Ambtelijk Secretaris

De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) zoekt een Ambtelijk Secretaris voor 36 uur per week in Zwolle, Den Bosch of Den Haag.

Dit ga je doen

“Het leuke aan mijn functie is dat je een waardevolle bijdrage kunt leveren aan het optimaal functioneren van de medezeggenschap, dat je veel afwisseling hebt in je werk, dat je voor een groot deel zelfstandig kunt werken en tegelijkertijd deel uitmaakt van een team wat de medezeggenschap ondersteunt waar je op terug kunt vallen.”

Janneke, team Advies en Ondersteuning Medezeggenschap.

Als Ambtelijk Secretaris ondersteun je een onderdeelcommissie en een vaste commissie van de ondernemingsraad. Je adviseert deze commissies over de status van voorgelegde stukken, de te volgen strategie, het (nieuwe, aangepaste of ingetrokken) beleid van de organisatie en de uitvoering daarvan. Je zorgt voor de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van de acties en besluiten die voortvloeien uit de overleggen van de onderdeelcommissie en de vaste commissie van de ondernemingsraad. Daarnaast verzamel, interpreteer en verspreid je informatie met betrekking tot ontwikkelingen en regelgeving op het gebied van medezeggenschap. Je attendeert het dagelijks bestuur van de commissies op zaken die hun aandacht vragen en geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies. Ook onderhoud je de noodzakelijke functionele contacten, zowel intern als extern. Hierbij ben je in staat je eigen werk efficiënt en effectief te organiseren, zonder je flexibiliteit te verliezen.

In overleg met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie en met het directiesecretariaat ben je (mede)verantwoordelijk voor de voorbereiding van de agenda van (overleg)vergaderingen en voor behandelvoorstellen voor de geagendeerde onderwerpen. Bij toerbeurt, samen met de directiesecretaris, verzorg je de notulen en de verslaglegging. Je stelt de actiepuntenlijst op en bewaakt de tijdige afhandeling van de acties en besluiten uit de overlegvergadering. Op termijn kan dit wijzigen.

Samen met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie en het directiesecretariaat bepaal je de jaarlijkse vergaderplanning op voor het overleg met de bestuurder. Daarnaast kan je gevraagd worden als redacteur van het jaarverslag van de onderdeelcommissie. Ook adviseer en coördineer je scholings- en cursusprogramma’s. Bij vertrek van een lid organiseer je samen met het dagelijks bestuur de belangstellingsregistratie van de onderdeelcommissie. Eens in de drie jaar (voor het eerst weer in 2027) organiseer je dit voor de gehele onderdeelcommissie.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Samenwerken met en het ondersteunen van het dagelijks bestuur;
• Het gevraagd en ongevraagd adviseren over procedures, wettelijke aangelegenheden en onderwerpen die binnen de onderdeelcommissie aan de orde zijn, op basis van interpretatie en toelichting van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR);
• Het rappelleren, signaleren van knelpunten en het bewaken van termijnen en procedures.
• Ondersteunen van de ondernemingsraad in organisatorische en administratieve taken.
• Voorbereiden, bijwonen en notuleren van vergaderingen.
• Bewaken van de voortgang van actiepunten en besluiten.
• Opstellen van adviezen, rapportages en correspondentie.
• Fungeren als schakel tussen de ondernemingsraad, het management en andere stakeholders.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (12 maanden, 36 uur per week)
• Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,50% boven op het basissalaris. Het IKB kun je vrij besteden als extra inkomen, aan een fietsregeling, fitness abonnement, extra verlofuren of zelfs je studieschuld van max. €2.000 per jaar belastingvrij aflossen bij DUO.
• 144 wettelijke vakantie-uren plus 64 IKB-verlofuren per jaar o.b.v. 36 uur.
• Pensioenopbouw (27% waarvan 18,9% werkgeversbijdrage) bij het ABP.
• Verlofregelingen: Geboorteverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof.
• Hybride werken met een thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag.
• €750 voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning.
• 100% OV-vergoeding met de 2e klasmobiliteitsvergoeding.
• Opleidingsbudget voor jouw persoonlijke ontwikkeling en groei.

Dit vragen wij

• Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau en hebt brede kennis en ervaring met relevante wet- en regelgeving, in het bijzonder de Wet op de Ondernemingsraden (WOR);
• Je hebt affiniteit met personeelsaangelegenheden; kennis en ervaring met het werken met wet- en regelgeving zoals de CAO Rijk is een pre;
• Een afgeronde opleiding tot ambtelijk secretaris is een pre;
• Je hebt aantoonbare adviesvaardigheden en bent vaardig in het zorgvuldig notuleren van vergaderingen;
• Je hebt inzicht in de functionele omgeving van de medezeggenschap en relevante bestuurlijke relaties, en hebt daarnaast kennis van logistieke, organisatorische en secretariële werkprocessen en geautomatiseerde systemen;
• Je bent klantgericht, flexibel en oplossingsgericht in je ondersteuning van de medezeggenschapsleden;
• Je hebt aantoonbare ervaring met en affiniteit voor het werken in een digitale werkomgeving (zoals MS Office, MS Teams, Citrix) en kunt goed uit de voeten met digitale middelen.
• Ervaring als ambtelijk secretaris of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Proactieve en zelfstandige werkhouding.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Competenties

• Adviesvaardigheden
• Analyseren
• Klantgericht
• Flexibel
• Oplossingsgericht
• Zorgvuldig (o.a. in het notuleren van vergaderingen)

Hier kom je te werken

Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de IND als concern en de keten als geheel hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De directie wil haar klanten (alle IND-collega’s en vele ketenpartners) snel en vakkundig bedienen: met een brede blik op het gebied van HR, financiën, control, Lean, interne audits, huisvesting en facilitaire voorzieningen. Dat betekent dat wij weten wat onze klanten nu maar ook in de toekomst nodig hebben, zodat we duurzame en toekomstbestendige (integrale) adviezen en diensten leveren.

