Hoofd frontoffice

Word jij onze energieke teamleider voor het Servicepunt in Oirschot?

Ben jij de energieke teamleider die ons Servicepunt in Oirschot gaat aansturen? Weet jij zowel de resultaten als de mens daarbij centraal te stellen en je team te begeleiden bij (cultuur)verandering? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Defensie is volop in beweging. Er is veel te doen en goede ondersteuning is essentieel om onze Hoofdtaak 1 in te kunnen vullen: te beschermen wat ons dierbaar is. Onze Servicepunten spelen daarbij een belangrijke rol. Die zijn hét startpunt op de Defensielocaties om te voorzien in allerlei ondersteuningsbehoeften. Dat varieert van het beantwoorden van informatievragen tot het behandelen van wensen en klachten van de klant.

Als ons nieuwe Hoofd Frontoffice zorg jij ervoor dat het Servicepunt prima functioneert en dat alles op rolletjes verloopt. In deze leuke baan krijg je veel ruimte om de doelstellingen van het Servicepunt te realiseren.

Je zorgt ervoor dat de 7 front-office medewerkers in jouw team op een plezierige en professionele manier hun werk doen zodat reguliere en niet-reguliere serviceaanvragen professioneel opgepakt en afgehandeld worden. Dat kan zowel via mail, telefoon als in rechtstreeks fysiek contact.

Je streeft ernaar dat de processen en procedures voor iedereen op de kazerne helder zijn en dat het voor het team duidelijk is hoe deze op een servicegerichte manier te hanteren. Continu verbeteren staat daarbij hoog op de agenda.

Deze rol brengt je in contact met diverse interne en externe stakeholders, wat de baan soms hectisch maakt. Geen dag is daarbij hetzelfde. In deze dynamische omgeving weet je snel te schakelen en prioriteren. Dit vraagt flexibiliteit maar biedt ook energie en afwisseling. Juist deze afwisseling en verandering maakt dat je als leider echt impact kunt maken. Jij weet dan rust en overzicht te behouden. Met jouw heldere communicatie en oplossingsgerichte aanpak, bouw je bovendien goede werkrelaties op. Je kent de belangrijkste stakeholders en zij weten jou moeiteloos te vinden wanneer dit nodig is.

Kortom jij gaat er in deze veelzijdige baan voor zorgen dat jouw team op interne klanttevredenheid prima resultaten behaalt. Jij begrijpt als geen ander dat de medewerkerstevredenheid binnen jouw team hier onlosmakelijk mee verbonden is.

Spreekt dit jou aan? Lees snel verder!

Waar ga je werken?

Je gaat aan de slag op onze kazerne in Oirschot. Dat is de thuisbasis van de 13e Lichte Brigade van de landmacht, met enkele duizenden soldaten, officieren en medewerkers. Het is dus een grote locatie met rijke geschiedenis die teruggaat tot 1830.

Het Servicepunt in Oirschot is een van de lokale Servicepunten bij Defensie in Nederland. De Servicepunt organisatie is onderdeel van de Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB).

Om zo klantgericht mogelijk te werken, hanteert het Servicepunt een platte organisatiestructuur met minimale managementlagen. De medewerkers in jouw team krijgen ook veel verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig af te handelen. Hierbij wordt vertrouwd op hun verantwoordelijkheidsgevoel, op hun zelfsturend vermogen en kennis van zaken.

Je rapporteert zelf aan de Operationeel Manager.

De primaire interne stakeholders zijn de collega’s van de bewaking en beveiliging, de catering en de facilitaire diensten, allen vallend onder de Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging. Extern zijn dat onder andere leveranciers.

Wat ga je doen?

De focus in deze baan ligt op het optimaal laten functioneren van het Servicepunt, met een goed draaiend team. Jouw belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Vorm- en inhoud geven op de kazerne aan de missie van de Servicepunt-organisatie en aan (nieuw) landelijk beleid;
• Uitzetten van de lijnen en kaders voor het team om met zelfstandigheid aan de slag kunnen gaan;
• Zorgen voor een goede bezetting van het Servicepunt;
• Voeren van voortgangs- en functioneringsgesprekken, begeleiden, ondersteunen en motiveren van medewerkers in hun dagelijks functioneren, in hun professionaliteit en in hun ambities.
• Fungeren als aanspreekpunt bij organisatorische en procesmatige zaken;
• Stakeholder management, zorgen voor goede afstemming en helderheid over te leveren diensten, samenwerking en wederzijdse verwachtingen;
• Representeren van Servicepunten Oirschot in diverse lokale en landelijke overleggen en in projecten;
• Signaleren van verbetermogelijkheden, afstemmen met team en landelijke collega’s;
• Oppakken van voorkomende zaken ten behoeve van het optimaal functioneren van het Servicepunt

Functie-eisen

Wie ben jij?

