Clusterhoofd projectadministratie

Geef richting aan de administratie achter de grootste vastgoedprojecten van Nederland.

Van de renovatie van het Binnenhof tot de nieuwbouw van een kazerne: het Rijksvastgoedbedrijf beheert de grootste en meest diverse vastgoedportefeuille van Nederland. Onze projecten zijn omvangrijk, complex en maatschappelijk relevant. De projectadministratie vormt daarbij een onmisbare schakel. Je stuurt een team aan dat werkt aan de administratie van de grootste en meest diverse vastgoedportefeuille van Nederland. Met jouw leiderschap zorg je voor verbinding, eenduidigheid en continue verbetering.

Als clusterhoofd projectadministratie geef je leiding aan een team van 15 tot 20 projectadministrateurs, verspreid over meerdere locaties in het land. Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing én de doorontwikkeling van het vakgebied. Je zorgt voor een optimale inrichting van de administratieve processen en draagt bij aan de verdere professionalisering van het team. Je werkt nauw samen met projectleiders, controllers, coördinatoren en andere collega’s binnen Vastgoedbeheer om de aansluiting met de projecten te waarborgen.

Je ondersteunt je medewerkers in hun dagelijkse werk, helpt hen zich verder te ontwikkelen en brengt het team samen, ook over locaties heen. Je bezoekt elke locatie op regelmatige basis en bent zichtbaar aanwezig. Je zorgt voor duidelijke, uniforme processen en bewaakt de kwaliteit en tijdigheid van de administratie. Daarnaast speel je een actieve rol in het verbeteren van de projectadministratie: je signaleert knelpunten, begeleidt veranderingen en stimuleert je team om met verbetervoorstellen te komen. Zo bouw je mee aan een efficiënte, toekomstbestendige en goed georganiseerde administratie die de vastgoedprojecten van het Rijk optimaal ondersteunt.

Jouw taken:

• Aansturen en coachen van het team projectadministratie (15-20 medewerkers op verschillende locaties)
• Borgen van de kwaliteit en tijdigheid van de projectadministratie
• Optimaliseren van administratieve processen en systemen
• Adviseren van projectleiders en management over administratieve vraagstukken
• Signaleren van knelpunten en initiëren van verbeteringen
• Stimuleren van teamontwikkeling en samenwerking over locaties heen

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract
• Individueel Keuzebudget (IKB): 16,50% van je bruto jaarsalaris, te besteden aan geld, tijd, verlof of fiscaal vriendelijke doelen
• Tal van mogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Een uitdagende functie binnen een dynamische organisatie
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei
• Een professioneel en betrokken team

Dit vragen wij

Je bent een betrokken leidinggevende die weet wat er speelt in het team en de organisatie. Je krijgt energie van het realiseren van verbeteringen (groot én klein) en je weet mensen daarin mee te nemen. Je bent zichtbaar, betrouwbaar en weet je weg te vinden in een complexe, dynamische organisatie.

• Wo- werk- en –denkniveau (of hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of bedrijfskundige richting)
• 1 tot 5 jaar leidinggevende ervaring
• Affiniteit met (project)administratie
• Aantoonbare ervaring met projectadministratie en leidinggeven
• Goede communicatieve vaardigheden en een proactieve houding
• Kennis van relevante administratieve systemen en processen
• Vermogen om hoofd- en bijzaken te onderscheiden
• Veerkracht en stressbestendigheid

Waarom dit bij jou past:

In deze rol combineer je het beste van twee werelden: je werkt met mensen én met inhoud. Je hebt oog voor de ontwikkeling van je medewerkers, maar ook voor de kwaliteit en effectiviteit van het vakgebied projectadministratie. Daarmee lever je een concrete bijdrage aan projecten die zichtbaar zijn in heel Nederland.

Hier kom je te werken

Meer over Sectie Projectadministratie

De directie Vastgoedbeheer beheert de gebouwen, gebouwgebonden (technische) installaties, terreinen en gronden van het Rijksvastgoedbedrijf, zowel in de fase van (tijdelijk) gebruik als leegstand.

De afdeling Planning, Werkverdeling en Administratie is ‘het stuur’ van onze ‘productiefabriek’. Welke schaarse (technische) capaciteit zetten we waar op in, zodat we zowel kwalitatief als kwantitatief het meeste uit onze organisatie halen? Over die vraag buigen wij ons. Zodat we veel steviger kunnen sturen op de planning en programmering van het werk voor de gehele directie. We brengen de vraag vanuit portefeuille- en assetmanagement en het aanbod van capaciteit vanuit de uitvoerende afdelingen met elkaar in verbinding en adviseren het MT over de toedeling van capaciteit en prioriteitstelling. Daarnaast zorgen we voor een eenduidige vastgoed- en projectadministratie en we monitoren de uitvoering.

Wij ondersteunen de projectadministratie van alle onderhanden projecten en zijn verantwoordelijk voor de administratieve inrichting en financiële afhandeling. Ook borgen we de kwaliteit van de financiële projectadministratie. En in samenwerking met de sectie Business- en Projectcontrol genereren we (periodieke) stuurinformatie voor het management.

Als clusterhoofd geef je centraal leiding aan het cluster met zo’n 15-20 projectadministrateurs werkzaam op verschillende locaties. De projectadministratie is een gecentraliseerd sectie. De regionale en landelijke projectleiders realiseren, terwijl de sectie ondersteunt op administratief gebied. We staan gezamenlijk voor de opdracht van de directie vastgoed en onze klanten.

Over Rijksvastgoedbedrijf

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Bijzonderheden

• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto’s beschikbaar.
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met het sectiehoofd hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.

Een veiligheidsonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. We gaan ervan uit dat je bereid bent om daaraan mee te werken.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel.

Meer informatie over deze vacature

Heidi van Daele
Heidi.Daele@rijksoverheid.nl0615255734