Klantcommunicatieadviseur

Werken bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND): Klantcommunicatieadviseur

Over de functie

Als team Klantcommunicatie zorgen wij voor duidelijke en goed vindbare informatie. Zo weten aanvragers wat hun mogelijkheden zijn om in Nederland te wonen en werken. En wat ze daarbij van de IND kunnen verwachten. Het team Klantcommunicatieadvies is onderdeel van de afdeling Communicatie, en valt onder de directie Dienstverlenen.

Je werkt op het IND-kantoor aan de Rijnstraat, maar mag ook deels vanuit huis werken. En je gaat regelmatig naar onze andere locaties. Denk bijvoorbeeld aan het expatcentrum in Amsterdam, het aanmeldcentrum in Ter Apel en het klantcontactcentrum in Zwolle. Ook ga je langs bij onze ketenpartners, zoals het COA en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DTenV). Voor ons werk is het belangrijk dat je weet wat er speelt, bij onze collega’s en buiten de organisatie.

Ons team staat midden in de actualiteit. Elke dag opnieuw ben jij als een spin in het web. Bijvoorbeeld als de IND wordt overspoeld door telefoontjes, omdat mensen willen weten wat het nieuwe asielbeleid betekent voor hun aanvraag. Of als er andere actualiteiten spelen met een complexe inhoud, stakeholders binnen en buiten de IND en korte deadlines. Je geeft gevraagd en ongevraagd advies over de beste communicatieaanpak. Altijd vanuit het gezichtspunt van onze aanvrager.

Je bent vindingrijk in het zoeken naar oplossingen. Bij een crisis inventariseer je welke vragen er bij de doelgroep(en) leven en hoe we de benodigde informatie snel en duidelijk bij de juiste mensen krijgen. Maar dat is natuurlijk niet alles. Je werkt ook mee aan het structureel verbeteren van onze informatie en communicatie richting aanvragers, werkgevers en internationale studenten. Denk aan het inrichten van een nieuwe landingspagina voor onze zakelijke klanten, een narrowcasting voor in het aanmeldcentrum en het inrichten van een SMS-dienst.

Je bent scherp op de nieuwswaarde van ontwikkelingen. Je hebt oog voor omstandigheden die een kans of risico zijn voor de IND en onze doelgroep. Je gaat op pad binnen en buiten de organisatie om contact te leggen, te netwerken, belangen te behartigen en samen te brengen. Om daarna een effectieve communicatieaanpak voor onze klantkanalen te maken.

Je begeleidt de uitvoering van deze communicatieaanpak en voert ook zelf uit. Samen met je collega’s uit het team advies bewaak je de voortgang van de projecten op het gebied van klantcommunicatie en de samenhang binnen de IND. Ook zorg je voor afstemming van deze projecten met collega’s.

Zoals met de collega’s van het redactieteam Klantcommunicatie. Zij maken de content voor de website, brochures en schrijven brieven. Of met de manager loketten, die het afgeven van verblijfsbewijzen in goede banen leidt. Bij crisissituaties ben je ook zelf aan zet. Je overlegt dan bijvoorbeeld met Vluchtelingenwerk en COA, die soms andere belangen hebben. Je kunt daartussen schakelen, zodat de boodschap naar de aanvrager glashelder blijft. En ja, soms vraagt dat om flexibiliteit buiten kantoortijden. Maar dat doe je met overtuiging: omdat je weet voor wie je het doet.

Wat bieden we jou?

