Assistant to the Managing Director

Vacature: Assistant to the Managing Director

International Film Festival Rotterdam (IFFR) is een toonaangevend filmfestival en heeft tevens een uniek jaarrondprogramma. We ondersteunen vernieuwende en avontuurlijke filmmakers, ook buiten de bioscoopzalen, via initiatieven zoals CineMart, het Hubert Bals Fund, Rotterdam Lab en andere projecten binnen de filmindustrie. Elke januari brengt IFFR zowel opkomende als gevestigde filmmakers en kunstenaars van over de hele wereld samen voor een inspirerend programma van onafhankelijke films, talks, tentoonstellingen, performances, installaties, immersive media en meer. IFFR trekt jaarlijks meer dan 300.000 bezoekers naar screenings en evenementen. Naast het festival bieden we het hele jaar door een gevarieerd programma van filmvertoningen en speciale evenementen.

In januari/februari 2026 vieren we de 55ste editie van ons 11-daagse festival. We zijn op zoek naar een servicegerichte Assistant to the Managing Director, die ook ondersteunt bij Front Office en een essentiële rol zal spelen in de ondersteuning van het managementteam.

Over de rol

Als assistent van de Managing Director (Clare Stewart) speel je een sleutelrol in het soepel laten verlopen van haar dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat haar tijd efficiënt wordt beheerd, prioriteiten helder blijven en het managementteam van het festival efficiënt samenwerkt.

In deze rol werk je nauw samen met de Assistant to the Festival Director. Samen zorgen jullie voor afstemming, coördinatie van belangrijke activiteiten en heldere communicatie tussen afdelingen. Zo dragen jullie bij aan een goede samenwerking binnen het Executive Team en aan gestroomlijnde workflows.

Naast deze ondersteuning ben je ook het eerste aanspreekpunt bij de receptie van het IFFR-kantoor; gastvrij, professioneel en behulpzaam.

Deze functie is ideaal voor iemand die gedijt in een dynamische omgeving, scherp is op details, en met plezier en discretie ondersteuning biedt op hoog niveau.

Wat ga je doen?

Jouw focus binnen de rol:

Ondersteuning voor de Managing Director

• Beheren van de agenda, planning en dagelijkse afspraken van de Managing Director.
• Coördineren van interne en externe vergaderingen, inclusief het voorbereiden van materiaal, notuleren en opvolgen van actiepunten.
• Opstellen en voorbereiden van rapporten, presentaties en briefings voor de Board of Directors, Raad van Toezicht en het Executive Team.
• Ondersteunen bij strategisch en beleidsmatig werk: onderzoek doen, correspondentie opstellen en documentatie voorbereiden voor externe stakeholders en financiers (zoals OCW en Gemeente Rotterdam).
• Organiseren van reis- en verblijfskosten voor zakenreizen van de Managing Director en festivalgerelateerde evenementen.
• Nauw samenwerken met de Assistant to the Festival Director om ervoor te zorgen dat de prioriteiten op elkaar zijn afgestemd en er een evenwichtige planning en soepele samenwerking tussen beide directieleden is.
• Fungeren als verbindingspunt tussen de directie, afdelingen en externe partners.
• Onderhouden en organiseren van bedrijfsdossiers, zorgen dat belangrijke documenten goed gearchiveerd en toegankelijk zijn.

Front Office & algemene ondersteuning

• Verwelkomen van bezoekers en gasten op ons kantoor in Rotterdam.
• Afhandelen van binnenkomende telefoontjes en e-mails.
• Assisteren bij kantoorwerkzaamheden, zoals het openen en sluiten van het kantoor indien nodig.
• Praktische ondersteuning van de Managing Director tijdens het festival – je houdt het overzicht en zorgt dat alles op rolletjes loopt.

Wie ben jij?

• Je hebt ervaring als directie- of bestuursassistent of in een vergelijkbare coördinerende en ondersteunende rol.
• Je bent organisatorisch sterk, houdt het hoofd koel bij wisselende prioriteiten en bent goed in plannen.
• Je communiceert helder en professioneel en gaat discreet om met gevoelige informatie.
• Je werkt zelfstandig en schakelt makkelijk met collega’s en stakeholders op verschillende niveaus.
• Je bent flexibel, proactief en gewend om te werken in een dynamische werkomgeving.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands én Engels (essentieel).

Wat bieden wij?

• Een sleutelrol in een van ’s werelds toonaangevende internationale filmfestivals, in het hart van een dynamische en creatieve omgeving.
• Nauwe samenwerking met senior leadership en de kans om de operationele ondersteuning van de strategische prioriteiten van het festival vorm te geven.
• Een contract voor 4-5 dagen per week op ons kantoor in hartje Rotterdam.
• Contract voor bepaalde tijd met de intentie tot verlenging.
• 25 dagen betaald verlof (pro rata) en 5 extra compensatiedagen.
• Pensioenregeling (Nationale Nederlanden).
• Teamactiviteiten en merchandise kortingen.

Inclusiviteit bij IFFR

IFFR streeft naar een divers team dat een afspiegeling is van de stad Rotterdam. We geloven in het creëren van een inclusieve omgeving voor iedereen, ongeacht etnische, economische, culturele of religieuze achtergrond, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd of handicap. We nodigen alle geïnteresseerden van harte uit om te solliciteren op deze vacature.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.