Informatiehuishouding specialist

Functie­omschrijving

"Met jouw proactieve houding en oog voor detail help je beleidsmedewerkers hun dossiers efficiënt te ordenen en duurzaam toegankelijk te maken. Als IHH-specialist draag je daarmee direct bij aan het versterken van de transparantie en toegankelijkheid van beleidsinformatie, een essentieel fundament voor vertrouwen in de overheid. Geen dag is hetzelfde: elk dossier biedt nieuwe uitdagingen, waardoor je werk afwisselend en dynamisch blijft." (Thijs, IHH specialist)

Het rapport 'Ongekend onrecht' heeft veel losgemaakt. De Kabinetsreactie op dit rapport van de parlementaire ondervragingscommissie kinderopvangtoeslag (POK) bevat stevige maatregelen. Een belangrijk onderdeel daarvan is het verbeteren van de informatievoorziening vanuit ministeries, door transparanter te zijn over de afwegingen die ten grondslag liggen aan beleidskeuzes. Dit betekent dat we Rijksbreed de achterstand in onze informatiehuishouding sneller moeten gaan inhalen en verbeteren. Zodat we onze informatie, conform de Archiefwet en de Wet Open Overheid, duurzaam toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar bewaren. En zodat wij ons handelen voor, tijdens en na afloop van het maken van beleid en wetgeving altijd onderbouwd kunnen verantwoorden. Juiste en toegankelijke informatie is ook nodig voor de dagelijkse bedrijfsvoering van de overheid zelf. Goede informatiehuishouding is een randvoorwaarde voor een goede informatievoorziening en een noodzakelijk element in onze democratische rechtsstaat.

Daarom is het programma “Transparant” gestart, bestaande uit verschillende deelprojecten. Een van de deelprojecten is erop gericht dat directies hun dossiers op orde brengen. Daarnaast is het programma Beter Samen Werken opgericht met als doel het realiseren van een nieuwe werkomgeving die medewerkers beter ondersteunt op het gebied van informatiehuishouding. De programma’s hebben de handen in een geslagen om het huidige documentmanagementsysteem (Digidoc Online) op te ruimen ter voorbereiding op de migratie naar de nieuwe werkomgeving.

Hiervoor zoeken wij gedurende één jaar een enthousiaste en proactieve uitvoerende informatiehuishouding (IHH)-specialist die hierin samen met het vaste team het verschil kan maken.

Jouw taken:

• Je analyseert dossiers door te inventariseren waar informatie is opgeslagen.
• Je adviseert over een nieuwe mappenstructuur die voldoet aan de relevante eisen en zet die op (of je past bestaande mappenstructuren aan).
• Je stelt een lijst op met welke documenten in welke map worden verwacht en zorgt er samen met de dossierhouder voor dat deze documenten op de juiste plek worden opgeslagen.
• Je stelt lijsten op met dossiers die afgesloten kunnen worden.
• Je ondersteunt dossierhouders bij het gebruik van Digidoc online.
• Je haalt 'best practices' op en geeft deze een vindbare passende plek zodat deze kennis wordt gedeeld. Je doet voorstellen voor verbeteringen van processen.

Functie-eisen

• Je beschikt over HBO- of WO werk- en denkniveau
• Je bent proactief en houdt van aanpakken
• Je bent behendig met systemen (ervaring met Digidoc en Excel is een pré)
• Ervaring en kennis op het gebied van informatiehuishouding, openbaarmaking en archivering is een pré

Competenties

• Samenwerken
• Klantgericht
• Analyseren
• Plannen en organiseren