Adviseur financieel beheer

Werken bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND): Adviseur financieel beheer

Dit ga je doen

In tegenstelling tot voorgaande jaren heeft de IND voor controlejaren 2023 en 2024 een verklaring met beperking ontvangen van de Audit Dienst Rijk (ADR). De ADR geeft als reden dat bij de prestatieverklaringen van de IND onvoldoende controle-informatie beschikbaar is. Aanvullende controlewerkzaamheden hebben echter duidelijk gemaakt dat er op het gebied van prestatieverklaringen verbeteringen nodig zijn. Het prestatieverklaren houdt in dat wordt verklaard, vastgesteld en onderbouwd in het financieel systeem Leonardo (Oracle) dat bestelde goederen of diensten conform de gestelde eisen zijn geleverd.

Hoewel dit bij fysieke leveringen relatief eenvoudig is (bijvoorbeeld met een pakbon), geldt dit niet altijd voor minder tastbare leveringen. Denk bijvoorbeeld aan gefactureerde onderhoudskosten of software, of aan leveringen zonder pakbon, waarbij de onderbouwing moet plaatsvinden via het verrichten van aansluitcontroles. Het verbeteren van de wijze waarop binnen de IND prestatieverklaringen worden afgegeven en onderbouwd, vraagt om aanzienlijke inspanningen. Het vraagt naast meer algemene inspanningen op het gebied van voorlichting en afstemming, ook om continue monitoring en bijsturing. Met name het monitoren, bijsturen, herstellen, dossier vormen en rapporteren is arbeidsintensief.

Daarnaast willen we een aantal taken op het gebied van financieel beheer, die momenteel versnipperd worden uitgevoerd binnen de afdeling FBI, centraliseren. Denk hierbij aan het autorisatiebeheer van het financieel systeem, het afhandelen van escalaties richting directies voor openstaande ontvangstboekingen en het fungeren als aanspreekpunt voor de vastlegging van bestelaanvragen.

Voor deze opgave willen wij de huidige capaciteit binnen de afdeling uitbreiden. De nieuwe collega zal samen met de huidige adviseurs bijdragen aan het verbetertraject. We zoeken iemand met een hands-on mentaliteit, overtuigingskracht en inhoudelijke kennis van financiële stromen en accountancy. Een projectgroep heeft reeds diverse voorbereidende werkzaamheden in gang gezet. De werkzaamheden worden verricht onder de verantwoordelijkheden van de manager Verbijzonderde Interne Controle & Financieel Procesbeheer (VIC&FP).

Prestatieverklaringen

• Maandelijks aanschrijven van prestatieverklaarders op basis van rapportages: signaleren van tekortkomingen, aanzetten tot verbetering en zorgen voor herstel en dossiervorming ten behoeve van controle door de ADR.
• Het controleren van de kwaliteit van de geleverde beschrijvingen onderbouwingen.
• Ondersteunen bij het ontwikkelen en opstellen van voortgangsrapportages ter ondersteuning van tactisch managers, de concerncontroller en de manager VIC&FP.
• Risicogericht analyseren van betalingstypen binnen de IND en opstellen van specifieke richtlijnen voor materiële en complexe leveringen en of diensten.
• Deze richtlijnen uitdragen naar prestatieverklaarders, naleving bewaken en indien nodig ondersteunen bij het opstellen van onderbouwingen.
• Ondersteunen van- en deelnemen aan maandelijkse voortgangsgesprekken met tactisch managers van de verschillende directies.
• Opstellen van aanvullende communicatiemiddelen of trainingen, afhankelijk van ontwikkelingen.
• Organiseren en verzorgen van voorlichtingsbijeenkomsten en trainingen op locatie.
• Het afstemmen van de ontwikkelingen (normering, bevindingen en voortgang) met de Auditdienst Rijk ADR en incidenteel met de directie financieel economische zaken (DFEZ) van het bestuursdepartement.

Autorisatiebeheer Leonardo

• Beoordelen en goedkeuren van aanvragen voor gebruikersaccounts en autorisaties in Leonardo.
• Uitvoeren van periodieke controles op de toegang tot Leonardo (functiescheiding, toegekende autorisaties, kwaliteit gebruikersbeheer).
• Periodiek opstellen en afstemmen van een mandaatoverzicht per directie (budgethouders, prestatiegevers en aanvragers).

Algemene taken

• Escaleren richting directies bij openstaande ontvangstboekingen op basis van overzichten vanuit het Financieel dienstencentrum (FDC)
• Beheren van documenten op het intranet als redacteur van het Servicepunt, waaronder e-trainingen voor prestatieverklaarders.
• Fungeren als aanspreekpunt voor de vastlegging van bestelaanvragen ten behoeve van het FDC en de directies.

De IND is een organisatie in beweging en staat regelmatig in de maatschappelijke en politieke belangstelling. Binnen deze dynamiek werk je aan verbetertrajecten op het gebied van financiën en businessinformatie. Vanwege de reorganisatie bestaat de mogelijkheid om zowel de capaciteit als de scope uit te breiden. Dit biedt jou de mogelijkheid om, samen met je collega’s actief bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van het cluster. Daarbij hoort ook het structureren en vormgeven van processen rondom selectie, prioritering, planning en uitvoering van werkzaamheden.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Herken jij jezelf hierin?

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo- of wo opleiding in een financiële, bedrijfskundige of bestuurskundige richting.
• Je hebt tenminste twee jaar werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur op het gebied van proces- en verandermanagement.
• Je bent analytisch sterk, hebt ervaring in een adviesrol en je bent in staat goede plannen van aanpak en adviesrapportages op te stellen.
• Je bent communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling;
• Je hebt ervaring met (financieel) administratieve processen; Kennis van Oracle is een pre.
• Je hebt affiniteit met ICT en bent bereid je hierin verder te ontwikkelen.

Competenties

• Analyseren en adviseren
• Innovatief
• Zelfstandig én teamspeler
• Resultaatgerichtheid
• Communicatief
• Plannen en organiseren

Hier kom je te werken

Meer over de afdeling Directie Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de IND als concern en de keten als geheel hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De directie wil haar klanten (alle IND-collega’s en vele ketenpartners) snel en vakkundig bedienen: met een brede blik op het gebied van HR, financiën, control, Lean, interne audits, huisvesting en facilitaire voorzieningen. Dat betekent dat wij weten wat onze klanten nu maar ook in de toekomst nodig hebben, zodat we duurzame en toekomstbestendige (integrale) adviezen en diensten leveren.

De directie Bedrijfsvoering bestaat uit de directeur en een aantal MT-leden, die verantwoordelijk zijn voor de onderliggende afdelingen van BV. De directeur en MT-leden worden ondersteund door managementondersteuners. De inhoudelijke ondersteuning van (plaatsvervangend) directeur en de overige MT-leden vindt plaats door directie- en afdelingssecretarissen. De managementondersteuners, de secretarissen en de informatiemanagers vormen de Staf van de directie Bedrijfsvoering.

Over De Immigratie- en Naturalisatiedienst

Een vluchteling die niet veilig is in eigen land. Een ingenieur die zijn kennis in Nederland in de praktijk komt brengen. En een gezin dat elkaar na jaren weer in de armen kan sluiten. Wat ze met elkaar gemeen hebben? De IND beoordeelt hun verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden.

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.

De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers!

Bijzonderheden

Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.

We vragen tijdens de sollicitatieprocedure om twee referenties. Contact opnemen met één van de opgegeven referenties kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.

Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.

Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.