Manager Service Center Onderwijs (onderwijsadministratie en -logistiek)

Werken als Manager Service Center Onderwijs bij TU Delft

Functieomschrijving

Je bent als manager ESC (Education Service Centre) lijnverantwoordelijk voor formatie, budget, de inhoudelijke prestatie van het ESC en voor het inrichten, structureren en ontwikkelen van de teams.

Je rapporteert aan de directeur ESA (Education & Student Affairs). Je bent lid van het managementteam van ESA en geeft leiding aan leidinggevenden van het ESC. Als manager houd jij je niet dagelijks bezig met de running business. Je zorgt ervoor dat jouw managers dat kunnen doen. Je faciliteert en coacht jouw managers in het aansturen van de operatie en in hun communicatie met faculteiten en andere ketenpartners. Je spart met je managers, nodigt ze uit om hun inbreng te geven, stimuleert eigenaarschap en daagt ze uit, zodat ze kunnen groeien.

Bij grote optimalisatieslagen in de operatie en/of in geval van escalatie (bijvoorbeeld tussen jouw managers en faculteiten) dan neem je de leiding. Je zoomt waar nodig in op de situatie en zet de lijnen uit. Je hoeft niet alles te weten van de uitvoering, maar als jouw managers ergens niet uitkomen, kun je de situatie doorgronden en gezamenlijk tot goed besluit komen. Je weet daarvoor uit complexe informatie grote lijnen te halen en nieuwe verbanden te leggen.

De ontwikkelingen in het speelveld (de landelijke context, de ambities binnen TU Delft, de trends in het onderwijs) vertaal je met je managers naar gewenste ontwikkelingen voor de komende jaren. Je draagt deze koers uit en houdt hem vast.

Vanuit je functie ben je lid van stuurgroepen als (gedelegeerd) opdrachtgever (business executive) of als gebruiker van het resultaat (senior user). Je verdiept je daarvoor in onderwerpen die zich soms binnen een ander vakgebied afspelen, zoals huisvesting of ICT. Je neemt ook deel aan overleg met een cluster van de beleidsmedewerkers. Zo kun je de verbinding leggen tussen onderwijsbeleid en de uitvoeringsorganisatie die jij onder jouw hoede hebt.

Het ESC in de komende jaren

Als je onderscheid maakt in run, change en improve, dan zal in de komende jaren de focus bij het ESC liggen op improve.

In de huidige landelijke situatie met krimpend budget, is er urgentie om de dingen anders te doen. Hiervoor ben je opdrachtgever van een werkagenda ‘efficiënte processen’ van waaruit verschillende projecten worden opgestart. Dit is een traject van jaren. De projecten gaan (in verschillende verschijningsvormen) over: stoppen met maatwerk, beperken van variatie, harmoniseren van de manier van werken en vervolgens automatiseren van handmatig werk. Er is geen ‘one size fits all’, want elk team bij het ESC heeft zijn eigen administratieve processen en andere aanpak. De ontwikkeling wordt nu versneld door een projectmanager en zal onderdeel worden van de reguliere optimalisatie van jouw organisatie. Het werken in processen en het ketendenken in de operationele uitvoering ga je in de komende jaren verder ontwikkelen.

Ondertussen gaat de dienstverlening elke dag gewoon door. En daar gebeuren ook dingen die mogelijk jouw aandacht vragen: tentamens die onverwacht niet goed verlopen, bijzondere bezwaren van studenten, politie aan de balie en allerlei andere (vaak onvoorspelbare) zaken. Faculteiten met hun eigen veranderambities zorgen voor (pieken in) werkdruk voor jouw teams. Dit moet je in goede banen leiden, want niet alles kan tegelijk. Jouw afdeling is de laatste wagon van een denderende trein en soms zul je de machinist moeten overtuigen om een ander spoor te kiezen of langzamer te rijden als dat noodzakelijk is.

