Decentraal Informatiespecialist

Functieomschrijving

Het Ministerie van Justitie en Veiligheid werkt planmatig toe naar een steeds volwassener informatiehuishouding. Binnen het Bestuursdepartement staat elke directie voor haar eigen specifieke uitdagingen. Bij sommige directies is de informatiehuishouding redelijk tot goed op orde, bij andere is nog veel werk aan de winkel. Als decentraal informatiespecialist is het jouw taak om directies te ondersteunen de informatiehuishouding op orde te krijgen en te houden. Hierin laveer je tussen medewerkers tot en met de MT-leden. Een goede informatiehuishouding is tenslotte een taak van iedereen!

Je belangrijkste taken zijn:

• Het instrueren van (nieuwe) medewerkers m.b.t. de omgang met informatie
• Het geven van (maatwerk-)instructies over werken in het DMS;
• Werkafspraken maken, actualiseren en de nalevering daarvan monitoren;
• Rapporteren aan de MT’s over de kwaliteit van hun informatiehuishouding;
• Introduceren van nieuwe functionaliteiten, zoals Zoek-en-vind of de e-handtekening;
• Het geven van algemene trainingen over werken in het DMS en omgaan met informatie.

Naast deze generieke taken ben je inzetbaar voor centrale projecten die zich richten op het versterken van de informatiehuishouding en het i-bewustzijn binnen het hele kerndepartement. Deze projecten zijn minder planbaar, maar daardoor des te leuker!

Omdat je veel contacten hebt, kom je veel verschillende situaties tegen; ook situaties met weerstand. Jij kunt daar goed mee omgaan en weet je directe collega’s te vinden om ervaring uit te wisselen. Wij zoeken dus iemand die zich enerzijds thuis voelt in een team, maar ook zelfstandig goed uit de voeten kan.

In jouw brief horen we graag in max. 500 woorden in welk bijzonder IHH-project jij een belangrijke bijdrage hebt geleverd. Maak daarin zo SMART mogelijk wat jouw rol, bijdrage en resultaat precies was.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde Hbo- of Wo-opleiding
• Je hebt een aanvullende opleiding afgerond m.b.t. informatiebeheer/recordmanagement
• Je hebt enkele jaren werkervaring in het vakgebied informatiebeheer/informatievoorziening
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en hebt ervaring met trainingen geven, presenteren en instructies geven
• Je bent de Nederlandse taal goed machtig en functioneert goed in een Nederlandstalige omgeving
• Je hebt kennis van of ervaring met documentmanagementsystemen (DMS)
• Je maakt je nieuwe kennis en werkwijzen snel eigen
• Je werkt zelfstandig en denkt actief mee over hoe we werkwijzen en procedures kunnen verbeteren

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het Dienstencentrum zorgt ervoor dat medewerkers van het bestuursdepartement ongestoord kunnen werken. Centraal staat ondersteuning bij en advisering over verschillende dienstverleningsdomeinen zodat er geen zorgen zijn over ict, inkoop, informatievoorziening, huisvesting, meubilair, catering, post of een schone werkomgeving. Je werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit de afdeling Relatie- en Informatiemanagement binnen het Dienstencentrum.

Het Dienstencentrum werkt dienstgericht. Er zijn op dit moment zes diensten: Facilitaire werkomgeving, Digitale werkomgeving, Informatiehuishouding, Inkoop en Identity & Accessmanagement. Een dienst is een samenwerkingsverband van collega’s uit verschillende afdelingen en directies om zo over de kolommen heen vanuit verschillende invalshoeken meer samen te werken om de dienstverlening verder te optimaliseren.

Team AIV

Het team Advies Informatievoorziening is onderdeel van de afdeling Relatie- en Informatiemanagement. We verzorgen de ondersteuning van het digitaal zaakgericht werken in het documentmanagementsysteem DigiJust (FileNet). Die ondersteuning doen we ook voor andere applicaties die gebruikt worden binnen onze informatiehuishouding (voor samenwerken, digitaal vergaderen, vinden van informatie, electronisch ondertekenen, etc.)

Gebruikers kunnen bij ons terecht met concrete vragen en voor instructies, maar ook voor advies om de informatiehuishouding beter op orde te krijgen. Daarnaast zijn onze recordmanagers verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk houden van archiefwaardige informatie, zowel in papieren als digitale vorm. Wij bieden ondersteuning bij grote informatieverzoeken en bij archiefonderzoek.

Ministerie van Justitie en Veiligheid

Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint.

Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid.

Samen met honderdduizend collega’s bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak.

Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.

Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij JenV zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.