Dienstcoördinator Fysieke Werkomgeving

Maak impact op de fysieke werkomgeving bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid

Ministerie van Justitie en Veiligheid

Ben jij klaar om de toekomst van werken bij het bestuursdepartement JenV (mede) vorm te geven? Door nieuwe technologieën en hybride werken is deze ontwikkeling volop in beweging. De afdeling Portfoliomanagement van het Dienstencentrum staat met haar Diensten voor digitale en fysieke werkomgeving in het hart van deze transitie naar een moderne, productieve en veilige werkomgeving, thuis, op kantoor of daarbuiten.

Als Dienstcoördinator Fysieke Werkomgeving (FWO) houd je je bezig met de (bestuurlijke) advisering over huisvesting en facilitaire zaken. En het vernieuwen en implementeren van de (huisvestings)strategie voor het bestuursdepartement. Denk daarbij aan projecten gericht op de implementatie van nieuwe huisvestingsnormen en facilitering van ontmoeten en samenwerken. Op basis van een mensgerichte en datagedreven aanpak betrek je gebruikers en andere belanghebbenden bij innovaties en veranderingen en werk je samen met de 'Dienst' voor de digitale werkomgeving. Daarbij houd je rekening met geldende kaders en krimpende budgetten.

In deze rol ben je leidend in het definiëren en uitvoeren van een nieuwe visie en strategie voor de fysieke werkomgeving en beleving voor het bestuursdepartement van JenV. Hiervoor versterk je verbindingen met de onderdelen van het bestuursdepartement, ketenpartners Rijksvastgoedbedrijf en FMHaaglanden, collega Dienstcoördinatoren en andere belanghebbenden. Het is aan jou om ambities met jouw multidisciplinaire team te vertalen naar hanteerbare doelstellingen en de verwachtingen in je omgeving goed te managen. Je brengt behoeften, mogelijkheden en kosten in beeld, agendeert aandachtspunten en stuurt je team functioneel aan. Je stelt gericht plannen op en weet hierbij een breed palet aan belanghebbenden aan boord te krijgen.

Het verkrijgen van draagvlak en sturen op samenwerking en resultaat is voor jou vanzelfsprekend in jouw manier van werken. Tenslotte heb je op basis van jouw leiderschap en ervaring een nadrukkelijke rol in de verdere professionalisering en doorontwikkeling van de afdeling en het Dienstencentrum als geheel.

Je maakt onderdeel uit van de afdeling Portfoliomanagement en daarbinnen van een compact team van functioneel leidinggevende ‘Dienstcoördinatoren’. Je rapporteert naast de manager Portfoliomanagement / plv. CIO Bestuursdepartement ook rechtstreeks aan strategische opdrachtgevers, de directeur van het Dienstencentrum en het managementteam.

• Je bent verantwoordelijk voor de FWO strategie en uitvoering daarvan. Voor jouw deel van het totale Dienstencentrum portfolio stuur je op samenhang, voortgang en kosten. Je stelt daarvoor een jaarplan met begroting op, werkt samen met andere Dienstcoördinatoren en rapporteert regelmatig aan het MT en andere belanghebbenden.
• Je onderhoudt relaties en coördineert samenwerkingen met gebruikersorganisaties, beleidsmakers en Shared Service Organisaties. Ook vertegenwoordig je het Bestuursdepartement of Dienstencentrum in (in- en externe) overleggen.
• Je bereidt besluitvorming voor en adviseert belanghebbenden en bestuurders. Hierbij weet je complexe situaties helder te vertalen en effectief je boodschap, analyse of advies over te brengen.
• Je draagt bij aan een wendbaar Dienstencentrum, een effectieve strategie én geeft functioneel leiding aan een multidisciplinair team.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
• De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• Je bent een empathische en praktisch ingestelde gesprekspartner, die behoeften, belangen en oplossingen met elkaar weet te verbinden.
• Daarnaast ben je resultaatgericht en is het drijven van voortgang op de strategische doelen waar jij de regie over voert voor jou vanzelfsprekend. Jouw oplossingen zijn vaak ambitieus en niet alledaags. En waar nodig toon je lef om voor de niet-conventionele weg te kiezen.
• Je hebt een WO-master en werkervaring in een vergelijkbare rol en omgeving.
• Aanvullend is ervaring in consultancy en/of programma-, projectmanagement gewenst.
• Daarnaast heb je ervaring met het functioneel aansturen van teams en het coachen van medewerkers.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en adviesvaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
• Tenslotte ben je een behendige stakeholdermanager die constant in contact staat met de omgeving. Op basis daarvan weet je belangen te verbinden, aandachtspunten te agenderen en mensen in beweging te krijgen.

