Vakgroepsecretaris

Functie­omschrijving

Bijhouden van allerlei ontwikkelingen op politiek en maatschappelijk gebied, ondersteuning van het managementteam, adviseren en kennis delen. Zorg jij dat we geen ontwikkeling missen en dat ons werk perfect is georganiseerd?

Jij bevindt je op de grens van proces en inhoud en je bent de rechterhand van het managementteam (MT) van de vakgroep. Je zorgt voor de coördinatie van de MT-agenda, het beheer van werkdossiers en de samenstelling van (management)overzichten. Je geeft gevraagd en ongevraagd advies over zowel actuele onderwerpen als lopende zaken, en zorgt ervoor dat de juiste informatie op de juiste plekken terechtkomt. Je bent aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders en zorgt voor een soepele communicatie tussen verschillende organisatieonderdelen.

Je bent onder andere bezig met:

• het ondersteunen van het MT door het organiseren en beheren van agendapunten, werkdossiers en (management)overzichten. Je zorgt voor een gestructureerde informatiestroom en houdt overzicht over de voortgang van lopende zaken.
• het schrijven van informatieproducten. Je hebt een centrale rol bij de interne communicatie van de vakgroep. Je houdt je bezig met het schrijven van het jaarplan en de nieuwsflits, je organiseert vakgroep bijeenkomsten en actualiseert vakgroep informatie op de verschillende interne digitale platforms zoals de Kennisbank.
• het ondersteunen bij de voorbereiding van vergaderingen en overleggen, het opstellen van annotaties, en het bewaken van de voortgang van vakgroep overstijgende onderwerpen zoals risicosturing
• het opstellen van de planning en voortgangsbewaking van bijvoorbeeld processen op het gebied van capaciteitsmanagement en rond de invulling van vakgroep tijd (werkgroepen etc.)., je stelt (concept) planningen op en maakt voortgangsrapportages en levert andere managementinformatie.

Functie-eisen

Jij vindt ons werk interessant en wilt graag jouw energie, nieuwsgierigheid en goede communicatieve vaardigheden gebruiken om ons te helpen het zo goed mogelijk te doen. Je bent innovatief, maar tegelijk pragmatisch en werkt nauwgezet aan resultaat. Je ziet kansen, mogelijkheden én risico’s, want je komt terecht in een omgeving die complex en soms onvoorspelbaar kan zijn. Met jouw hands-on mentaliteit kan je snel kunnen schakelen tussen werkvloer en management. Daarnaast heb je een goed gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen en verantwoordelijkheden.

Verder vragen we:

• een afgeronde hbo opleiding;
• aantoonbare ervaring als secretaris.

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling SPO (Services, Personeelsontwikkeling en Ondersteuning) ondersteunt, stimuleert en begeleidt de inspectie brede organisatie om de juiste medewerkers en leidinggevenden op de juiste plek in de organisatie te hebben werken en hen te faciliteren om dat werk gezond, veilig, plezierig en productief te doen. Een van de teams binnen SPO is het secretariaat. Het secretariaat bestaat uit 15 medewerkers. Het Secretariaat ondersteunt en adviseert het strategisch en tactisch management van de NLA. Binnen het Secretariaat zijn de directiesecretarissen, de afdelings- en vakgroepsecretarissen, de bestuurlijke adviseur en secretaris medezeggenschap werkzaam en vindt de klachtafhandeling plaats. Als collectief signaleren, monitoren en bewaken de secretarissen afspraken die Inspectiebreed zijn gemaakt.

Nederlandse Arbeidsinspectie

De Nederlandse Arbeidsinspectie staat voor eerlijk, gezond en veilig werk en bestaanszekerheid voor iedereen. De Arbeidsinspectie is de toezichthouder op het terrein van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Dat toezicht is gericht op de naleving van de wet- en regelgeving over arbeidsomstandigheden, de arbeidsmarkt, arbeidsverhoudingen en het sociale zekerheidsstelsel. Daarnaast onderzoekt ze de werking van het stelsel van sociale zekerheid en signaleert ontwikkelingen en risico’s op de beleidsterreinen van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Ook werkt de Nederlandse Arbeidsinspectie op het gebied van pgb- en declaratiefraude als opsporingsorganisatie voor het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.