• Een maatschappelijk relevante functie – het werk van de IND heeft direct impact op mensenlevens.
• Veel afwisseling in een dynamische omgeving, van strategisch advies en signaleren, tot meedenken en doen.
• Flexibiliteit in hoe en waar je werkt – deels op kantoor of op locatie, en deels vanuit huis.
• Werken aan informatie en communicatie die mensen écht verder helpt – van webteksten tot loketinformatie.
• Meewerken in een team van 6 communicatieadviseurs en het redactieteam Klantcommunicatie. Samen zorgen we ervoor dat aanvragers weten waar ze aan toe zijn, wat zij van de IND kunnen verwachten en wat de IND van hen verwacht.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 maanden

Dit bieden we nog meer

Naar het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• Je hebt aantoonbaar HBO werk- en denkniveau in een relevant vakgebied, bij voorkeur in Communicatie.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als communicatieadviseur in een grote, complexe omgeving, vergelijkbaar met de IND.
• Je hebt ervaring met klantcommunicatie en crisiscommunicatie.
• Je hebt bij voorkeur kennis van migratie. Of je bent bereid om je hierin te verdiepen.
• Je beschikt over uitstekende adviesvaardigheden en je kunt goed omgaan met weerstand.
• Je bent een verbinder in een breed stakeholder-speelveld en politiek-bestuurlijk werkveld.
• Je bent proactief, enthousiast, positief en je bent een teamspeler.
• Onderdeel van je rol is inzet binnen de crisiscommunicatiepool bij (dreigende) crisissituaties.

Competenties

• Klantgericht
• Analytisch
• Organisatiesensitiviteit
• Plannen en organiseren
• Overtuigingskracht
• Netwerken.

Hier kom je te werken

De directie Dienstverlenen is opgebouwd uit de afdelingen Klantkanalen, Keten, Communicatie, Expertise en Toezicht & Handhaving en wordt ondersteund door specialistische stafleden die er onder meer voor zorgen dat elk project binnen DV geborgd is.

Alle afdelingen binnen Dienstverlenen hebben specifieke expertise, wat hen bindt is ons gemeenschappelijk doel: iedere aanvrager krijgt de behandeling die hij of zij nodig heeft. Of dat nu een aanvrager is bij onze loketten, in het buitenland, bij andere directies of bij ketenpartners: wij leveren professioneel maatwerk dat ertoe doet! Daarvoor levert de directie DV hoogwaardige diensten, kennis, producten en activiteiten aan onze afnemers. Dat doen we conform vooraf vastgestelde eisen voor kwaliteit en tijdigheid. Intern zijn we toeleverancier aan de beslisdirecties. De directie DV draagt eraan bij dat de beslisdirecties in staat worden gesteld om hun doorlooptijden te halen. Ten behoeve van de beoordeling van aanvragen van aanvragers leveren wij onderzoeken, adviezen, beslisondersteuning, verwerken we de post, voeren we controles en checks uit en werken we samen aan adequate handhaving. Door slimmer te werken en het digitaliseren van diverse processen kunnen we het werkaanbod wat op ons afkomt steeds sneller verwerken. Daarnaast ondersteunen we de IND in het onderhouden van contacten met stakeholders en het steeds communicatiever worden over onze werkzaamheden.

Richting de aanvragers zelf zijn wij het gezicht van de IND bij het afnemen van biometrie, het uitreiken van verblijfsdocumenten, het verstrekken van informatie en het verzorgen van het directe klantcontact op maat aan de balie, de telefoon en digitaal.

Onze medewerkers zijn de belangrijkste schakel bij het realiseren van al onze ambities. De vanzelfsprekende zorg voor hen gaat verder dan training, opleiding en interessant werk. Even belangrijk is het om te werken in een omgeving waarin collega’s respectvol met elkaar omgaan, zichzelf kunnen zijn, zich fysiek en mentaal gezond voelen, fouten mogen maken en hun vakmanschap en kennis optimaal kunnen inbrengen in hun betekenisvolle werk.

Over de Immigratie- en Naturalisatiedienst

Een vluchteling die niet veilig is in eigen land. Een ingenieur die zijn kennis in Nederland in de praktijk komt brengen. En een gezin dat elkaar na jaren weer in de armen kan sluiten. Wat ze met elkaar gemeen hebben? De IND beoordeelt hun verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden.

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.

De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers!

Bijzonderheden

Wij zoeken 1 collega voor de functie van Klantcommunicatieadviseur.

Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.

Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.

Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Over de functiegroep (Senior) Adviseur

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.