Managementassistent Directieteam Regio Zwolle

Managementassistent Directieteam Regio Zwolle

Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van de agenda van de Secretaris-Directeur, zodat hij zoveel mogelijk wordt ontzorgd. Je bent het aanspreekpunt tussen de directeur, medewerkers, externe relaties en andere partijen. Soms vraagt een plotselinge gebeurtenis in de organisatie of stad om onmiddellijke actie, waardoor je snel prioriteiten moet stellen en je werk moet herstructureren.

Je afdeling

Als managementassistent ben je onderdeel van de afdeling Top-Services. Top-Services bestaat uit bijna 80 professionals die het primaire proces van de gemeente Zwolle ondersteunen. De afdeling bestaat uit adviseurs facilitaire zaken, de Servicedesk Facilitair en managementassistenten. We zoeken een enthousiaste managementassistent voor het Directieteam Regio Zwolle.

Regio Zwolle

Regio Zwolle is een regionaal samenwerkingsverband van 22 gemeenten, de provincies Overijssel, Gelderland, Drenthe en Flevoland, onderwijs- en ondernemersorganisaties. Het Rijk, Europa, maatschappelijke organisaties en de Waterschappen zijn voor ons onmisbare partners om de doelstellingen van de regio te realiseren. Een veerkrachtige, toekomstgerichte regio die alles in zich heeft: bruisende steden, dynamische kernen en een mooie groene omgeving. Deze verschillende gebieden vullen elkaar aan, zorgen voor brede welvaart en maken de regio als geheel sterk.

Dit doe jij

Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van de agenda van de Secretaris-Directeur, zodat hij zoveel mogelijk wordt ontzorgd. Je bent het aanspreekpunt tussen de directeur, medewerkers, externe relaties en andere partijen. Soms vraagt een plotselinge gebeurtenis in de organisatie of stad om onmiddellijke actie, waardoor je snel prioriteiten moet stellen en je werk moet herstructureren.

Je beheert meerdere mailboxen en beantwoordt de telefoon. Gezien de drukte in de agenda en het hoge aantal aanvragen, ben je altijd goed op de hoogte van de prioriteiten van de Secretaris-Directeur. Je bent verantwoordelijk voor de ontvangst en registratie van (digitale) post en zorgt ervoor dat deze op tijd wordt beoordeeld en verwerkt. Je stelt conceptantwoorden op en handelt verzoeken waar mogelijk zelfstandig af. Uiteraard zorg je voor een correcte en discrete overdracht naar de betrokkenen. Je legt verbanden en anticipeert proactief op wat er op de Secretaris-Directeur afkomt. Je zorgt voor een goede balans in de agenda, beweegt mee met de prioriteiten en voelt aan wat urgentie heeft.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de verslaglegging van vergaderingen, het opstellen van actie- en besluitenlijsten en het bewaken van termijnen. Je zorgt ervoor dat vergaderstukken tijdig in het systeem worden geplaatst. Je geeft feedback en denkt inhoudelijk mee met de onderwerpen die spelen. Je ondersteunt ook bij het factureringsproces.

Dit ben jij

Je beschikt over mbo+ of hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een relevante opleiding. Je hebt ruime ervaring als managementassistent en een proactieve, 'hands-on' werkmentaliteit. Uiteraard kun je snel schakelen en goed multitasken. Je beschikt over inlevingsvermogen, handelt discreet en weet wanneer vertrouwelijke informatie met zorg moet worden behandeld. Je communiceert professioneel en representatief met diverse contacten van het directieteam en hebt een goede digitale vaardigheden. Daarnaast ben je bestuurlijk sensitief en beschik je over sterke communicatieve en sociale vaardigheden. Je werkt zelfstandig, maar kunt ook goed in teamverband functioneren. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Dit bieden wij

Het betreft een functie voor 28 tot 32 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. Wij investeren in je professionele ontwikkeling met een opleidingsbudget, gericht op jouw functie.

Je kunt het volgende van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van maximaal € 4.297,- (functieschaal 8) op basis van een werkweek van 36 uur. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring;
• 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
• een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
• een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de 'zaak'.

Zwolle, #hartvoordestad en voor de organisatie

In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op 'kwaliteit van leven'. Inwoners hebben hart voor de stad, houden van het groen, wonen, werken en ondernemen er met plezier.

We zijn een organisatie waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt. In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent.

Waarom zou jij voor Zwolle willen werken?

Om ook blij te worden van jouw inzet voor onze mooie stad! Lees de verhalen van onze collega’s en de diverse redenen waarom zij blij worden van hun werk voor Zwolle.