Directiesecretaris

Werken bij het Ministerie van Financiën als Directiesecretaris

Dit ga je doen

De concerndirectie Veiligheid, Toezicht en Integriteitsonderzoek (VTI) draagt door middel van waakzaamheid en dienstbaarheid bij aan een veilig en integer ministerie van Financiën en het versterken van de nationale veiligheid en criminaliteitsbestrijding. Als gevolg van de huidige geopolitieke ontwikkelingen vraagt deze waakzaamheid en dienstbaarheid veel aandacht. Daarom breidt de directie VTI uit.

Als directiesecretaris ondersteun je de directie bij de dagelijkse gang van zaken. Je bereidt vergaderingen voor, bewaakt de voortgang van acties en zorgt voor een goede informatievoorziening. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt dat alles soepel verloopt. Je signaleert knelpunten en denkt mee over oplossingen. Je bent de spin-in-het-web, weet structuur aan te brengen en bent een organisatietalent dat zich goed staande kan houden in een dynamische werkomgeving.

• Je zorgt ervoor dat de directeur en de afdelingshoofden de juiste besluiten kunnen nemen als secretaris van het managementteam. Je bewaakt de uitvoering van besluiten en koppelt deze terug aan de rest van de directie.
• Je brengt gevraagd en ongevraagd inhoudelijke adviezen uit over de strategie en (door)ontwikkeling van de directie.
• Je draagt zorg voor een goede uitvoering van de Plan-Do-Check-Act-cyclus, onder andere door het opzetten van jaarplannen, het monitoren van de uitvoering hiervan en het verzorgen van verantwoordingsrapportages.
• Je bent dossierhouder van een of meerdere onderwerpen op het gebied van integrale veiligheid.
• Je ondersteunt de plaatsvervangend directeur bij de organisatie van bedrijfsvoeringstaken, bereidt bedrijfsvoeringsoverleggen voor en coördineert de uitvoering en monitoring hiervan.
• Je bent een belangrijke schakel tussen de leden van het managementteam en de rest van de organisatie.
• Je vormt een team en werkt samen met de managementondersteuners van de directie.
• Voorbereiden en notuleren van directievergaderingen.
• Opstellen en redigeren van stukken en correspondentie.
• Coördineren van informatiestromen binnen de directie.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.

Als directiesecretaris vervul je een verbindende, coördinerende en adviserende rol ten aanzien van de bedrijfsvoeringsprocessen (o.a. personeel, organisatie, huisvesting, informatiehuishouding) van de directie. Je bent verantwoordelijk voor het coördineren en het opstellen van nota’s en belangrijke documenten zoals het jaarplan, viermaandsrapportages, opleidingsplan, managementrapportages en bewaakt de voortgang hiervan. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de inhoudelijke voorbereiding van diverse overleggen voor de directeur en afdelinghoofden op (hoog) ambtelijk niveau. Je ondersteunt hierbij het proces, bewaakt de deadlines en controleert de kwaliteit van de aangeleverde stukken. Je organiseert overleggen, initieert acties, zorgt dat alle betrokkenen geïnformeerd zijn en bevordert de voortgang. Je draagt zorg voor de tijdige agendering van de aangeleverde stukken en adviseert over de stukkenstroom naar verschillende overleggremia, zoals het Bedrijfsvoeringsberaad en het Veiligheidsoverleg.

Als spin in het web binnen de directie ben je goed op de hoogte van wat er speelt. Je bent toegankelijk voor collega’s en ondersteunt hen waar nodig. Je zorgt voor heldere informatie in de vorm van handreikingen en factsheets om mensen wegwijs te maken in de processen binnen de organisatie. Daarnaast onderhoud je goede contacten met de directiesecretarissen van de andere directies, met de bestuursadviseurs en de bedrijfsvoeringskolom.

Jij bent iemand die goed kan organiseren, voorbereiden en plannen. Je legt gemakkelijk contact en zet altijd net dat stapje extra. Je houdt overzicht en wacht niet af. Jij weet wat er moet gebeuren en maakt er werk van. Verder kun je veel ballen in de lucht houden. Bij voorkeur heb je ervaring met werken bij een ministerie en met de werkzaamheden die hiervoor in de functieomschrijving zijn vermeld.

Dit vragen wij

• Je beschikt over WO-werk- en denkniveau (afgeronde hbo-opleiding is een pré).
• Je hebt ervaring met politiek-bestuurlijke processen.
• Je hebt een proactieve houding en denkt in oplossingen.
• Je bent een organisator, kunt gestructureerd en planmatig werken en overzicht houden.
• Je beschikt over adviserende en goede communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk).
• Je bent in staat om mensen in de organisatie te verbinden en om over de directie heen de samenwerking op te zoeken.
• Je bent communicatief sterk en werkt nauwkeurig.
• Je kunt goed plannen en organiseren.
• Ervaring in een vergelijkbare functie is een pré.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (1 jaar).
• Een uitdagende functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een prettige werksfeer met betrokken collega’s.
• Goede arbeidsvoorwaarden volgens de cao Rijk.

Dit bieden we nog meer

Natuurlijk ontvang je naast het salaris een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Hier kom je te werken

De minister, staatssecretarissen en ambtenaren van het ministerie van Financiën werken elke dag hard aan een financieel gezond Nederland. De concerndirectie Veiligheid, Toezicht en Integriteitsonderzoek (CD VTI) zorgt er door middel van analyse, het geven van advies, het houden van toezicht en doen van onderzoek voor dat zij dit belangrijke werk kunnen uitvoeren in een veilige en integere werkomgeving en op een rechtmatige wijze. Daarnaast wordt er vanuit diverse onderdelen van het ministerie van Financiën een actieve bijdrage geleverd aan het veilig houden van Nederland door te werken aan de nationale veiligheid en criminaliteitsbestrijding. De concerndirectie VTI zorgt voor een duidelijk departementaal ankerpunt dat deze werkzaamheden op het niveau van de BR en de bewindspersonen voor het gehele concern beleidsmatig en strategisch vormgeeft. De directie acteert concern breed; dat wil zeggen dat de directie de leden van de BR en de bewindspersonen ondersteunt bij de uitvoering van de integrale verantwoordelijkheid die zij op het terrein van veiligheid, beveiliging, toezicht en het bewaken van de integriteit door het zijn van meldpunt en het doen van onderzoek. Daarbij acteert de directie op haar taken (zowel in- en extern) als departementaal knooppunt en aanspreekpunt. En vertegenwoordigt de directie op haar taken het gehele concern in intra- en interdepartementaal overleg. De concerndirectie bestaat uit 3 afdelingen: Integrale veiligheid & beveiliging, Toezicht en Integriteitsonderzoeken Financiën.