Contract Management Specialist

Het Havenbedrijf Rotterdam ambieert de slimste haven ter wereld te zijn! En wij zoeken collega’s om die ambitie waar te kunnen maken; om samen te bouwen aan de haven van morgen. Heb je interesse in de financiële en juridische processen die horen bij het beheer van huur- en erfpachtcontracten met betrekking tot verschillende terreinen in de Rotterdamse haven? Dan is het Havenbedrijf Rotterdam op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

De werkzaamheden in het Team bestaan uit drie hoofdtaken:

Contractenbeheer

Als Contract Management Specialist beheer je alle contracten met betrekking tot huur, opstal en erfpacht binnen het Havenbedrijf. Je bent het aanspreekpunt, regelt, regisseert en monitort proactief alle afspraken, alsmede draagt zorg voor de tijdige afhandeling van alle administratieve processen, verplichtingen en voorwaarden met betrekking tot een contract tijdens de hele contractcyclus. Je communiceert zelfstandig met zowel interne als externe partijen over de overeengekomen afspraken. Je geeft gevraagd en ongevraagd advies m.b.t. contractbeheer en de desbetreffende financiële risico’s. Je bent verantwoordelijk voor de controle en verwerking van belastingaanslagen, hierbij kan onder andere gedacht worden aan het maken van bezwaar en doorbelasten van belastingen (zoals bijvoorbeeld de onroerendezaakbelasting) aan onze klanten.

Debiteurenbeheer

Het Team is ook verantwoordelijk voor debiteurenbeheer. Met een helicopterview signaleer je en maak je rapportages over de voortgang (tijdige betaling door debiteuren). Je draagt zorg voor een correcte en tijdige facturatie.

Met betrekking tot de betalingen van facturen door onze debiteuren, adviseer en beslis je over afspraken omtrent betalingsregelingen. Je adviseert en beslist ook over de betalingsregelingen in deurwaarder dossiers en eventuele faillissement processen. Hiervoor heb je contact met de desbetreffende deurwaarders en curatoren.

Procesbeheer

Je zorgt voor de procesregie binnen jouw domein. Je monitort en analyseert de procesperformance en de proces uitval en neemt waar nodig de juiste actie. Je identificeert de verspillingen in de bestaande processen en de mogelijkheden van procesoptimalisatie, initieert en implementeert (soms met behulp van andere collega’s) verbeteringstraject. Vervolgens documenteert alle verbeterpunten en/of verwerkt in onze handleidingen.

Dagelijkse werkzaamheden:

• Controleren en beheren van diversen contractuele bepalingen die voortvloeien uit huur, opstal- en erfpachtcontracten (o.a. prijsindexatie, facturatie en contractuele afrekeningen);
• Gesprekspartner voor gemeentes, deurwaarders en curators, stakeholders en interne klanten/collega’s: juristen, projectleiders, business managers;
• Coördineren en beheren van het debiteurenproces en de incassozaken;
• Controleren, doorbelasten en beheren van decentrale belastingen (OZB, rioolheffing, etc.);
• Monitoren, analyseren en oplossen (waar nodig) van de procesperformance en desbetreffende uitval;
• Proces- en contracteigenaren adviseren op contractbeheersing, optimalisatie en beleid.

Wat bieden we jou?

• Geweldige collega’s: Bij ons werk je niet alleen samen met geweldige collega’s, maar geniet je ook (als je wil) van een bruisend sociaal leven buiten werktijd dankzij onze diverse en actieve medewerkersnetwerken.
• Aantrekkelijke, zelfstandige functie: Eigen initiatief wordt gestimuleerd en je impact is direct merkbaar. Dit is jouw kans om een legendarische bijdrage te leveren aan de grootste haven van Europa.
• Flexibele werkweek: Geniet van een 36-urige werkweek waarbij we een goede werk-privébalans stimuleren. Werk flexibel, leef legendarisch. Een werkweek van 40 uur is bespreekbaar.
• Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden: Een uitgebreide keuze aan trainingen en opleidingen om jezelf verder te ontwikkelen. Jij slim, wij slimmer!
• Vitaliteit en welzijn: Korting op je sportschool-abonnement en vers fruit op de werkplek. Blijf fit en voel je een legend.
• Competitief salaris: Afhankelijk van jouw opleiding en ervaring, bieden we een maximaal startsalaris van € 4.529,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek met doorgroeimogelijkheden tot € 5.661,- bruto per maand.
• Reiskostenvergoeding: Of je nu met de fiets of OV reist, wij zorgen voor een passende vergoeding.
• Flexibel beloningsbudget: 19,6% boven op je bruto maandsalaris, opgebouwd uit vakantietoelage (8%), dertiende maand (8,33%), vitaliteitsbijdrage (2,3%) en een extra budget (0,97%). Dit budget kun je tussentijds laten uitkeren of inzetten voor bijvoorbeeld een fiets, een duurzame investering, extra pensioenstortingen, extra verlofuren of aanvullende opleidingskosten.
• Uitzicht op een vast dienstverband: als we over en weer tevreden zijn, ontvang je na het eerste jaar een vast contract.
• Uitstekende pensioenregeling: Bij het ABP (middelloon-stelsel), waarbij wij zo’n 70% van de premie vergoeden. Zorg voor een legendarische toekomst.
• Laptop en mobiele telefoon van de zaak: Altijd de juiste tools bij de hand om je werk optimaal te kunnen uitvoeren.