De directie Bedrijfsvoering bestaat uit de directeur en een aantal MT-leden, die verantwoordelijk zijn voor de onderliggende afdelingen van BV. De directeur en MT-leden worden ondersteund door managementondersteuners. De inhoudelijke ondersteuning van (plaatsvervangend) directeur en de overige MT-leden vindt plaats door directie- en afdelingssecretarissen.

De managementondersteuners, de secretarissen en de informatiemanagers vormen de Staf van de directie Bedrijfsvoering.

Afdeling Human Resources

Om een toekomstbestendige organisatie te zijn, moet de IND in staat zijn om haar werkwijze snel aan te passen aan de nieuwe werkelijkheid. Dat vraagt om een fundamentele doorontwikkeling van een nieuwe manier van werken (zelforganisatie) met daarop toegesneden leiderschap en medewerkerschap. Medewerkers die verantwoordelijkheid nemen en voelen voor hun werk, hun ontwikkeling en (verdere) professionalisering. Leiderschap dat steeds minder inhoudelijk en operationeel is, meer dienend en sturend, met meer ruimte voor strategie en verbinding en gericht op het ondersteunen van medewerkers in hun vakmanschap en ontwikkeling.

De afdeling HR bestaat uit de volgende teams:

• HR Advies
• IND Academie
• Beleid, Innovatie en Ontwikkeling (BIO) Beleid (BIO–Beleid)
• Management Informatie en Toegang (MIT)
• Werving, Selectie en Ondersteuning (WSO)
• Advies en Ondersteuning Medezeggenschap (AOM)

Het team Advies is verantwoordelijk voor het op een eenduidige wijze toepassen van HR- beleid, HR-instrumenten en HR-processen binnen de verschillende organisatieonderdelen van de IND.

Het team IND Academie houdt zich bezig met de opleidings- en ontwikkelactiviteiten ten behoeve van teams, groepen medewerkers en individuele medewerkers.

In het team BIO-Beleid vindt de vertaalslag plaats van organisatiedoelstellingen naar benodigd HR- beleid en instrumentarium. Bij de ontwikkeling van het beleid en de instrumenten wordt rekening gehouden met de kaders vanuit het Rijk en J&V. Management development is tevens ondergebracht in dit team.

Het team Management Informatie en Toegang houdt zich bezig met HR-data en het gebruik en toepassing hierin uit te bouwen. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het opzetten en professionaliseren van het toegang- beleid binnen de IND.

Het team Werving & Selectie en Ondersteuning is verantwoordelijk voor de werving en selectie van diverse functies (regulier, schaars en bulkwerving) en de ondersteuning in dit proces. Ook zijn ze verantwoordelijk voor het vergroten van de bekendheid van de IND als aantrekkelijke werkgever.

Het team Advies en Ondersteuning Medezeggenschap heeft als taak de ondernemingsraad, de vaste commissies van de ondernemingsraad en de onderdeelcommissies binnen de IND gevraagd en ongevraagd te voorzien van advies en secretarieel en administratief te ondersteunen.

Medezeggenschap bij de IND

De medezeggenschap bij de IND wordt gevormd door de ondernemingsraad (OR), en zeven onderdeelcommissies. De OR kent vier vaste commissies: HRM, VGWM, Bedrijfsvoering & Financiën en Privacy-AVG. De overleggen van de medezeggenschap vinden digitaal plaats of worden op een IND-vestiging of een andere locatie georganiseerd.

Team Advies en Ondersteuning Medezeggenschap

Het team Advies en Ondersteuning Medezeggenschap (AOM) heeft als taak de ondernemingsraad, de vaste commissies van de OR en de onderdeelcommissies binnen de IND gevraagd en ongevraagd te voorzien van advies en secretarieel en administratief te ondersteunen. Een maal in de week is een digitaal koffiemoment met collega’s van het team. Een eenmaal in de maand vindt er fysiek een werkoverleg plaats in Utrecht of digitaal. AOM maakt deel uit van de afdeling HR binnen de directie Bedrijfsvoering.

Voor het team zijn we op zoek naar een enthousiaste ambtelijk secretaris medezeggenschap die op een gedreven en dynamische manier invulling kan geven aan deze functie. De ambtelijk secretaris ressorteert functioneel onder de voorzitter van het medezeggenschapsorgaan en hiërarchisch onder de operationeel manager van het team advies en ondersteuning medezeggenschap. Het team heeft vooralsnog geen vaste locatie waar de werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd. Een werkdag is gegarandeerd afwisselend en nooit saai, hij is voorbij voor je er erg in hebt.

Over De Immigratie- en Naturalisatiedienst

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.

De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers!

Bijzonderheden

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering, afdeling Human Resources, 1 vacature voor de functie van Ambtelijk Secretaris. Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor een jaar met daarna zicht op een contract voor onbepaalde tijd.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Wel wordt van je verwacht dat je op de (IND) locatie aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is, zoals bij overleg van de Onderdeel Commissie en een commissie van de OR. Dit gaat in overleg met je leidinggevende en het dagelijks bestuur van de OC en de vaste commissie van de OR.

Werken bij de IND

De IND biedt een dynamische werkomgeving waar je samenwerkt met betrokken collega’s aan maatschappelijk relevante vraagstukken. Je krijgt ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en de mogelijkheid om hybride te werken.