Executive Assistant

Werken als Executive Assistant bij Red Panda Works

Werk direct met mij en de andere MT-leden en help met structuur, overzicht en regie in een snelgroeiende agency in Amsterdam.

Je zorgt dat mijn agenda klopt, mijn inbox overzichtelijk is en dat er ruimte komt voor focus. Je neemt het voortouw in het organiseren van mijn werkdag. Daardoor kunnen we bij Red Panda Works blijven bouwen aan de meest vooruitstrevende marketingaanpak voor B2B-bedrijven.

Waarom ik deze vacature schrijf

Ik ben Jordi Bron, oprichter van Red Panda Works en schrijver van Full System Marketing. Mijn werk bestaat uit het ontwikkelen van strategische groeiplannen voor B2B-organisaties… én uit het bouwen aan Red Panda zelf. Denk aan strategische sessies met klanten, presentaties geven, investeren in ons team en het ontwikkelen van nieuwe formats, proposities en systemen.

Dat is veel. En om daar écht goed in te zijn, heb ik iemand naast me nodig die rust brengt. Die mijn agenda beschermt, die mijn inbox beheert, die praktische zaken voor me regelt voordat ze een probleem worden. Iemand die zelf initiatief neemt, die regelt vóór ik het hoef te vragen, die structuur aanbrengt zonder bureaucratisch te worden.

Met jou aan mijn zijde kan ik focussen op strategie, innovatie en groei, omdat jij zorgt voor alles wat daarvoor nodig is.

Wat we bouwen bij Red Panda Works

Red Panda Works is een strategisch marketingbureau voor B2B scale-ups en MKB+ bedrijven, vooral in IT en consultancy. We helpen klanten groeien met slimme systemen, contentformats, automation en een duidelijke langetermijnstrategie.

We zijn zelf óók een snelgroeiend bureau met stevige ambities. Dat betekent veel beweging, veel verantwoordelijkheid, veel vrijheid – maar ook veel behoefte aan overzicht, structuur en onderlinge afstemming.

In deze rol werk je nauw met mij samen, maar krijg je ook een verbindende rol binnen het bredere team. Je ondersteunt bij recruitment, teamcommunicatie en soms zelfs bij het organiseren van sessies of events. Zie het als een combinatie van Executive Assistant, Office Manager en een informele People Coach die alles achter de schermen soepel laat verlopen.

Wat ga je doen?

Het doel: mijn werkdag soepeler laten verlopen dan ik ooit alleen zou kunnen. Jij zorgt dat ik me kan focussen en dat niets tussendoor glipt.

• Agendabeheer: Je plant met vooruitziende blik en bewaakt mijn agenda met ijzeren hand. Je weet waar ik energie van krijg en wat energie slurpt.
• Inboxbeheer: Je screent e-mails, maakt voorselecties, zet concept-antwoorden klaar en houdt in de gaten wat wanneer opgevolgd moet worden.
• Operationele ontzorging: Je regelt reizen, bonnetjes, administratie, boekingen, autobeheer, documenten, tools. Alles wat tijd kost, daar kom jij in beeld.
• LinkedIn en communicatie: Je helpt bij berichten, reacties en comments. Je kunt ghostwriten (vooral comments) als het nodig is, maar belangrijker nog: je houdt de consistentie erin en zit dus ook Jordi (en het team) achter de broek aan.
• Ondersteuning bij recruitment: Je helpt bij het searchen, berichten sturen, inplannen van gesprekken en onboarding.
• Office management: Je zorgt ervoor dat het team in een prettige, goed georganiseerde werkomgeving functioneert. Denk aan werkzaamheden zoals voorraadbeheer, inrichting van werkplekken, organiseren van events en bedrijfsuitjes, ontvangen van bezoekers…
• Team & cultuur: Je brengt structuur en warmte bij het team. Je krijgt de vrijheid om informeel onze mensen aandacht te geven als jij denkt dat dat helpt voor de sfeer en het teamgevoel. Zorg dat mensen lekker in hun vel zitten.

De rol is hybride, maar ik werk het liefst met iemand die grotendeels op kantoor is. Veel gaat sneller en beter in persoon.

Wanneer ben jij succesvol?

• Je hebt ervaring als Executive Assistant, Office Manager of vergelijkbare rol – liefst in een snel veranderende omgeving.
• Je hebt eerder gewerkt met founders of CEO’s.
• Je bent extreem zelfstandig, proactief en houdt ervan als dingen kloppen.
• Je denkt in oplossingen, niet in vragen. Je ziet dingen aankomen en hebt ze al geregeld voordat iemand erom vraagt.
• Je communiceert helder, professioneel en prettig.
• Je haalt plezier uit plannen, structureren en ondersteunen – ook in kleine dingen.
• Je kunt goed omgaan met een ondernemer die veel ideeën heeft, maar weinig tijd.
• Je werkt op HBO-niveau.
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands. Engels is mooi meegenomen.

Red flags

• Je bent afwachtend in handelen of besluitvorming.
• Je wacht liever af dan zelf initiatief te nemen.
• Je haalt geen energie uit regeltaken of het ondersteunen van een ander.
• Je vindt het niet fijn als je ‘s avonds nog een bericht krijgt.
• Je verliest snel het overzicht of laat dingen tussen wal en schip vallen.

What's in it for you?

• Een parttime functie van 3 à 4 dagen per week (ook in te vullen met halve dagen).
• Een bruto maandsalaris tussen €3.083 en €4.689 (op basis van 40 uur).
• Samenwerking op topniveau in een hecht, slim en ambitieus team.
• Een kantoor op een toplocatie in Amsterdam.
• Veel verantwoordelijkheid en veel vertrouwen.
• MacBook van de zaak.
• Belastingvrije vergoeding van je reiskosten.
• Flexibele werktijden; werk wanneer het jou uitkomt. Jij bent goed in plannen, dus ga je gang!