Verandering komt ook van buiten de TU Delft, bijvoorbeeld vanuit het landelijk programma NPuls en wetswijzigingen. Als voorbeelden: de processen voor aanmelden en inschrijven voor opleidingen, keuzevakken en minoren veranderen vanwege landelijke student ID's. Er moet een uniforme landelijke diplomadatum worden ingevoerd. De WIB zorgt voor nieuw beleid. Wat betekent dit voor jouw dienstverlening en het werk van jouw mensen? Als het werk verandert hoort daar mogelijk ook een andere inrichting van de organisatie bij. Jij weet wanneer het tijd is om dat te evalueren en neemt hierin het initiatief.

Functie-eisen

Ervaring en competenties voor de komende jaren

• Wenselijke eigenschappen van de manager ESC zijn: daadkracht, besluitvaardigheid, resultaatgerichtheid, durf (lef) en een logische manier van benadering.
• Je bent verstandig, kunt prioriteren. Je hebt een nuchtere kijk op zaken met gevoel voor de mens tegenover je. Niet alles hoeft in volledige consensus besloten te worden en dat kun je goed en rustig uitleggen.
• Je houdt rekening met de meningen en gevoeligheden in de organisatie. Je laat continu een open communicatie zien, waarmee je zelf het goede voorbeeld geeft. Vertrouwen en psychologische veiligheid zijn voor jou een vanzelfsprekend onderdeel van goed leiderschap.
• Je bent aanspreekbaar op je eigen gedrag, spreekt anderen aan als het nodig is, en stimuleert werkomgeving waarin ruimte is voor respectvolle feedback.
• Je hebt WO werk- en denkniveau en ervaring met het aansturen van managers.
• Je hebt affiniteit met het optimaliseren van administratieve processen. Organisatorisch talent en stressbestendigheid zijn vanzelfsprekend kenmerken die bij jou passen.
• Je hebt inhoudelijke achtergrondkennis, bij voorkeur in de onderwijsorganisatie van de (soms politieke) context van een universiteit, hogeschool of een organisatie waar sprake is van een primair proces en ondersteunende processen (bijvoorbeeld in de zorg).
• Je hebt een vakinhoudelijke visie voor de administratieve en logistieke dienstverlening die je onder je hoede hebt.
• Je weet hoe de hazen lopen in een universiteit of je kunt aantonen waarom je dat snel zult doorgronden. Dat het goede gesprek niet altijd over exacte cijfers gaat, maar regelmatig over beelden heb je al eerder ondervonden. Je bent omgevingsgericht en organisatiesensitief, zodat je kunt omgaan met verschillende partners. Je kent de belangrijkste stakeholders en hun belangen.
• Je hebt een brede blik op je dienstverlening en je weet dat jouw handelen ook processen of dienstverlening raakt van je collega MT leden. Je kunt het geheel overzien met de rol van het ESC daarin, ook voor de komende jaren. Dat kun je niet alleen goed vertellen, maar ook goed op papier krijgen.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact! 🚀

Universiteitsdienst – Education & Student Affairs

Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, functioneel beheer onderwijsapplicaties en realisatie monitoring- en management rapportages, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Education Service Centre

Het Education Service Centre (ESC) is een afdeling binnen ESA die studenten, docenten en (faculteits-)medewerkers centrale ondersteuning biedt op het gebied van studentadministratie, onderwijsadministratie en onderwijs logistieke zaken.

Het ESC heeft ongeveer 100 fte die werkzaam zijn in vier teams. Het Contact Centre beantwoordt vragen van studenten over de procedures rondom o.a. toelating, inschrijving, collegegeld en huisvesting. Student Administration regelt de toelating en inschrijving van studenten, evenals alle bijbehorende procedures op het gebied van studentmobiliteit, beurzen, collegegeld, studentondersteuningsfonds, verblijfsvergunning en huisvesting. Study Programme Administration zorgt voor de administratie van alle studieprogramma’s en voortgang daarvan van alle individuele studenten, waaronder ook minoren en samenwerkingsprogramma’s met partneruniversiteiten. Education Logistics plant het onderwijs en de (digitale) tentamens van de faculteiten, maakt de roosters voor studenten, en beheert de onderwijszalen op de TU Delft Campus samen met Campus Real Estate, Facility Management en ICT.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 36-40 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 13 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €6286 - €7651 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.