Optimalisatie van urenadministratie met focus op KPI's en stuurinformatie

Voor de afdeling Justitiële Gegevens en Rechtshulpverzoeken van de Justitiële Informatiedienst zoeken we een stagiair die ons kan helpen met het optimaliseren van de urenadministratie. Heb jij affiniteit met data-analyse en stuurinformatie en help jij ons hierbij? Dan zoeken we jou!

Wat ga je doen?

Als derdejaars student ga je onderzoeken hoe onze organisatie beter inzicht kan krijgen in de administratie van onze uren. De focus ligt hierbij op het optimaliseren van stuurinformatie en KPI’s die de relatie tussen begrote, geplande en geschreven uren helder en inzichtelijk maken. Door jouw advies kunnen we preventief bijsturen en afwijkingen in urenbeheer vroegtijdig signaleren.

Concreet is er de volgende opdracht:

• Analyse huidig proces: Onderzoek het huidige gebruik van uren in relatie tot de planning en begroting. Breng in kaart hoe de verschillen tussen begrote, geplande en geschreven uren worden gemeten en beheerd.
• Bepalen van KPI’s: Ontwikkel KPI’s die helpen bij het monitoren van de efficiëntie en nauwkeurigheid van het urenbeheer. Denk hierbij aan KPI’s zoals afwijkingspercentage tussen begrote en geschreven uren, naleving van geplande uren en tijdigheid van urenregistratie.
• Ontwikkelen van stuurinformatie: Formuleer voorstellen voor dashboards en rapportages die realtime inzicht geven in de status van urenbeheer en afwijkingen vroegtijdig signaleren.
• Benchmarking en best practices: Onderzoek hoe andere organisaties sturen op urenbeheer en welke KPI’s zij hanteren. Dit kan helpen om best practices te identificeren en eventueel over te nemen.

Doelstellingen:

• Verhogen van de nauwkeurigheid van urenadministratie door duidelijke KPI’s.
• Verbeteren van stuurinformatie om proactief bij te sturen op urenbeheer.
• Verminderen van de afwijking tussen begrote, geplande en geschreven uren.

Wat lever je op?

Het op te leveren eindproduct is een adviesrapport en implementatieplan. Je stelt een adviesrapport op waarin je de ontwikkelde KPI’s en stuurinformatie presenteert. Daarna maak je een plan van aanpak voor het implementeren van deze verbeteringen in onze organisatie.

Let op als je gaat solliciteren. Wij stellen een aantal vragen om je beter te leren kennen. Je hoeft dus geen sollicitatiebrief te schrijven.

Functie-eisen

Wat vragen we?

• Als derdejaars hbo student Bedrijfskunde, Procesmanagement of Economie en op zoek naar een zinvolle stageopdracht;
• Je bent proactief, nieuwsgierig, analytisch en communicatief vaardig om aanbevelingen te presenteren en te onderbouwen;
• Je hebt affiniteit met data-analyse en KPI-ontwikkeling;
• Basiskennis van projectmanagement en urenregistratiesystemen;
• Je wilt graag je bijdrage leveren aan het doel van Justid: “Cruciale informatie op het juiste moment”.

Wat bieden we?

• Dynamische omgeving - Een informele en dynamische omgeving waar we werken aan een veilige samenleving met onze maatschappijkritische informatiesystemen.
• Beloning - een stagevergoeding van op basis van 40 uren per week.
• Flexibiliteit - Hybride werken, met onze faciliteiten, is het uitgangspunt. Gemiddeld werkt iedereen hier 50% op kantoor en 50% thuis. Maar als je iedere dag op kantoor wilt werken kan dat natuurlijk ook. Samen met je collega's en stagebegeleider maak je hier praktische afspraken over.
• Informele cultuur - Een gedreven en behulpzaam team met korte lijntjes naar leidinggevenden en/of directie.
• Persoonlijke groei - We doen er alles aan om jouw een interessante en goede begeleiding te geven.
• Gezelligheid – Een leuk team op een leuke afdeling met leuke collega’s in een leuk bedrijf. Dus doe mee met borrels, activiteiten, uitjes.