Directiesecretaris

Wil jij een sleutelrol vervullen als Directiesecretaris bij het Shared Service Center DJI (SSC)? Als strategisch adviseur van de directie en het MT SSC ben je een spin in het web. Ben je communicatief sterk, tactvol en resultaatgericht? Ga de uitdaging aan en maak het verschil in een dynamische en veelzijdige organisatie!

Als Directiesecretaris bij het SSC ben je de strategisch adviseur voor en geef je ondersteuning aan de directie. Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, faciliteert het MT SSC en zorgt voor goede verslaglegging en borging van stukken en besluiten. Het SSC is in ontwikkeling en jij draagt daaraan bij. Dat doe je door overzicht te houden over DJI brede ontwikkelingen en de impact voor het SSC. Je maakt makkelijk verbinding en zorgt voor stroomlijning van ontwikkelingen in samenwerking met de diverse stakeholders. Je signaleert en adviseert over beleidsinhoudelijke en procedurele knelpunten, ook buiten de kaders, waarbij je rekening houdt met organisatorische ontwikkelingen.

Je coördineert (deel)projecten in opdracht van de directie en ondersteunt bij jaarplanningen, beleidstukken en rapportages. Je hebt een coördinerende en signalerende rol en kunt verbindingen leggen tussen de diverse vraagstukken. Je hebt ‘een goede pen’ en hebt plezier in het opstellen van memo’s en presentaties.

Je vormt een belangrijke schakel in de samenwerking met en tussen de MT-secretarissen van de afdelingen, de regievoerders van het ontwikkelprogramma en de ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad. Daarnaast houd je actief contact met zowel interne als externe partijen en werk je multidisciplinair samen, om zo alle betrokkenen tijdig van de juiste informatie te voorzien. Je bent secuur en punctueel in het (zorgen voor) opvolging van afspraken en acties. Je fungeert daarin als spreekwoordelijk ‘geweten’ van de directie.

Belangrijke taken en verantwoordelijkheden:

• Je bent verantwoordelijk voor de inhoudelijke ondersteuning van de directie door middel van voorbereiding, advisering en diverse administratieve en secretariële werkzaamheden.
• Je beheert de agenda en adviseert het MT SSC, waarbij je heldere annotatie-adviezen geeft over te nemen besluiten.
• Je vertegenwoordigt het SSC in relevante overleggen en bent daarin een visitekaartje voor onze organisatie. Daarnaast kijk je mee naar de kwaliteit van geleverde diensten en producten aan zowel interne als externe partijen.
• Je werkt proces- en projectmatig door sturing te geven aan planning en voortgang, en stelt daarbij heldere plannen van aanpak op. Tevens bewaak je de jaarplanningen en de opvolging van DJI brede afspraken, zodat alle processen tijdig en volgens afspraak verlopen.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness

Dit vragen wij

• Je beschikt over aantoonbaar wo werk- en denkniveau;
• Je hebt aantoonbare ervaring in projectmatig werken en ervaring met de aansturing van een adviestraject;
• Je hebt ervaring met meerdere adviestrajecten voor verschillende klanten;
• Je hebt kennis van de WOR, je schakelt veel met de ambtelijk secretaris;
• Je hebt kennis van relevante regelgeving, richtlijnen en procedures binnen het Rijk en aanpalende en relevante delen van het bedrijfsvoeringsgebied;
• Je bent in staat om te verbinden tussen interne als externe partijen, voor een soepele samenwerking en effectieve besluitvorming;
• Je kunt prioriteiten stellen, deadlines bewaken en overzicht houden;
• Je bent in staat om problemen te analyseren en verbetervoorstellen te doen. Ook ben je bekend met het opstellen van beleidsdocumenten en rapportages.

Dit is je kracht:
Je beschikt over sterke adviesvaardigheden en durft feedback helder en doelgericht te geven. Met jouw scherpzinnigheid verzamel, analyseer en verwerk je informatie nauwkeurig, wat resulteert in krachtige en overtuigende adviezen. Je coördineert processen met daadkracht en weet feilloos welke zaken prioriteit verdienen en welke op een later moment kunnen worden opgepakt. Je staat stevig in je schoenen, bent rolvast en beschikt over een scherp ontwikkelde organisatiesensitiviteit, waardoor je effectief kunt schakelen binnen complexe situaties.

Hier kom je te werken

De afdeling Strategie en Bedrijfsvoering is een nieuwe, dynamische afdeling binnen onze organisatie. Binnen deze afdeling zijn meerdere teams actief, waaronder Algemene Zaken, Control en Advies, Communicatie en Relatiemanagement, en het Klant Contact Centrum. De functie van directiesecretaris maakt onderdeel uit van het team Algemene Zaken. Dit team bestaat naast het secretariaat SSC uit de onderdelen preventie en documentatie- en informatievoorziening. Ook worden binnen dit team de SSC-gerelateerde huisvestingsvraagstukken behandeld. Als directiesecretaris speel je een belangrijke rol binnen dit veelzijdige team en ondersteun je de directie in haar dagelijkse werkzaamheden.

Over Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Bijzonderheden

• Een assessment maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG.
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten.

Over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.