Medewerker Projectondersteuning dbbs

Functie­omschrijving

Blijf jij rustig en houd jij overzicht in een complexe projectorganisatie? Dan is deze PMO-rol een mooie stap voor jou.

Defensie groeit en op allerlei onderdelen zijn wij aan het vernieuwen en onze organisatie aan het versterken. Een van de belangrijke projecten is de landelijk vervanging van het Defensie Bewakings- en BeveiligingsSystemen (DBBS). Met meer dan 150 locaties door het hele land, is dat een heel uitdagend en strategisch belangrijk project. Er is veel te doen, er speelt veel tegelijk en er zijn veel interne en externe stakeholders. Goede projectondersteuning is noodzakelijk voor het slagen van dit ambitieuze project.

Als DBBS project management ondersteuner ben je een essentiële schakel in het voorbereiden, bijhouden, opvolgen en ‘najagen’ van actiepunten. Je zorgt ervoor dat de zaken op organisatorisch en administratief gebied op orde zijn en ‘in control’, zodat er een actueel overzicht en inzicht is. Zo draag je er met jouw professionaliteit aan bij dat de vele processen in dit project goed kunnen verlopen en er geen verrassingen ontstaan.

Krijg jij er energie van als je je zaakjes op orde hebt, dat jij weet wat er speelt en dat iedereen jou weet te vinden en tijdig informeert? Maakt het je blij als jouw ondersteuning project- en teamleiders zich met jouw hulp kunnen focussen op hun primaire taken?

Klinkt dit interessant? Solliciteer dan direct of lees snel verder.

Waar kom je te werken?

De Defensie Bewakings- en Beveiligingsorganisatie (DBBO) heeft een hele verantwoordelijke taak. Terreinen, gebouwen, voertuigen, alles van Defensie moet namelijk bewaakt en beveiligd worden.

Het project DBBS is een stap om kostenbesparing te realiseren en tegelijkertijd een kwaliteitsimpuls te geven aan de operationele ondersteuning van DBBO.

Jouw locatie is de Kromhout Kazerne in Utrecht en je werkt daar minimaal 3 dagen, de andere dagen kun je van huis uit werken.

Het project wordt samen met een extern consortium uitgerold. De projectorganisatie bestaat uit een multidisciplinaire groep met Defensiemedewerkers en ingehuurde specialisten; in totaal ruim 50 collega’s, waaronder o.a. een programma directeur, de projectleider DBBS, een team PMO.

Het PMO-team is een van de pijlers onder dit project en wordt aangestuurd door Hoofd PMO. Samen zorg je met name voor projectbeheersings-, contractmanagement-, financiële processen en stakeholder management.

Wat ga je doen?

Je stapt in een mooi avontuur, DBBS is een rijdende trein. Samen met je collega’s pak je de draad op en zorg je ervoor dat je vertrouwd raakt met het project. Er is meer dan voldoende werk te doen en het is belangrijk dat je zorgt voor structuur en best-practices benut en ontwikkelt om goede ondersteuning te waarborgen. Je werkzaamheden bestaan in grote lijnen uit:

• Bijhouden en bewaken van projectplanningen.
• Signaleren van knelpunten en voortgangsproblemen, zo nodig escaleren.
• Afstemmen met projectleiders over tijdlijnen en mijlpalen.
• Verzorgen van (voortgangs)rapportages.
• Structureren, beheren en archiveren van projectdocumentatie.
• Voorbereiden van vergaderingen (agenda, deelnemers, locatie, stukken).
• Notuleren en uitwerken van actiepunten.
• Ondersteunen bij het inplannen van resources.
• Bewaken van afspraken en commitments vanuit stakeholders.
• Beheren van projectmanagementtools.
• Eerste aanspreekpunt zijn voor gebruikersvragen of -problemen.
• Ondersteunen van de teams bij dagdagelijkse aanvragen voor support en hulpmiddelen.

Klinkt dit interessant? Solliciteer dan direct of lees snel verder!

Functie-eisen

Wie ben jij?

Je bent een flexibele, proactieve teamspeler die de projectorganisatie laat draaien en er rust en overzicht creëert. Je herkent je in de volgende eigenschappen c.q. competenties:

• Organiseren, je bent goed in het aanbrengen van structuur en behoudt overzicht.
• Zelfstandig, je bent een doener die het werk ziet en oppakt, een self-starter
• Samenwerken met projectleden, managers en externe partijen gaat je goed af.
• Je communiceert helder, schriftelijk en mondeling, met verschillende niveaus.
• Je werkt secuur en hebt oog voor details.
• Je bent proactief en signaleert knelpunten tijdig en komt met mogelijke oplossingen.
• Flexibel, je schakelt moeiteloos tussen taken en weet pragmatisch prioriteiten te stellen.
• Analytisch, je kunt data of voortgangsinformatie interpreteren en vertalen naar acties.
• Stressbestendige doorzetter, die goed kan relativeren en gestructureerd blijft werken onder tijdsdruk of bij tegenvallers.

Wat breng jij mee?

• Je hebt ca 5 jaar ervaring met het projectmatig werken en bij voorkeur ervaring met het werken volgens de PRINCE2-methodiek
• Je bent zeer vertrouwd met Microsoft office, met name met Excel, Sharepoint en MS-Teams.
• Je beschikt over aantoonbaar HBO werk- en denkniveau
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
• Je bent in het bezit van Rijbewijs B en reizen is geen bezwaar
• Ervaring met het werken in SAP of dit te leren.

Wat bieden wij? Waarom is dit een interessante en leuke baan?

• Een innovatieve werkomgeving
• Veel verantwoordelijkheid.
• Ruimte om actief bij te dragen aan de professionalisering van de PMO.
• Volop opleidingsmogelijkheden.
• Positieve teamgeest en collegialiteit.
• Een prima bereikbare werklocatie en de mogelijkheid om 2 dagen vanuit huis te werken.

NB.

• Voor deze functie is een Veiligheidsonderzoek niveau-B noodzakelijk en dat kan enige weken duren.
• Het project eindigt in principe op 1-1-2029, tijdens de sollicitatiegesprekken zullen wij e.e.a. nader toelichten.