Als hoofd van een Servicepunt team breng je de volgende competenties mee:

• Communicatief sterk (mondeling en schriftelijk): je weet helder en overtuigend te communiceren;
• Klantgericht en probleemoplossend: je denkt in oplossingen en streeft naar optimale klanttevredenheid;
• Kwaliteitsbewust: je hecht eraan dingen goed te doen en streeft naar continue verbetering;
• Teamplayer en verbinder: je brengt mensen samen en stimuleert samenwerking;
• Plannen en organiseren: je bent gestructureerd en weet prioriteiten te stellen;
• Netwerken: je bouwt en onderhoudt gemakkelijk een (in)formeel intern en extern netwerk;
• Leergierig: je staat open voor nieuwe kennis en ontwikkeling.

Wat neem jij mee?

• een afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur op het gebied van Facility management
• minimaal 3-5 jaar leidinggevende werkervaring opgedaan in een soortgelijke functie.
• ruime ervaring met verandertrajecten, coachen van teams en met continu verbeterprogramma’s.

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.

Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer
• het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum
• een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering
• een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering
• een accu of elektrische onderdelen voor een fiets
• de betaling van de vakbondscontributie
• laten uitbetalen

Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het Servicepunt is hét startpunt op locatie voor alle ondersteuningsbehoeften van onze Defensiecollega’s. Het Servicepunt is vertegenwoordigd op alle Defensielocaties en bestaat uit het cluster Klantcontactmanagement, het cluster Servicemanagement en het Bedrijfsbureau.

Cluster Klantcontactmanagement: De frontoffice op locatie en het Klantcontactcenter in Den Haag. De frontoffice neemt de vraag van de klant over, gaat samen met de in- en externe leveranciers voor de klant aan de slag en informeert de klant over de voortgang. Zo heeft de Defensie collega altijd één contactpersoon voor de aanvraag. Het Klantcontactcenter is het telefonische aanspreekpunt voor de ondersteuningsbehoeften van onze Defensiecollega’s.

Cluster Servicemanagement: De servicemanager is hét aanspreekpunt op locatie voor alle ondersteuningsvragen van de lokale opdrachtgever. De servicemanager neemt de ondersteuningsvraag over en vertaalt deze in samenwerking met de leveranciers naar concrete producten en diensten. De servicemanager richt zich hierbij op de dienstverlening in het uitvoeringsjaar en de komende jaren.

Bedrijfsbureau: Het Bedrijfsbureau is een klein, maar dedicated team dat zich op de achtergrond bezighoudt met stafactiviteiten om ervoor te zorgen dat de Servicepunt collega’s op locatie optimaal hun werk kunnen uitvoeren.

Het Servicepunt is een unieke organisatie binnen de Defensieorganisatie. In tegenstelling tot de meeste organisatieonderdelen binnen Defensie, kent het Servicepunt geen sterke hiërarchie. Het Servicepunt kenmerkt zich als een platte organisatie waarbij er weinig managementlagen bestaan. Dit betekent dat jij dus veel verantwoordelijkheid hebt. Hierbij vertrouwen wij op jouw zelfsturend vermogen en jouw expertise om uitstekende dienstverlening te kunnen leveren.

Binnen het Servicepunt vinden wij het belangrijk dat jij de ruimte krijgt om jezelf als professional én mens verder te ontwikkelen. Je komt terecht in een veilige werkomgeving waar fouten maken mag.

Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het Ministerie van Defensie werken ongeveer 74.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Defensie Ondersteuningscommando
Het DOSCO is de overkoepelende dienstverlener voor de gehele Defensieorganisatie. Elk dienstencentrum heeft zijn eigen expertise. Het DOSCO streeft ernaar de klantgerichtheid te versterken, de dienstverlening te professionaliseren en de doelmatigheid te vergroten.

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.