Recordmanager

Word Recordmanager bij Gemeente Utrecht

Utrecht heeft jou nodig! Wil jij bijdragen aan toekomstbestendig informatiebeheer binnen de gemeente Utrecht? Als Recordmanager zorg je voor toegankelijke, betrouwbare en vindbare dossiers, zodat we efficiënter werken en transparant blijven naar onze inwoners. Jij verbindt beleid, uitvoering en techniek en tilt ons informatiebeheer naar een hoger niveau.

Dit is je werk

Als Recordmanager zorg je ervoor dat de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving en help je collega’s bij de toepassing van de Archiefwet en interne richtlijnen. Samen met een ervaren recordmanager en verschillende teams werk je aan structurele verbeteringen. Jouw streven is een efficiënt en toekomstbestendig informatiebeheer.

Je werkzaamheden omvatten onder andere:

• Het opzetten en onderhouden van een efficiënt documentbeheer en het vergroten van bewustwording hierover bij collega’s.
• Het actief ondersteunen van teams en afdelingen bij digitaal samenwerken en archiveren.
• Het signaleren van risico’s en verbeterkansen op het gebied van informatiebeheer en deze omzetten in actie.
• Adviseren over migratie van processen en informatie tussen verschillende systemen en afdelingen.
• Adviseren over de wensen rondom en het gebruik van recordmanagementfunctionaliteiten in verschillende applicaties.
• Het uitvoeren en vormgeven van processen rond het correct vernietigen van informatie, zowel digitaal als fysiek.
• Het begeleiden van de jaarlijkse vernietigingsslag van informatie.
• Het actief uitdragen en borgen van de kaders en spelregels rondom archivering binnen de organisatie.

Jij bent de eerste vraagbaak voor archiveringsvraagstukken en werkt actief aan een organisatie waarin informatiebeheer niet alleen een verplichting is, maar een vanzelfsprekend onderdeel van het werk.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. Wij zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. We zijn benieuwd naar wie jij bent. Voor jou is er plek bij Werk en Inkomen. Werk en Inkomen levert een bijdrage aan de leefbaarheid en sociale samenhang in de stad en richt zich op het vergroten van de bestaanszekerheid van inwoners van Utrecht.

Je komt te werken binnen het team Informatie en Proces Management (IPM) van Werk en Inkomen. Dit team bestaat uit zo’n 40 specialisten, waaronder functioneel beheerders, dataspecialisten, DISO’s (Decentrale Informatie en Security Officers), IPA’s (Informatie Proces Adviseurs) en projectleiders. Samen zorgen zij ervoor dat de informatievoorziening, digitalisering en projectmatige ondersteuning van de organisatie soepel en veilig verlopen.

Als recordmanager word je onderdeel van een betrokken groep van drie recordmanagers. Je krijgt collega’s met uiteenlopende ervaring: een senior recordmanager met jarenlange kennis van het vak en een collega die sinds een jaar bij ons in dienst is. Binnen onze teams is er veel ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling. Je krijgt de ondersteuning die je nodig hebt om je rol goed te vervullen én je loopbaan verder vorm te geven.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Het maakt ons dus niet uit waar je bent geboren, of je een (arbeids-)beperking hebt, wat je gelooft of van wie je houdt, maar wél of je maatschappelijk betrokken bent.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat je jezelf kunt zijn. Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent. Voor deze rol heb je niet alleen kennis van informatiebeheer, maar ook het talent om anderen te enthousiasmeren en overtuigen van het belang ervan.

Je schakelt moeiteloos tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau, verbindt beleid met praktijk en neemt verantwoordelijkheid. Met een pragmatische en oplossingsgerichte instelling vertaal je complexe vraagstukken naar haalbare oplossingen, terwijl je overzicht houdt en de kwaliteit bewaakt.

Verder vragen we:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau
• Aantal jaar werkervaring in een soortgelijke rol
• Ervaring met documentmanagementsystemen (DMS)
• Kennis van de Archiefwet en relevante wet- en regelgeving, inclusief bewaartermijnen en selectielijsten
• Goede kennis van de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig, veilig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen.

Ons aanbod:

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.602,- en € 5.313,- op basis van 36 uur (schaal 10). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met 1 maand proeftijd en de mogelijkheid tot omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• Boven op je salaris een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen of uitbetaling als vakantiegeld/eindejaarsuitkering. Of alles eens per jaar laten uitbetalen.
• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel.
• Een goede balans tussen werk en privé: in veel functies heb je de mogelijkheid om op verschillende locaties en thuis te werken. De mogelijkheid om 4x9 te werken.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en trainingen.
• Vele andere voordelen: zoals sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten.