Directiesecretaris / Leidinggevende secretariaat

Functieomschrijving

Ben jij een energieke, doortastende organisator die houdt van dynamiek en het werken met mensen? Krijg je energie van het soepel laten verlopen van directiebrede processen én van het aansturen van een team? Dan is deze rol als directiesecretaris bij de directie Patiënt en Zorgordening (PZo) iets voor jou. Je bent de verbindende schakel binnen de directie, iemand die het overzicht bewaart, proactief handelt en het team ondersteunt én aanstuurt.
De directie PZo bestaat uit ongeveer 70 collega’s en werkt met een collegiaal managementteam van vijf leden. We hebben geen afdelingsstructuur maar werken flexibel in teams en projecten. De cultuur van PZo is open, mensgericht en samenwerkingsgericht. Je komt te werken in een omgeving waar veel ruimte is voor initiatief en ontwikkeling.

Wat ga je doen als Directiesecretaris / Leidinggevende secretariaat?

“Geen dag is hetzelfde in deze functie. Je schakelt continu tussen strategie en uitvoering, mensen en processen.”

Sabine manager PZo

Als directiesecretaris heb je twee kerntaken: je ondersteunt het managementteam (MT) zowel inhoudelijk als organisatorisch en je geeft leiding aan het team van managementondersteuners (4 fte). Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en verslaglegging van de wekelijkse MT-vergaderingen en zorgt voor een duidelijke agenda en goede follow-up. Als spin in het web vorm je de verbindende schakel tussen het MT, het secretariaat, collega’s binnen VWS en externe partijen.

Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor collega’s met vragen over facilitaire en personeelszaken, zoals autorisaties voor systemen of het regelen van apparatuur. Je ondersteunt bij in- en uitdienstprocessen en onderhoudt hierbij contact met HR, de recruiter en P-Direkt. In samenwerking met de financieel adviseur bewaak je de personeelsprognoses en pak je inkoop- en declaratievraagstukken op. Je bent ook het eerste aanspreekpunt voor bedrijfsvoeringsvragen.

In je rol als leidinggevende van het secretariaat geef je richting en begeleiding aan het team van managementondersteuners. Je bent verantwoordelijk voor hun inzet, de kwaliteit van het werk, de voortgang én het werkplezier binnen het team. Ook neem je het initiatief voor verbindende en directiebrede activiteiten, zoals het jaarlijkse teamuitje of de eindejaarsbijeenkomst. Jij bent degene die wordt gebeld als er iets geregeld moet worden, omdat jij oog hebt voor wat er moet gebeuren – en voor de details die anderen vaak over het hoofd zien.

Functie-eisen

• Je hebt een hbo-diploma, bijvoorbeeld in personeel & organisatie, bedrijfsvoering of management.
• Je hebt bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare functie binnen een ministerie, gemeente of andere overheidsorganisatie.
• Je bent een dienstverlenende en doortastende professional die zelfstandig werkt en initiatief neemt.
• Je beschikt over leidinggevende kwaliteiten en weet je team te motiveren en te ontwikkelen.
• Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk, en werkt gestructureerd.

Herken jij jezelf hierin?
Je bent goed in plannen en organiseren en weet hoofd- en bijzaken feilloos van elkaar te scheiden. Je kunt snel schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden en blijft daarbij rustig en doelgericht. Als natuurlijke verbinder werk je graag samen, luister je goed en zoek je actief naar oplossingen. Je voelt je verantwoordelijk voor het geheel én voor de mensen met wie je werkt. Daarnaast ben je klantgericht, beschik je over een scherp oordeelsvermogen en weet je complexe vraagstukken overzichtelijk te maken.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag;
• Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.

Meer over de functiegroep Operationeel Manager

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Patiënt en Zorgordening werkt aan goede, toegankelijke en betaalbare zorg. We zorgen voor beleid, wet- en regelgeving die directe impact hebben op het leven van mensen: van de spreekkamer tot de bestuurskamer. Onze aanpak is mensgericht, samenwerkingsgericht en resultaatgericht. We werken in multidisciplinaire teams, geven ruimte voor initiatief en zijn voortdurend in gesprek met partners binnen en buiten VWS. We zijn trots op ons werk en op hoe we het doen: professioneel, betrokken en met plezier.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)

Talent als basis, diversiteit als kracht

VWS stimuleert een inclusieve organisatiecultuur, waarin alle medewerkers actief betrokken en opgenomen worden in de groep. Waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

VWS werkt aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Ruim 6.700 mensen zetten zich in voor goede en betaalbare zorg en ondersteuning, een gezonde levensstijl, voldoende beweging, (top)sportvoorzieningen en goede voeding. Ons werk is betekenisvol, wat maakt dat onze mensen hun baan écht leuk vinden. Dat zorgt voor een goede sfeer, waarbij je vrijheid hebt in je werk. We willen dat iedereen wordt gezien, gehoord en gewaardeerd in een veilige werkomgeving.

Het werk is nooit saai, want we moeten voortdurend vernieuwen en met oplossingen komen. Hierbij denken we niet alleen vanuit onszelf. We luisteren ook goed naar de mening van anderen. We vinden het daarom belangrijk dat jij jezelf kunt zijn en je mening durft te geven. Zo leren we van elkaar. Want we kunnen het niet alleen. We werken daarom samen met partners, andere ministeries, professionals uit de zorg en natuurlijk inwoners van Nederland.

Bij het beleidsdepartement van VWS werken ruim 2.000 mensen. Daarnaast werken nog eens 4.700 mensen bij de concernpartners van VWS. Zoals het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), de Nederlandse Sportraad en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ook zijn we verantwoordelijk voor een aantal zelfstandige bestuursorganen. Zoals het Zorginstituut, de Dopingautoriteit en het College Beoordeling Geneesmiddelen.

Samen beter. Doe je mee?