Management Assistent

Let’s start a voyage, to create something truly magical

Ben jij die multitasker die graag zelf de puntjes op de i zet? Wij zijn gespecialiseerd in de bouw van luxe zeiljachten van 30 tot 80 meter en zoeken een managementassistent voor minimaal 32 uur per week.

Wat ga je doen;

Allereerst ondersteun en ontzorg je de tweekoppige directie in de breedste zin van het woord. Zij moeten zich kunnen focussen op de business en jij neemt hen al het werk dat je maar enigszins over kunt nemen uit handen.

Daarnaast ondersteun je de directie en management met de communicatie zowel intern als ook extern. Je hebt inzicht in de mailboxen, agenda’s en correspondentie van de directie, filtert daaruit zaken die jij af kunt handelen en attendeert de directie op urgente berichten. Nagenoeg alle communicatie met externe partijen is het in Engels. Ook bereid je reizen van de directieleden voor en boek je hotels.

Bij uiteenlopende onderwerpen biedt jij ondersteuning; je schrijft e-mails en brieven, bereidt presentaties voor, maakt overzichten, verzamelt stukken voor bijeenkomsten en vergaderingen en werkt deze uit. Daarnaast zijn allerlei organisatorische en administratieve werkzaamheden die opgepakt moeten worden ten aanzien van klanten en bezoekers. Hierbij werk je samen met collega’s en de receptionistes.

Met betrekking tot de commerciële activiteiten van directie en management ondersteun je op operationeel niveau bij de uitvoering van de verschillende evenementen en ontvangsten. Daarnaast ondersteun je bij de organisatie van jaarlijkse beurzen en evenementen.

Het contact met internationale klanten maakt jouw werk voor jou extra leuk. Deze branche kent geen ‘9 tot 5 mentaliteit’ en iedere dag is anders. Hoewel normaliter kantoortijden worden aangehouden, kan het voorkomen dat internationale klanten de werf buiten de reguliere tijden bezoeken. Wanneer de directie jouw hulp ’s avonds of in het weekend incidenteel nodig heeft, sta jij klaar en ben je beschikbaar!

Tot slot ben je aanspreekpunt en vraagbaak voor collega’s m.b.t. allerlei vragen en ontlast je ook op die manier de directie.

Wat wij zoeken;

• Gedegen opleidingsachtergrond;
• HBO werk- en denkniveau;
• Uitstekende kennis van de Engelse taal en Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Ervaring in een soortgelijke rol, bij voorkeur in internationale setting;
• Minimaal 32 uren per week beschikbaar;
• Geen ‘9-5 mentaliteit’.

Jouw karakter eigenschappen ;

• Je voelt je op je plek in een dynamisch, innovatief en internationaal bedrijf.
• Je benadert zaken proactief en positief.
• Je hebt een dienstverlenende instelling en een goed gevoel voor prioriteiten.
• In jouw werk ben je nauwkeurig en gestructureerd, flexibel ingesteld en houd je van doorpakken.
• Zelf werk je gestructureerd, maar je kunt er goed tegen wanneer jouw omgeving alles behalve gestructureerd is. Dan blijf je rustig, houd je het overzicht en zie je wat er moet gebeuren.
• Je staat stevig in je schoenen en weet op een natuurlijke en enthousiasmerende wijze zaken voor elkaar te krijgen.
• Communicatief en taalkundig ben je sterk. Tegelijkertijd kun je je ook kwetsbaar opstellen, kun je reflecteren en werk je graag samen.
• Je beschikt over een gezonde dosis humor, bent energiek en raakt niet snel gestrest.
• Tot slot vind je een grote mate van betrokkenheid essentieel en heb je een vriendelijke, klantgerichte en een collegiale instelling.

Info
Standplaats Zwartsluis; 40-urige werkweek; Minimaal 32 uur per week beschikbaar.