Hier kom je te werken

De Hoofddirectie Bedrijfsvoering en het Dienstencentrum
Binnen JenV zorgt de Hoofddirectie Bedrijfsvoering (HDBV) ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is. Samen met acht directies en drie ondersteunende afdelingen zorgen we voor een soepel draaiende organisatie – met name binnen het bestuursdepartement van JenV en AenM. Eén van deze directies is het Dienstencentrum. Ons doel? Collega’s voorzien van de best mogelijke werkomgeving én beleving. Of het nu gaat om ICT, inkoop, huisvesting, informatievoorziening of facilitaire zaken – wij zorgen dat de ondersteuning staat als een huis. Dat doen we in nauwe samenwerking met de Shared Service Organisaties binnen het Rijk.

Het Dienstencentrum bestaat uit vier afdelingen:

• Bedrijfsvoering (BV)
• Klantadvies en Ondersteuning (KM)
• Inkoop Uitvoerings Centrum (IUC)
• Portfoliomanagement (PM)

De afdeling Portfoliomanagement werkt aan projecten voor de digitale en fysieke werkomgeving van collega’s in het bestuursdepartement van JenV. Daarbij horen ook de business intelligence ontwikkeling en de doorontwikkeling van een aantal JenV brede generieke digitale voorzieningen voor informatiehuishouding, document- en zaakmanagement en digitale toegang (identity- en accessmanagement).

Door onze dienstverlening mensgericht te innoveren op het snijvlak van huisvesting, facilitaire zaken en kantoorautomatisering, draagt de afdeling direct bij aan de manier van werken en het werkplezier van collega’s. Zo geven wij vorm en betekenis aan het dagelijkse gebruik van ruimten en fysieke en digitale voorzieningen en hebben we iedere dag direct impact op onze collega’s die werken aan de maatschappelijke opgaven van het ministerie van JenV.

In de digitale transformatie van werk, sturen we op kwaliteit en samenhang van werkomgeving, voorzieningen, innovatie en dienstverlening. En vervullen we een centrale rol in de samenwerking met de Shared Service Organisaties, gebruikersorganisaties en de JenV concernorganisatie.

De afdeling is georganiseerd in een aantal ‘Diensten’ met multidisciplinaire teams, die functioneel worden aangestuurd door een aantal Dienstcoördinatoren. Voorkomende rollen binnen de teams zijn onder andere Relatiemanager, Implemenatiemanager, Product Owner en Adviseur. De afdeling Portfoliomanagement is een divers en informeel team, vol ambitie om de komende jaren het Dienstencentrum nog sterker neer te zetten als hét innovatie- en expertisepunt voor beter samen werken!

Over Ministerie van Justitie en Veiligheid

Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint.
Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid. Samen met honderdduizend collega’s bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak. Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.

Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij JenV zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

Bijzonderheden

Je hoeft geen motivatiebrief te schrijven. In plaats daarvan vragen wij je onderstaande vragen te beantwoorden in maximaal 200 woorden aan de hand van de STAR(R) methodiek:

Aansturen groep

• Beschrijf een situatie waarin je een team of groep functioneel hebt aangestuurd om een specifiek doel te bereiken. Welke strategieën heb je gebruikt om het team te motiveren en te leiden?

Aansturen organisatie

• Beschrijf een situatie waarin je betrokken was bij het opstellen van een strategisch plan voor de organisatie. Hoe heb je het proces geleid en welke maatregelen heb je genomen om ervoor te zorgen dat het plan effectief werd uitgevoerd?

Organisatiesensitiviteit

• Geef een voorbeeld van een situatie waarin je hebt geanticipeerd op de reacties van verschillende belanghebbenden binnen de organisatie op een bepaalde verandering. Hoe heb je je aanpak aangepast?

Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

• Vertel over een situatie waarin je een schriftelijk rapport of presentatie hebt gemaakt om een nieuw idee, project of resultaten te communiceren. Hoe heb je de kernpunten benadrukt?

Voortgangscontrole

• Geef een voorbeeld van een keer dat je een programma of project hebt gemanaged en bijgestuurd toen je zag dat bepaalde doelen of mijlpalen niet werden bereikt.

De selectiegesprekken vinden plaats in week 38 en week 39.

- 1e gesprekken: maandag 22 en donderdag 25 september;
- 2e gesprekken: vrijdag 26 september;- arbeidsvoorwaardengesprek: maandagmiddag 29 september.

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Over de functiegroep Senior Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.