Afdelingsinformatie

Het team is een onderdeel van het team Proces Management, onder de afdeling Finance. Proces Management is verantwoordelijk voor een correcte output van in- en verkoopprocessen.

Het doel van de afdeling is zorgen dat collega’s, klanten en leveranciers een werkend proces zonder belemmering ervaren. Dit realiseren wij o.a. door inzet van onze expertise en juiste adviezen te geven, maar ook door continu processen te verbeteren. Met andere woorden: het toepassen van de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act).

Het Team

Het team is een verantwoordelijk en zelf organiserend team van zes medewerkers. Er heerst een open en veilige cultuur waarin feedback geven en ontvangen vanzelfsprekend is. Van een medewerker wordt verwacht dat diegene zowel een teamplayer is als op eigen initiatief en zelfstandig werkzaamheden verricht, al dan niet onder begeleiding van een ervaren collega. Het team is eindverantwoordelijk voor het gehele proces rondom het beheer van de huur, opstal- en erfpachtcontracten, alsmede de doorbelasting en het beheer van zakelijke lasten (decentrale belastingen).

Wat vragen wij van jou?

• Je beschikt minimaal over een afgeronde juridisch of financiële HBO en/of WO-opleiding (academisch denkniveau);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring;
• Affiniteit met zowel de juridische als financiële aspecten van deze rol;
• SAP S/4 Hanna kennis is een pre.

Competenties die wij belangrijk vinden om succesvol te zijn in deze functie:

• Klantgerichtheid: Je begrijpt de (business)omgeving waarin de klant opereert. Je zoekt naar de kern van de werkelijke klantbehoeften en zorgt ervoor dat hieraan voldaan wordt. Daarnaast durf je ook lastige boodschappen aan de klant te communiceren, met respect voor de relatie en het behoud van klanttevredenheid.
• Kwaliteitsfocus: Je brengt nauwkeurig in kaart wat er gedaan moet worden, stelt op basis daarvan prioriteiten en onderneemt actie. Je bent accuraat en efficiënt, en richt je op het voorkomen van fouten door zorgvuldigheid en controle. Daarnaast voer je extra controles uit door data te checken en relevante vragen te stellen, om ervoor te zorgen dat het werk aan hoge kwaliteitsstandaarden voldoet.
• Resultaatgerichtheid: Je neemt het voortouw om herhaling van problemen te voorkomen. Je ziet en benut mogelijkheden om doelen eerder of op een betere manier te behalen. Je vindt hierbij de juiste balans tussen kwaliteit en efficiency, zodat de resultaten optimaal zijn.

Een integriteitsonderzoek en online screening maken deel uit van de selectieprocedure. Valicare voert namens het Havenbedrijf deze screening uit.

Diversiteit en inclusie

Binnen onze cultuur doet iedereen ertoe en streven we naar een voor jou veilige en vertrouwde omgeving waarin we elkaar inspireren, ondersteunen en van elkaar leren. Dit bereiken wij door voortdurend de dialoog met elkaar aan te gaan over de meerwaarde en impact van diversiteit en inclusie.

Jij, jouw (toekomstige) collega's, onze partners, leveranciers en klanten worden gestimuleerd om ideeën met ons te delen om zo een bijdrage te leveren aan diversiteit en inclusie binnen onze organisatie. Het blijft natuurlijk niet alleen bij praten; de ideeën die ontstaan worden ook daadwerkelijk in de praktijk gebracht!

Maar eerlijk is eerlijk, we zijn nog niet waar we willen zijn. We beloven dat we hier dagelijks samen hard aan blijven werken. Dit doen we zodat jij en al jouw (toekomstige) collega’s zich thuis voelen binnen onze organisatie en omdat we geloven dat diversiteit en inclusie ons als organisatie nóg beter maakt.

Ons wervings- en selectieproces is hierbij van cruciaal belang, omdat het direct van invloed is op de samenstelling van onze organisatie. Door competentiegericht te werven beloven wij gelijke kansen te bieden aan jou als sollicitant. Dus, ongeacht wie je bent of waar je vandaan komt of van wie je houdt, we kijken ernaar uit om jouw sollicitatie te ontvangen.

Contact: mo.jansen@portofrotterdam.com