Project Secretaris

Functie­omschrijving

Zit jij vol energie, hou je graag zaken in beweging en wil je een belangrijke schakel zijn binnen de de afdeling IT Strategie & Programma’s? En dat alles in de dynamische en maatschappelijk relevante omgeving waarin de Douane zich begeeft! Is je interesse gewekt? Lees dan snel verder.

Dit doe je bij de Douane

Directie Informatietechnologie is de drijvende kracht achter de digitale transformatie van de Douane. Wij streven naar een hoge mate beheersing van de IT processen zodat de kwaliteit van dienstverlening binnen de primaire processen maximaal gegarandeerd kan worden. Als secretaris ben je werkzaam binnen de afdeling IT Strategie & Programma’s. Dit team houdt zich onder andere bezig met de diverse nationale en internationale (beleids-) dossiers die de IV-Keten Douane raken of kunnen gaan raken.

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het initiëren, agenderen en monitoren van het proces van alle schakels binnen programma’s of trajecten waar je aan verbonden bent. Je draagt bij aan het beheer van de programma’s, ondersteunt programma-/project-managers en draagt bij aan zorgvuldige en soepele bij aan besluitvormingsprocessen. Daarnaast bereid je de agenda van de diverse overleggen voor, bijvoorbeeld een programmateamoverleg. En je houdt besluiten, afspraken, en actiepunten uit de overleggen bij. Je bent de onmisbare rots in de branding met altijd het actuele overzicht.

Als (project)secretaris ondersteun, adviseer en vervang je (in voorkomende gevallen) de projectmanager. Je leest en analyseert memo’s en andere stukken en schrijft bestuurlijke rapportages samen met de project- of transitiemanager. Je plant verschillende overleggen en bewaakt de inhoudelijke opvolging van besproken actiepunten. Afhankelijk van het traject waar je als secretaris aan verbonden bent kan het voorkomen dat je (mede) een risicolog opstelt en deze bijhoudt. En je richt een duidelijke structuur en organisatie in voor het documenteren, delen en archiveren van alle informatie.

De Douane richt zich de komende jaren op een drietal pijlers:

1. sturen op maatschappelijke effecten
2. realiseren van de digitale transformatie
3. een betere ondersteuning van medewerkers en operationele processen.

Met name de pijler digitale transformatie is er een waar je als projectsecretaris een bijdrage aan levert. Je werkt mee aan uitdagende doelstellingen om ons ambitieplan voor de komende jaren te realiseren.

Een bijzondere baan, omdat...

• je een bijdrage levert aan programma's die ervoor zorgen dat de informatie binnen de Douane toegankelijk wordt
• je afdeling Strategie & Programma's binnen de Douane volop in ontwikkeling is en je daardoor invloed hebt op relevante ontwikkelingen
• je met veel collega’s samenwerkt en daardoor een breed netwerk binnen de Douane opbouwt.
• je de kans krijgt om te pionieren en initiatieven te nemen bij de oudste handhavingsdienst van Nederland. Een hele gave combinatie!

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Wat voor mij het werk zo leuk maakt, is de hands-on mentaliteit van de Douane. Alles wat we doen, doen we om de Douane nog beter te maken; het bedenken van slimme oplossingen en neerzetten van resultaten. De opdrachten zijn divers en uitdagend.” - Alfred, business analist

Functie-eisen

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt HBO werk- en denkniveau en je hebt bij voorkeur ervaring in een soortgelijke functie waar coördinatie, ondersteuning en advisering samenkomen op tactisch/strategisch niveau.
• Je hebt ervaring met overzicht bewaken en inzichtelijk maken van informatiestromen
• Je hebt ervaring met het uitwerken van bestuurlijke / strategische stukken en je hebt ervaring met projectmatig werken of wil dit je graag eigen maken?
• Je hebt interesse in of kennis van informatievoorzienings-/automatiseringssystemen en werkprocessen.

Wat we verder belangrijk vinden:
Bij jou staat net als bij de Douane integriteit hoog in het vaandel. Je kunt hoofd- van bijzaken scheiden en verbanden leggen tussen verschillende soorten informatie, om vervolgens structuur aan te brengen in het proces en overleggen, te adviseren, risico’s te benoemen. Hierbij maak je gebruik van je uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden. Je durft kritisch te zijn, met tact. Daarnaast neem je het initiatief om jouw relevante netwerk verder uit te bouwen. Jij bekijkt vraagstukken vanuit een andere invalshoek en kunt snel schakelen als de situatie daarom vraagt.

Jouw competenties

• Analyseren
• Omgevingsbewustzijn
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Voortgangscontrole

Overige arbeids­voorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Voor bepaalde functies is een screening voor een VOG politiegegevens (VOG P) van toepassing. Als de vereiste VOG niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden. Werknemers die op een vertrouwensfunctie zoals een luchthaven gaan werken, moeten ook een veiligheidsonderzoek ondergaan. Een 'verklaring van geen bezwaar' is dan ook een vereiste.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het team IT Strategie & Programma’s draagt bij aan de optimale inzet van IT door Douane. Dit doet het team door het fungeren als schakel en partner in de vertaling van ontwikkelingen buiten en binnen Douane naar het IT portfolio van Douane en vice versa.

De kerntaken van IT Strategie & Programma’s zijn onder andere:

• Volgen van ontwikkelingen in wet- en regelgeving, handelsverkeer, maatschappij en technologie en die vertalen naar IT-beleid van Douane
• Contacten met de Europese Commissie en lidstaten van de douane-unie vanuit een IT-perspectief
• Innovatieve onderzoekstrajecten met een IT component: advies, initiatie en participatie
• Bijdragen aan uitvoeringsanalyses en -toetsen op nieuwe wet- en regelgeving
• Deelname aan het proces Douane Landelijk Portfolio, onder andere intake van en advisering over nieuwe veranderinitiatieven (impulsen)
• Epic Value Statements opstellen en hierover adviseren ten behoeve van IT veranderingen in het IT portfolio.
• Managen en ondersteunen van IT-programma’s en -projecten.