Project Management Ondersteuner

Over de functie

Houd jij van structuur en overzicht? Bij de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) zoeken we een Project Management Ondersteuner (PMO) die energie krijgt van coördineren, organiseren en het bewaken van de voortgang van onderzoeken, adviestrajecten, projecten en programma’s. Als Project Management Ondersteuner ondersteun je projectleiders, adviseurs, project- en programmamanagers en het projectteam bij de uitvoering van diverse projecten. Je zorgt voor een gestructureerde aanpak, bewaakt de voortgang en ondersteunt bij het opstellen van rapportages en planningen. Je bent een spin in het web en draagt bij aan het succes van de projecten binnen het Ministerie van BZK.

Je wordt onderdeel van de nieuw opgerichte PMO Office, het centrale punt voor het managen van de werkzaamheden van de unit Innovatie en Vernieuwing (I&V). Samen met je collega’s ondersteun je de unit bij het efficiënt laten verlopen van het opdrachtenportfolio. Het accent van jouw werkzaamheden ligt op het ondersteunen van de afdeling Advies. Door te zorgen voor structuur en overzicht draag jij bij aan de professionele werkwijze waar de unit I&V voor staat.

Wat ga je doen?

• Ondersteunen van projectleiders bij de uitvoering van projecten, onderzoeken, adviestrajecten en programma’s.
• Opstellen en bijhouden van planningen, rapportages en projectdocumentatie.
• Organiseren, beheren en bewaken van agenda’s, meetings en deadlines.
• Notuleren van vergaderingen, opvolgen van actiepunten en zicht houden op budgetten.
• Voorbereiden van onderzoeks-, advies-, project- en programmasessies, verzamelen en verspreiden van relevante documenten en organiseren van evenementen zoals workshops en teambijeenkomsten.
• Zorgdragen dat de PMO Office als centrale cockpit functioneert: orde in orderadministratie en financiën, en periodiek management voorzien van heldere rapportages.
• Toezicht houden op de kwaliteit van het orderproces, collega’s aanspreken en tijdig escaleren indien nodig. Signaleren van knelpunten en actief aandragen van verbeteringen.
• Coördineren van acties en bewaken van deadlines.
• Bewaken van de voortgang en signaleren van knelpunten.

Dit vragen wij

Wie ben je:
Je bent een gestructureerde en proactieve professional die ervoor zorgt dat het werkpakket van de unit I&V soepel verloopt. Je houdt ervan om meerdere ballen in de lucht te houden, weet prioriteiten te stellen en hebt een scherp oog voor detail. Je hebt affiniteit met resultaatgericht en projectmatig werken, je draagt bij aan een professionele en overzichtelijke organisatie. Je bent een echte teamspeler die ook zelfstandig uit de voeten kan.

• Een afgeronde hbo-opleiding, bijvoorbeeld in de richting van bedrijfskunde, bestuurskunde of projectmanagement.
• Ervaring met projectondersteuning of projectmanagement, bij voorkeur in een ondersteunende of coördinerende rol binnen een projectmatige omgeving.
• Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden en een proactieve werkhouding.
• Affiniteit met projectmatig werken, het opzetten van structuur binnen een dynamische omgeving en informatiehuishouding en/of de (rijks)overheid is een pré.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd.
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract.
• Een uitdagende functie binnen een dynamische overheidsorganisatie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een collegiale en professionele werkomgeving.

Dit bieden we nog meer

Natuurlijk ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Hier kom je te werken

De Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) speelt een regierol op het snijvlak tussen IV/digitale capabilities en archivistische/informatiehuishoudingscapaciteiten. Binnen de Unit Innovatie & Vernieuwing richten we ons op de ontwikkeling en implementatie van innovatieve diensten en producten die bijdragen aan de strategische doelen van de overheid.

De PMO Office is het nieuwste onderdeel binnen de unit I&V die zelf ook nog maar 1 jaar bestaat. Andere afdelingen van de unit I&V zijn: Projecten & Programma’s, I-Advies en de Campus.

RvIHH is een netwerkorganisatie waarin nauw wordt samengewerkt met interne en externe partners binnen een ecosysteem van afnemers, Rijks- en marktpartners. Ons team bestaat uit gedreven professionals met een passie voor technologie, informatiehuishouding, en maatschappelijke bijdrage. We hechten waarde aan samenwerking, open communicatie, en een positieve werksfeer. Persoonlijke ontwikkeling en kennisdeling worden gestimuleerd om samen te groeien en onze missie te verwezenlijken.

Bijzonderheden

Wat maakt deze rol uniek:
Als Project Management Ondersteuner bij RvIHH speel je een belangrijke rol binnen het PMO Office, dat als centrale cockpit fungeert voor de ondersteuning en monitoring van projecten en programma’s. Dit biedt jou de kans om te werken aan de professionalisering en standaardisatie van projectprocessen binnen een organisatie in opbouw.

Over Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (Ministerie van BZK)

Binnen DGVBR (Directoraat-Generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk) van het Ministerie van BZK is een aantal Shared Service Organisaties (SSO's) ondergebracht die zich richten op de bedrijfsvoering van het Rijk. Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) is een van die SSO's en stelt zich tot doel rijksdiensten te ontzorgen in de verschillende aspecten van hun informatiehuishouding. Daartoe levert Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding een breed scala aan diensten en producten, variërend van archiefopslag en archiefbewerking tot het faciliteren van digitaal werken en digitale informatieopslag.