bewaken van projectplanningen
• Signaleren en rapporteren van risico’s en knelpunten
• Ondersteunen van projectleiders en het managementteam
• Voorbereiden en notuleren van projectvergaderingen
• Bewaken van de voortgang en het budget van projecten
• Opstellen van rapportages en managementinformatie
• Opzetten, doorontwikkelen en implementeren van standaarden en processen op het gebied van project-, programma- en portfoliomanagement (P3M)
• Adviseren en trainen van projectteams en stakeholders op het gebied van P3M
• Kwaliteitscontrole op projectuitvoering en -management volgens PRINCE2-methodiek

Wat krijg je?

• Schaal 12: €5.748 - €7.427 (bruto)
• Vaste aanstelling
• Individueel keuzebudget (IKB) van 16,33% van het bruto jaarsalaris, te besteden aan uitbetaling, extra verlofuren of fiscale doeleinden
• Pensioenregeling bij het ABP
• Maandelijkse tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland
• Inschaling op basis van werkervaring en opleidingsachtergrond
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, met goede studiefaciliteiten
• Een professioneel en collegiaal team
• Een uitdagende functie binnen een dynamische en maatschappelijk relevante organisatie

Wat vragen wij?

• WO-opleiding of vergelijkbaar, met aantoonbare relevante ervaring op het gebied van projectmanagement
• Ervaring met programma- en portfoliomanagement, zoals Prince2, MSP en P3O
• Ervaring met het werken met IT systemen en projectendatabases en tooling (FCC, SWR, SAP, Primavera)
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden, in het Nederlands
• Analytisch sterk, goed in processen en informatiestromen denken en deze operationaliseren
• Zorgvuldig, punctueel, flexibel en stressbestendig om te kunnen werken in een dynamische omgeving
• Kunt adviserend en verbindend veranderingsprocessen begeleiden
• Sterke communicatieve vaardigheden voor het verzorgen van lessen en trainingen, evenals sociale vaardigheden en sensitiviteit om aansluiting te vinden en behouden bij je publiek
• Ervaring met projectmanagement en projectondersteuning
• Analytisch en organisatorisch sterk
• Proactieve en resultaatgerichte houding
• Ervaring met MS Office en projectmanagementtools

Op deze positie kun je je verder ontwikkelen als specialist binnen een top team. Als lid van dit team gebruik je je kennis, ervaring maar ook je kennissennetwerk om onze projectteams optimaal te ondersteunen.

Hier kom je te werken

Je gaat werken in het Project Management Office (PMO) van de Directie Projecten. Dit bureau is verantwoordelijk voor alle standaarden, processen en tools nodig voor het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden. Het bureau creëert deze randvoorwaarden, bewaakt de kwaliteit en zorgt voor adequate opleidingen en trainingen.

De Directie Projecten is, als onderdeel van het Commando Materieel en IT (COMMIT), verantwoordelijk voor de uitvoering van materieellogistieke investeringsprojecten, omvangrijke modificatieprojecten en de projectmatige afstoting van (wapen)systemen. Projecten die worden uitgevoerd in opdracht van de Defensiestaf kenmerken zich door hun grote financiële omvang en vaak politieke gevoeligheden. Daarnaast worden, in opdracht van de krijgsmachtdelen, ook zogeheten Bandbreedte projecten uitgevoerd, die zich onderscheiden door korte doorlooptijden en koppelvlakken met bestaande systemen en assortimenten.

Het PMO is een klein team van specialisten op het gebied van projectmanagement, projectcontrols (projectbeheersing), data-analyse, informatiemanagement, Security en Safety.

De formele werklocatie van het PMO is de Kromhoutkazerne te Utrecht. Dit is tevens de plek waar we fysiek overleg voeren, trainingen verzorgen en samenwerken. Uiteraard is er voldoende ruimte om ook thuis of elders te werken.

Over COMMIT en het Ministerie van Defensie

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning. Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Bijzonderheden

• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Mevrouw J.V. Maturana Parraguez, Sectiehoofd PMO JV.MaturanaParraguez@mindef.nl

Femke Visch, Recruiter FC.Visch@mindef.nl