Junior Adviseur Bedrijfsvoering (inkoop)

Functie­omschrijving

Dienst Toeslagen is bezig met het verder te optimaliseren van het inkoop- en contractmanagementproces. Ben jij de veelzijdige collega die ons daarbij gaat helpen? De Afdeling Middelen, onderdeel van de directie Mensen, Middelen en Communicatie is voor Dienst Toeslagen het aanspreekpunt op verschillende onderwerpen en niveaus binnen de inkoopketen. Belangrijke taken hierin zijn het monitoren van het Rijksbrede inkoopbeleid, het bewaken dat het strategisch inkoopbeleid wordt gevolgd en waar dit niet gebeurt, tijdig bijsturen, om alsnog een rechtmatig inkoopproces te waarborgen. In deze functie ligt jouw aandachtgebied op het adviseren en begeleiden van de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen.

Dit doe je bij Toeslagen

In deze functie ben je o.a. ondersteunend aan de Senior adviseur en sta je opgesteld als eerste aanspreekpunt voor 1e lijns vragen/advies over inkoop en contractmanagement vanuit Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen (UHT). Je zorgt dat de administratie op verschillende onderdelen binnen het team wordt bijgewerkt en actueel blijft. Daarnaast voer je, samen met een directe collega in dezelfde functie, het contractbeheer op contracten van Dienst Toeslagen uit. In jouw rol van junior adviseur bedrijfsvoering (inkoop) ben je verantwoordelijk voor een divers takenpakket. Op basis van bevindingen of nieuwe ontwikkelingen kom je ook met eventuele verbetervoorstellen en ondersteun je bij het opstellen en implementeren hiervan, inclusief eventuele aanpassingen in procesbeschrijvingen en instructies. Tot slot help je je collega’s bij het beheer van de mailbox inkoop. Je zet vragen uit bij de verantwoordelijke collega’s, en bewaakt de opvolging en monitort de voortgang.

Een bijzondere baan, omdat...

• je vanaf de start betrokken bent bij het opzetten van het inkoop- en contractenproces van Dienst Toeslagen.
• je als belangrijke taak hebt om stuurinformatie op te bouwen.
• je aan de slag gaat in een dynamische werkomgeving waar je niet altijd je dag van tevoren goed kan inplannen want er komt ad hoc wel iets tussendoor. Geen dag is hetzelfde.
• je de kans krijgt een netwerk op te bouwen en te onderhouden met collega’s binnen het rijk.

“De vertaalslag van inkoopbeleid naar inkoopuitvoering bij Dienst Toeslagen moet nog verder worden opgebouwd met als uiteindelijk doel rechtmatige inkoop met oog voor doelmatigheid. Dit in een omgeving waar de maatschappelijke druk hoog is, de dienstverleners ook nog sterk in ontwikkeling zijn en er onvoldoende ondersteuning is vanuit tooling. Een hele opgave maar wel één waarin je de kans krijgt om iets blijvends op te bouwen in een team waar veel kennis en kunde aanwezig is, bereidwilligheid om elkaar te helpen met als gezamenlijk doel de bedrijfsvoering voor Dienst Toeslagen naar een hoger plan te trekken.” Karin, senior adviseur bedrijfsvoering

Functie-eisen

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring als administratief medewerker in het vastleggen van informatie in systemen en opstellen van verschillende rapportages.
• Je hebt kennis van inkoop- en inhuurprocessen en de hierbij relevante wettelijke regels en Rijkskaders. Ervaring in contractbeheer en contractregistratie is hierbij een pré.
• Je kunt boven gemiddeld goed werken met Excel (formules, draaitabellen, grafieken etc.) voor de benodigde managementinformatie
• Je hebt kennis van administratieve systemen zoals SAP.
• Je bent verbindend en een teamplayer. Voor jou is het snel opbouwen van een netwerk geen probleem.
• Complexe informatie zet jij gemakkelijk om in een compacte en duidelijke rapportage. Je bent in staat om dit zowel schriftelijk als mondeling helder toe te lichten.
• Je werkt graag in dynamische omstandigheden, bent zelfstandig en beschikt over een hands-on mentaliteit.

Jouw competenties

• Klantgerichtheid
• Omgevingsbewustzijn
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Voortgangscontrole

Overige arbeids­voorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Mensen, Middelen & Communicatie ondersteunt het primaire proces bij Dienst Toeslagen en draagt zo bij aan het realiseren van de uitvoerings- en veranderopgave.

Afdeling Mensen (HR) adviseert leidinggevenden en andere medewerkers. Daarnaast houden zij zich bezig met alle taken die (rechtstreeks) betrekking hebben op de medewerkers van Dienst Toeslagen.

De Afdeling Middelen zorgt ervoor dat iedereen optimaal kan werken onder prettige omstandigheden, op het gebied van zowel ontwikkeling als bijvoorbeeld veiligheid.

Afdeling Communicatie speelt een cruciale rol in zowel de interne als externe communicatie, waardoor ze bijdraagt aan een organisatiecultuur waarin medewerkers en leidinggevenden samenwerken voor de burger. De afdeling positioneert Dienst Toeslagen in de binnen- en buitenwereld en bouwt aan de reputatie van de organisatie met de burger als vertrekpunt. Daarnaast beheert de afdeling Communicatie de online kanalen en bewaakt de huisstijl en tone-of-voice van Dienst Toeslagen. Het team adviseert en denkt mee over geschikte communicatiemiddelen richting diverse doelgroepen zoals medewerkers, burgers, stakeholders en medewerkers.

Toeslagen

Dienst Toeslagen is een zelfstandige, publieke dienstverlener, onderdeel van het ministerie van Financiën. We maken vitale voorzieningen als de huur, de zorgverzekering en de zorg voor kinderen voor iedereen betaalbaar. Maar als je er goed over nadenkt, gaat ons werk over veel meer dan alleen het uitkeren van een maandelijks voorschot aan mensen die daar recht op hebben. Wij zorgen ervoor dat mensen mee kunnen doen in de maatschappij. Zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken of ze deze maand de huur, de kinderopvang of de zorgverzekering of de zorg voor hun kinderen nog kunnen betalen. Mensen helpen die ons hard nodig hebben, dat is waar we het voor doen. Door onze kennis in te zetten en -vooral- ons te blijven verplaatsen in de mensen om wie het gaat. Door hun problemen, twijfels en uitdagingen zo goed mogelijk te doorgronden.

Binnen Dienst Toeslagen heeft de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen een specifieke, tijdelijke opdracht: gedupeerde ouders erkenning bieden en ruimhartig herstellen voor het onrecht dat hen is aangedaan rondom kinderopvangtoeslag.

Met elkaar en met de buitenwereld bouwen we aan Dienst Toeslagen. De motivatie om te leren van gemaakte fouten is in de hele organisatie voelbaar. Iedere dag opnieuw proberen we Dienst Toeslagen nog beter te laten aansluiten bij wat de samenleving vraagt. Zodat iedereen in Nederland, wie je ook bent en wat je persoonlijke situatie ook is, kan meedoen.

Wij maken meedoen mogelijk. Kom jij ons daarbij helpen?