Specialist backoffice (burgerzaken)

Ben jij dé expert in BRP, Burgerlijke Stand en IPR? En help je graag collega's én inwoners met complexe vragen? Kom werken bij ons als specialist backoffice Burgerzaken. Je combineert inhoudelijke kennis met praktische uitvoering, denkt mee over verbeteringen en draagt bij aan betrouwbare dienstverlening.

Je afdeling

De afdeling Inwonerszaken bestaat uit ruim 90 collega's die samen zorgen voor een klantgerichte en betrouwbare dienstverlening aan onze inwoners. We zijn een betrokken en hechte club; we staan klaar voor elkaar én voor onze inwoners. Met plezier en professionaliteit helpen we dagelijks bij uiteenlopende vragen, aanvragen en meldingen. Ook voor informatie, advies of het oplossen van klachten kunnen inwoners bij ons terecht. We zoeken altijd naar de best mogelijke oplossing en denken mee met de inwoner.

De afdeling bestaat uit de secties Burgerzaken en Klantcontactcentrum, en de teams Digitale regie en Advies. Binnen Burgerzaken onderscheiden we een frontoffice en een backoffice. De frontoffice is hét eerste aanspreekpunt voor onze inwoners. Onze backoffice werkt meer op de achtergrond, waar het een cruciale rol heeft. Hier borgen we de kwaliteit van de Basisregistratie Personen (BRP), verwerken we complexe aanvragen en mutaties, beoordelen we documenten en verzoeken op juistheid en volledigheid, en leveren we specialistisch advies zowel richting inwoners als collega's. Zo zorgen we er samen voor dat inwoners op belangrijke momenten in hun leven kunnen rekenen op betrouwbare en correcte dienstverlening.

Dit doe jij

Als specialist backoffice burgerzaken ben jij de inhoudelijke spil binnen ons team. Je houdt je bezig met complexe werkzaamheden op het gebied van de Burgerlijke Stand, Internationaal Privaatrecht (IPR), Basisregistratie Personen (BRP), nationaliteitswetgeving en naturalisatie. Voor je collega's van de backoffice en frontoffice ben jij een onuitputtelijke vraagbaak. Je bent toegankelijk en vindt het fijn om je collega's te ondersteunen en te begeleiden/coachen. Hoe meer kennis en ervaring je overdraagt, hoe beter zij hun werk kunnen doen.

Voeling met praktijk

Je houdt graag voeling met de praktijk en bent hands-on. Complexe mutaties en correcties verwerk je handig en snel in de systemen. Je neemt verzoeken aan tot migratie, beoordeelt (buitenlandse) brondocumenten en verzorgt de verwerking in de BRP. Ook dien je verzoeken in bij de officier van justitie en de rechtbank voor akteverbeteringen. Samen met een collega ben je bovendien het aanspreekpunt voor de trouwambtenaren van Zwolle.

Veranderingen?

Een leven lang leren is op je lijf geschreven. Je houdt actueel nieuws en (wets)wijzigingen op je vakgebied bij. Soms betekent dit dat beleid, procedures of processen moeten worden aangepast of vernieuwd. Vaak heb je op basis van signalen en analyses zelf ook ideeën over een verbeterslag. Je doet hiervoor concrete voorstellen en neemt collega's mee met argumenten en enthousiasme. Te veel hooi op je vork? Je trapt niet in die valkuil, want je hebt altijd overzicht op je totale werkvoorraad, stelt prioriteiten en bewaakt de kwaliteit van je werk.

Extra waardevol

Heb je kennis en ervaring met de administratie rondom begraafplaatsen? Dan kun je die bij ons goed inzetten. Je voert de registraties zorgvuldig en nauwkeurig uit, maar overstijgt de puur administratieve rol. Met jouw kennis van de Wet op de lijkbezorging en de praktijk rondom begraafplaatsen ondersteun je collega's van de begraafplaatsadministratie, help je inwoners en onze externe partners verder bij hun vragen en draag je bij aan een zorgvuldige uitvoering van ons begraafplaatsenbeleid. Daarmee beweeg je je precies in het gebied tussen administratieve verwerking en inhoudelijk advies. In deze rol draai je bovendien mee in de beschikbaarheidsdienst begraafplaatsen, zodat we ook buiten kantoortijden continuïteit en zorgvuldigheid kunnen waarborgen.

Dit ben jij

Je hebt hbo werk- en denkniveau, actuele opleidingen voor Burgerzaken afgerond, kennis van burgerzakenprocessen en ruime werkervaring, met name met complexe Burgerlijke Stand en IPR casuïstiek. Het is handig als je digitaal vaardig bent en kunt werken met gemeentelijke systemen, zoals iBurgerzaken. Je communiceert net zo makkelijk in het Nederlands als in het Engels, en kunt complexe materie begrijpelijk uitleggen aan collega's en inwoners.

Collega's kunnen op jou rekenen en andersom. Je bent dan ook een inspirerende teamspeler die met iedereen goed kan omgaan, oprecht luistert, doorvraagt en geen vraag te gek vindt. Creatief als je bent, vind je oplossingen die niemand nog heeft gezien, uiteraard binnen de wettelijke kaders. Je hebt een proactieve en oplossingsgerichte houding, gecombineerd met een gezonde dosis organisatiesensitiviteit.

Je hebt een scherp oog voor kwaliteit en nauwkeurigheid. Je ziet het als een uitdaging om gegevens foutloos te verwerken. Je bent accuraat, analytisch sterk en brengt je adviezen en besluiten duidelijk en goed onderbouwd naar voren. Betere werkprocessen? Je krijgt energie als je daarover nadenkt en eurekamomenten hebt over een kwaliteitsslag. Zo kijk je trouwens ook met een kritisch oog naar je eigen werk.

Bij voorkeur heb je kennis van en ervaring met begraafplaatsadministratie en/of gerelateerde processen, inclusief kennis van de Wet op de lijkbezorging en meedraaien in de beschikbaarheidsdienst begraafplaatsen. Onder druk en tijdens verandertrajecten ben jij op je best.

Dit bieden wij

Ruime aandacht voor jouw professionele ontwikkeling: wij investeren graag in opleidingen en trainingen, zodat jij jouw vakkennis up-to-date houdt. Je komt te werken in een betrokken en collegiale werkomgeving waar samenwerking en kwaliteit hand in hand gaan.

Het Stadskantoor is makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. Je werkt 36 uur per week en krijgt eerst een tijdelijk contract voor een jaar. Bevalt de samenwerking van beide kanten dan is er uitzicht op een vast dienstverband. Wij investeren in je professionele ontwikkeling met een opleidingsbudget, gericht op jouw functie.

Je kunt het volgende van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van maximaal € 4.908 (functieschaal 9) op basis van een werkweek van 36 uur. Per 1 oktober 2025 vindt er een cao-verhoging plaats van 1,85%. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring. Daarnaast ontvang je een passende vergoeding voor het meedraaien in de beschikbaarheidsdienst begraafplaatsen;
• 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
• een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
• een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de 'zaak'.

Zwolle, #hartvoordestad en voor de organisatie

In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op 'kwaliteit van leven'. Inwoners hebben hart voor de stad, houden van het groen, wonen, werken en ondernemen er met plezier.

We zijn een organisatie waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt. In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent.

Waarom zou jij voor Zwolle willen werken?

Om ook blij te worden van jouw inzet voor onze mooie stad! Lees de verhalen van onze collega’s en de diverse redenen waarom zij blij worden van hun werk voor Zwolle.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.