Adviseur Begroting en Control Science & Technology

Functie­omschrijving

Voor deze functie zoeken wij iemand die graag in teamverband samenwerkt en tegelijkertijd zelfstandig taken kan uitvoeren. De rol is zeer divers en omvat een breed scala aan taken, zoals het voorbereiden, opstellen, indienen en bijstellen van de ontwerpbegroting en het activiteitenplan, het toezien op, bewaken en analyseren van de begrotingsrealisatie en de bewaking van de toegewezen budgetten. Het uitvoeren van financiële regelgeving, het in financiële zin interpreteren van de plan voornemens van de afdeling S&T en het hierbij adviseren op gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid. Daarnaast draagt de functionaris bij aan de periodieke management rapportage. Jij zorgt er voor dat deze gegevens kloppen. Het is essentieel dat je kritisch, nauwkeurig en vaardig bent in zowel taal als cijfers. In deze rol is de adviseur in nauw contact met de dedicated finance & controller van S&T, daarnaast worden de verantwoordelijkheden gedeeld met een andere medewerker in het team ondersteuning.

Taken:

1. Is belast met het voorbereiden, opstellen, indienen en bijstellen van de ontwerpbegroting en het activiteitenplan door:

• het voorbereiden en ontwerpen van de voorstellen t.b.v. de begrotingsbehandeling en activiteitenplan op basis van informatie verstrekt door de medewerkers van het projectbureau, ketenpartners, aangevuld door gegevens uit SAP M&F en FI en het projectmanagement systeem;
• het aggregeren van projectplanningen in managementinformatie;
• het implementeren van de door Finance en Control gegeven aanwijzingen en richtlijnen;
• het fungeren als aanspreekpunt bij de totstandkoming van de begrotingsvoorstellen en het activiteitenplan, zowel binnen als buiten de afdeling;
• het afstemming met het Ministerie van Economische Zaken over Kennisopbouw budgetten.

1. Ziet toe op, bewaakt en analyseert de begrotingsrealisatie en bewaakt de aan het S&T toegewezen budgetten door:

• het periodiek volgen en analyseren van de begrotingsuitputting;
• het beoordelen op (te verwachten) budgetoverschrijdingen en onderrealisaties en het in deze gevallen adviseren van het Hoofd Projectbureau over bijstelling van de allocatie van middelen;
• het verwerken van mutaties in de toegewezen budgetten;
• het opstellen van managementrapportages;
• het financieel afsluiten van projecten.

1. Implementeert van financiële regelgeving door:

• het uitvoeren van regelgeving m.b.t. de financiële administratie, op aansturing van de dedicated F&C-er;
• het toezien op de juiste implementatie;
• het geven van aanwijzingen aan de Medewerker Planning en Voortgangscontrole;
• het oplossen van knelpunten.

1. Interpreteert in financiële zin de plan voornemens van de Afdeling S&T en adviseert op gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid door:

• het koppelen van de financiële (project)informatie van het R&T plan aan de begroting en het activiteitenplan van het S&T;
• het geven van advies aan en informeren van het Hoofd Projectbureau en de afdeling S&T met betrekking tot financiële behoeftestellingen.

Flexibiliteit en innovatie zijn onze sleutel tot succes
Wij werken met verschillende systemen en streven ernaar onze werkprocessen continu te verbeteren. Daarom zoeken wij iemand die flexibel is en mee kan bewegen in veranderingen. Maar nog belangrijker vinden wij het als je actief meedenkt en zelf ideeën aandraagt om onze processen te optimaliseren. Samen met je collega's kun je deze ideeën vervolgens uitwerken en implementeren.

Een unieke kans om deel uit te maken van een klein en hecht team waarin je kunt samenwerken en leren van elkaar. Deze functie biedt een unieke combinatie van diverse taken en verantwoordelijkheden waardoor je jezelf kunt ontwikkelen en groeien in een dynamisch werkomgeving.

Functie-eisen

Gewenste vaardigheden:

• Ervaring in het gebruiken van SAP M&F en FINAD
• Basisvaardigheden in het gebruik van kantoorsoftware (Microsoft teams, Microsoft Outlook, Microsoft Word)
• Gevorderde ervaring in het gebruik van Microsoft Excel
• Ervaring in het gebruik van Power BI
• Communicatief vaardig in het Nederlandse schrift en spraak
• Communicatief vaardig in het Engelse schrift

Competenties

• Nauwkeurigheid en aandacht voor detail
• Organisatorische vaardigheden
• Tijdbeheer, kan deadlines halen door taken en activiteiten efficiënt te plannen, uit te voeren door prioriteiten te stellen op basis van urgentie en belangrijkheid
• Teamspeler met een proactieve houding
• Goede communicatieve en samenwerkingsvaardigheden.
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen in een dynamische omgeving

Overige arbeids­voorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten. Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie. Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling S&T bestaat uit 25 medewerkers, zowel burgers en militairen. We zijn verantwoordelijk voor de continue kennis- en technologieontwikkeling binnen Defensie. Deze is nodig om koploper te blijven, mee te bewegen in een veranderende wereld en in de toekomst onze kerntaken van defensie te kunnen blijven vervullen zodat we nu en in de toekomst een hoogwaardige krijgsmacht kunnen waarborgen.

De afdeling is van begin tot einde betrokken bij diverse kennis- en technologieprojecten. Niet op inhoud, maar op proces. Vanuit strategisch oogpunt bepalen we prioriteiten, budgetteren en adviseren we op projectvoorstellen. Daarna gaan de verschillende kennisinstellingen binnen Defensie en onze partners buiten Defensie hiermee aan de slag. We blijven de vooruitgang monitoren en sturen bij waar nodig.

Dat doen we vanuit drie verschillende teams een team van accountmanagers, adviseurs en het ondersteuningsteam. Het team waar we nu een nieuwe collega voor zoeken is het ondersteuningsteam. Wij bestaan uit 5 medewerkers en zijn verantwoordelijk voor alle administratieve en bedrijfsvoering werkzaamheden. We zijn een hecht team, we zetten er graag samen de schouders onder, overleggen goed en leren van elkaar.

Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 69.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.400 burgers en militairen.