Afdelingshoofd bedrijfsvoering en ondersteuning/MT-lid

Functieomschrijving

Als afdelingshoofd bedrijfsvoering en ondersteuning ben je verantwoordelijk voor degelijke bedrijfsvoering van de directie, adequate ondersteuning van de politieke en ambtelijke top en een goede werking van het bureau protocol en evenementen. Je primaire taak is ervoor te zorgen dat alle randvoorwaarden in orde zijn om de politieke en ambtelijke top zijn werk te kunnen laten doen. Dat betekent onder andere dat je ervoor zorgt dat de directie over de benodigde (financiële) middelen beschikt, de huisvesting toereikend is en de bedrijfsvoeringsprocessen soepel lopen. Je bent een spin in het web binnen de directie en richting de bedrijfsvoeringsdirecties van de Bestuursstaf, zoals de directies financiën & control en HR & bedrijfsvoering. Je adviseert de directeur DBOA en in voorkomend geval de (plaatsvervangend) secretaris-generaal of bewindspersonen over kwesties die raken aan hun ondersteuning. Tegelijkertijd zorg je ervoor dat de collega’s die zich primair richten op de ondersteuning van de politieke en ambtelijke top goed en met plezier hun werk kunnen doen. Als lid van het managementteam van DBOA zorg je er samen met de directeur en plaatsvervangend directeur DBOA voor dat de directie functioneert, in verbinding staat met de rest van de organisatie en de werksfeer en werkdruk in balans zijn. Dat alles vergt goede netwerkvaardigheden, organisatiesensitiviteit en het vermogen om medewerkers te helpen ontwikkelen. Daarnaast ben je benaderbaar, oplossingsgericht en weet je je goed staande te houden in een omgeving waar de druk hoog kan zijn. Je deinst er dan ook niet voor terug om tegen de stroom in te roeien en durft ook moeilijke boodschappen te brengen.

Je precieze werkzaamheden zullen in overleg worden vastgesteld, ook in nauwe samenwerking met de adviseur bedrijfsvoering, maar in jouw werk zal je onder meer verantwoordelijk zijn voor:

• Het ontwikkelen en bewaken van de interne bedrijfsvoering van DBOA (o.a. het coördineren en aansturen van alle processen rondom personeel, financiën, aanschaf en huisvesting en het initiëren van vernieuwingen in de bedrijfsvoeringsprocessen);
• Het coördineren en aansturen van de facilitaire ondersteuning voor de politieke en ambtelijke top (o.a. het coördineren van huisvestings-en inrichtingsvraagstukken en het leggen en onderhouden van contacten binnen en buiten de Bestuursstaf);
• Het coördineren, bewaken en waar nodig bijsturen van de planning & control-cyclus van DBOA (o.a. het opleveren van rapportages, het sturen op realisatie en adviseren over afwijkingen);
• Het aansturen van de afdeling, bestaande uit managementondersteuners, adviseurs protocol en evenementen, een adviseur bedrijfsvoering, de chauffeurs, een facilitair medewerker en kamerbewaarders, in totaal ca. 20 personen.

Functie-eisen

Werk / denkniveau

WO werk- en denkniveau

Kennis en vaardigheden

• Je heb ervaring op het gebied van bedrijfsvoering en procesmanagement;
• Je hebt ervaring of affiniteit met functioneel aansturen van met name ondersteuners (o.a. leiden van een team, individuele begeleiding/coaching);
• Je kunt makkelijk opereren in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Je hebt oog voor bestuurlijke en politieke verhoudingen;
• Je bent flexibel, drukbestendig en laat je niet uit het veld slaan als het moeilijk wordt;
• Je kunt zorgvuldig, integer en op gepaste wijze omgaan met informatie.

Competenties/gedragskenmerken

• Beïnvloeden
• Communiceren
• Flexibiliteit
• Mensgericht
• Omgevingsgericht
• Ontwikkelen medewerkers
• Organisatiegericht
• Oordeelsvorming

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, de Nederlandse nationaliteit is hiervoor een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De Directie Bestuursondersteuning en Advies (DBOA) is onderdeel van de Bestuursstaf en heeft als doel de omstandigheden te scheppen in, met en voor de organisatie, waarin de politieke en ambtelijke leiding van Defensie kan sturen en verantwoordelijkheden kan dragen om te beschermen wat ons dierbaar is. In een veilige en inclusieve omgeving staat DBOA voor integraliteit, verbinding, tijdigheid, kwaliteit en tegenspraak en is DBOA benaderbaar, flexibel en betrokken.

Functieomgeving
Als afdelingshoofd bedrijfsvoering en ondersteuning bij de Directie Bestuursondersteuning en Advies speel je een sleutelrol in het creëren van de randvoorwaarden voor de besluitvorming in de top van het departement. Een veelzijdige baan in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. In een wereld die steeds complexer wordt, draag je samen met betrokken collega’s bij aan de veiligheid van Nederland.

Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.