Managementondersteuner, S7, DAF/PLV

Functie­omschrijving

In deze leuke functie coördineer jij het managementondersteuningsteam, dat uit nog drie andere medewerkers bestaat. Je krijgt de verantwoordelijkheid voor diverse operationeel inhoudelijke taken, die je zelfstandig uitvoert:

1. Operationele ondersteuning van de directeur (planning en logistiek, agendabeheer, het maken van MT-verslagen en voorbereiden van de MT-agenda, het overzichtelijk aanleveren van managementinformatie, afhandeling van vragen, correcte ontvangst bezoekers en adequaat beheer van de stukkenstroom);
2. Onderhouden van externe relaties van de directie (het onderhouden van contacten met andere MO Teams, bijhouden van databestanden van externe relaties van de directie);
3. Accurate bedrijfsvoering (coördinatie werkzaamheden van het MO Team onder eindverantwoordelijkheid van de plaatsvervangend directeur), nauwkeurige uitvoering beheerswerkzaamheden, incl. SAP p-verklaringen, afhandeling (reis)declaraties, ziektemeldingen, archivering);
4. Vernieuwen en verbeteren (meedenken over wat er beter kan) en andere werkzaamheden die ad hoc op kunnen komen.

Functie-eisen

• Kennis van de managementondersteuning werkwijzen en methodieken;
• Voldoende beheersing van kantoorapplicaties, zoals Windows gestuurde MS-Officeprogramma’s en systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering (zoals SAP, SharePoint, Foxy, TEM, Sophia);
• Beheersing van en omgaan met applicaties ten behoeve van sociale media en van apparaten zoals tablets, iPhone e.d.;
• Kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoering regels en -procedures;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschift, niveau C2;
• Beheersing (conversatie en in woord en geschrift) van de Engelse taal, niveau B2.

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Afrika en sub-sahara (DAF) is een dynamische directie die circa 45 medewerkers telt. De directie bestaat uit drie teams: twee afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het Afrika beleid en verschillende Afrikaanse regio’s en een afdeling die verantwoordelijk is voor het maken van ambtsberichten. Het DAF MO Team bestaat uit vier personen en ondersteunt het managementteam en de staf van de directie. De sfeer is professioneel en informeel; collegialiteit staat hoog in het vaandel.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingshulp, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Diversiteit en Inclusie

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. En door een werkcultuur te scheppen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in, onder meer, leeftijd, gender(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)beperking, kennis en competenties.