Secretaris SO

Jij zorgt voor overzicht, structuur en een soepel proces, terwijl je werkt in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving in Rotterdam.

Jouw rol

Als secretaris zorg je voor ordening, transparantie, rust en overzicht. Je zorgt ervoor dat iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt. Hiervoor leg je afspraken goed vast, maak je en deel je planningen, breng je collega’s bij hoe ze hun stukken tijdig en met de benodigde kwaliteit kunnen aanleveren. Je hebt aan een half woord genoeg, maar vraagt ook om verduidelijking wanneer nodig.

Samen met het secretariaat, de directiesecretaris en adviseur ondersteun je de directeur Economie en Duurzaamheid, maar daarnaast kun je ook op andere portefeuilles binnen Stadsontwikkeling ingezet worden. Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat achter de schermen processen goed moeten lopen. Als secretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn. Je werkt op het snijvlak van inhoud en proces. Van nature kan je snel schakelen. Het ene moment ben je secretaris van een belangrijk overleg, het andere moment lees je mee met een gevoelig stuk en de volgende dag sta je aan de lat om een ingewikkelde kwestie goed in de organisatie te beleggen.

Tot slot help je mee om van de afdeling DBO de leukste afdeling van het Rotterdamse concern te maken (te houden!). Je brengt nieuwe ideeën in en helpt deze werkelijkheid te maken. Je draagt bij aan het gevoel van gezamenlijkheid en slagvaardigheid.

Oke! Maar wat ga je dan concreet doen? De volgende werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden kun je in ieder geval verwachten:

• Samen met het team rondom de directeur heb je een wekelijks agenda-overleg. Je zorgt dat acties die hieruit volgen bij de juiste collega’s terechtkomen en op tijd terug komen bij je directeur.
• Je bent de secretaris van een wekelijks MT.
• Je organiseert regelmatig werkbezoeken voor een MT en zorgt dat de voorbereiding daarvan op orde is.
• Je bent de secretaris van een tweewekelijkse staf bij de wethouder. Je houdt de planning en voorraadagenda in de gaten, verzamelt de stukken en notuleert.
• Je bent verantwoordelijk voor het uitvragen van de voorbereidingen van afspraken en werkbezoeken van een wethouder.
• Je bent flexibel inzetbaar als secretaris voor bedrijfsvoeringsportefeuilles of andere intern overleggen.

De afdeling directie- en bestuursondersteuning (DBO) coördineert en adviseert de bestuurlijke besluitvorming van SO, bedrijfsvoering en informatievoorziening. In alles is de afdeling – als spin in het web – verbonden met de organisatie, directie en het bestuur. Je vormt een team met de andere (directie-)secretarissen en -adviseurs en directiesecretaresses. Binnen de afdeling zijn er mogelijkheden om je te ontwikkelen en door te groeien. Collega’s zijn collegiaal, hardwerkend en resultaatgericht. Uiteraard nemen we de tijd om nieuwe collega’s op weg te helpen zodat je snel je plek gevonden hebt in het team.

Vanuit verschillende specialismen, zoals administratie, werken we volgens de Plan-Do-Check-Act verbetermethode: we bedenken een oplossing, implementeren deze, meten of de oplossing werkt en besluiten daarna hoe we verdergaan.

Dit bieden we naast je salaris

• Een salaris dat past bij wie je bent en wat je kunt. Afhankelijk van onder andere jouw ervaring maximaal € 5.419 (schaal 10) bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
• Flexibel in te richten werktijden. Bijvoorbeeld 36u = 4x9 of extra vakantie-opbouw bij 40u p/w.
• Een 36-urige werkweek met flexibele werktijden.
• Hybride werken is mogelijk, we verwachten wel dat je voor terugkerende overleggen op kantoor in Rotterdam bent.
• 17,05% individueel keuzebudget bovenop je salaris, in te zetten voor aanschaf extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil. Aan jou de keuze wat je met dit budget doet. Vakantiegeld? Een keer per jaar laten uitbetalen? Extra verlofuren? Het kan allemaal!
• Mooie mix van werken op locatie, in de stad of vanuit huis. Waarbij het uitgangspunt niet kantoor is, maar de plek waar jij jouw werk het beste kunt doen. Voor iedere dag dat je volledig thuiswerkt, ontvang je een thuiswerkvergoeding.
• Optimale (thuis)werkfaciliteiten, zodat jij thuis of onderweg je werk goed kunt uitvoeren.
• Je start met een contract voor bepaalde tijd, die kan worden omgezet naar onbepaalde tijd.
• De reiskostenregeling sluit aan bij hybride werken en stimuleert gezond en duurzaam reizen. Reizen met het OV gebeurt met de OV-mobiliteitskaart en wordt 100% vergoed. Voor reizen met de fiets, deelvervoer en zelfs wandelen ontvang je tevens een vergoeding. Reiskostenvergoeding, waarbij we reizen per openbaar vervoer (2e klasse) volledig vergoeden.
• Uitstekende verlofregelingen.
• Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.
• Goede ABP Pensioenregeling, waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%. Een ABP-keuzepensioen.

Jouw profiel

Om te beginnen moet je het leuk vinden om dingen te regelen, en dat op een secure en betrouwbare wijze, terwijl iedere week net weer (of heel erg) anders loopt dan dat je van tevoren bedacht had. Ideaal voor iemand die zowel gedijt in zelfstandig én samenwerken, en zichzelf constant weet bij te sturen op basis van nieuwe informatie zonder de kluts kwijt te raken. We zoeken iemand met de volgende kwaliteiten:

• Hart hebt voor de stad Rotterdam en affiniteit met organisatieontwikkeling en politiek bestuurlijke processen;
• Je hebt een afgeronde opleiding of werkervaring op WO-niveau;
• Je staat stevig in je schoenen en weet op tijd te escaleren als het nodig is;
• Je kan snel schakelen in een dynamische omgeving, waarbij je hoofd- en bijzaken kunt scheiden, scherp kunt prioriteren en grenzen stelt;
• Je legt makkelijk contact met collega’s en bouwt daardoor snel een netwerk op;
• Een grote werkvoorraad en wekelijkse deadlines schrikken je niet af;
• Je bent ook secuur én onderneemt actie als je geen druk ervaart;
• Je hebt bij voorkeur 1 tot 3 jaar relevante werkervaring.

Daarom werken voor Rotterdam

Rotterdam daagt je elke dag opnieuw uit. Haalt het beste in je naar boven. Bij de gemeente Rotterdam krijg je de vrijheid en verantwoordelijkheid om je ideeën te realiseren. Jij maakt Rotterdam sterker, terwijl je zelf groeit: in de stad en binnen de organisatie. Samen met collega’s die hun schouders eronder durven te zetten. Want Rotterdam staat nooit stil. Zet je Rotterdamse kracht in en kom bij ons werken!

Klaar om impact te maken op Rotterdam? Vertel ons dan waarom jij de ideale kandidaat voor deze functie bent! Voldoe je niet aan alle genoemde criteria maar denk je dit wel snel te kunnen ontwikkelen? Licht dat gerust toe in je motivatie.