Executive Operations Assistant | Waldorf Astoria Amsterdam

Lavora come Executive Operations Assistant presso Waldorf Astoria Amsterdam

Come Executive Operations Assistant per il Waldorf Astoria Amsterdam sarai responsabile di garantire un servizio clienti di qualità costante agli ospiti, in conformità con i Waldorf Astoria True Service Standards.

Il tuo obiettivo sarà offrire agli ospiti un soggiorno memorabile e personalizzato, assicurandoti che il team risponda in modo efficiente alle loro richieste e li informi sui servizi e vantaggi offerti dall’hotel.

Funzioni essenziali:

• Supporto amministrativo all’Executive Office: reportistica, aggiornamento calendari, organizzazione viaggi, ecc.
• Punto di contatto per l’Executive Office quando necessario.
• Costruire e mantenere relazioni con il quartiere, fornitori, partner e ospiti.
• Supportare altri dipartimenti quando richiesto.
• Supportare le attività di vendita.
• Essere disponibile per gli ospiti VIP come punto di contatto e co-responsabile per la gestione dei reclami VIP, trasmettendo e documentando tali reclami.
• Accettare e trasmettere le richieste degli ospiti VIP ai reparti/personale competenti.
• Conoscenza dettagliata e supporto del Personal Concierge Program e di Engage.
• Applicare gli standard dell’hotel nel lavoro quotidiano, perseguendo attivamente gli obiettivi dell’hotel.
• Conoscenza approfondita della struttura e promozione attiva dei servizi dell’hotel.
• Fornire informazioni e prenotazioni per viaggi in autobus/treno/aereo, eventi, ristoranti, teatri, concerti, tour della città, visite turistiche, ecc.
• Essere a conoscenza dei punteggi Qualtrics e agire per migliorarli.
• Collaborare con i membri del team di tutti i reparti per offrire i più alti standard agli ospiti VIP.
• Partecipare regolarmente a corsi di formazione e applicare le competenze acquisite.
• Responsabilità condivisa per la sicurezza in hotel e rispetto rigoroso di tutte le istruzioni di sicurezza, soprattutto nell’uso di macchinari e attrezzature.
• Conoscere le procedure in caso di evacuazione/allarme incendio o altre emergenze (es. minacce di bomba).
• Ottenere tutte le informazioni rilevanti dal turno precedente, inclusi volume di lavoro, ospiti VIP/speciali, compiti da chiarire/completare ed eventi speciali.
• Partecipare a riunioni e passaggi di consegne tra turni.
• Svolgere compiti amministrativi correlati.
• Assumere altri compiti e progetti speciali che possono sorgere durante l’attività.
• Eseguire il lavoro quotidiano di mise-en-place.
• Essere aggiornato sulle attività giornaliere dell’hotel.
• Follow-up su commenti/corrispondenza degli ospiti.
• Partecipare e preparare i turni settimanali e mensili per il programma Ambassador on Duty.
• Prenotazione di riservazioni per il personale e richieste speciali.
• Marketing: supporto e consulenza al team marketing per servizi fotografici, riprese e interviste; controllo della grammatica su tutti i testi per pubblicazioni interne ed esterne.
• Gestione voucher regalo e premi per vincitori di corrispondenza presso altre proprietà Hilton Worldwide.

Funzioni di supporto:

Oltre alle funzioni essenziali, questa posizione può essere chiamata a svolgere una combinazione delle seguenti funzioni di supporto, con la percentuale di tempo determinata dal supervisore in base alle esigenze aziendali.

• Supportare il General Manager e l’Hotel Manager.
• Condurre e partecipare alle riunioni di comunicazione Front of House.
• Partecipare allo sviluppo di nuovi programmi e idee per migliorare SES, la soddisfazione degli ospiti e le fonti di ricavo.
• Responsabile di garantire che la formazione sia completata secondo gli standard del marchio Waldorf Astoria.
• Stabilire obiettivi e target dipartimentali, orari di lavoro, politiche e procedure.
• Condurre formazioni e assicurarsi che il team sia completamente formato in tutti gli aspetti delle mansioni.
• Garantire la conformità a tutti gli aspetti della Quality Assurance.
• Supportare eventi stampa e media.
• Monitorare le tendenze e saper spiegare i risultati. In caso di aspetti negativi, predisporre e attuare un piano d’azione.
• Gestire le riunioni mensili di comunicazione e redigere i verbali.
• Rispondere ai commenti degli ospiti su Qualtrics e Service Recovery.
• Costruire e mantenere relazioni con il quartiere, fornitori e ospiti.

Conoscenze, competenze e abilità specifiche richieste

Il candidato deve possedere le seguenti conoscenze, competenze e abilità e deve essere in grado di spiegare e dimostrare di poter svolgere le funzioni essenziali del ruolo, con o senza accomodamenti ragionevoli.

• Capacità di lavorare sotto pressione e gestire situazioni stressanti durante i periodi di maggiore attività.
• Capacità di comunicare in olandese e inglese, sia oralmente che per iscritto, con ospiti e dipendenti, alcuni dei quali richiederanno elevati livelli di pazienza, tatto e diplomazia per gestire situazioni di tensione, raccogliere informazioni accurate e risolvere problemi.
• La conoscenza di ulteriori lingue è considerata un vantaggio.
• Conoscenza completa degli standard di servizio Waldorf Astoria Amsterdam.
• Mantenere e sviluppare una vasta consapevolezza culturale.
• Conoscenza approfondita della città di Amsterdam, per offrire un’esperienza impeccabile agli ospiti.
• Mantenere una buona comunicazione e rapporti di lavoro con tutti i reparti dell’hotel.

Cosa significa lavorare per Hilton?

Hilton è la principale azienda globale nel settore dell’ospitalità, che copre il settore alberghiero dai lussuosi hotel e resort full-service alle suite per soggiorni prolungati e agli hotel di fascia media. Da quasi un secolo, Hilton offre ai viaggiatori d’affari e di piacere il meglio in termini di sistemazioni, servizi, comfort e valore. Hilton è dedicata a continuare la sua tradizione di offrire esperienze eccezionali agli ospiti attraverso i suoi marchi globali. La nostra visione “riempire la terra con la luce e il calore dell’ospitalità” ci unisce come team per creare ogni giorno esperienze di ospitalità straordinarie in tutto il mondo. I nostri straordinari Team Members sono il cuore di tutto questo!