Projectmanager Innovatie Woo-proces

Let op: Dit betreft een tijdelijke functie van 1 jaar.

De Wet open overheid (Woo) is per 1 mei 2022 van kracht. De Woo is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is.

We willen een aantal grote innovaties doorvoeren in het Woo-proces om tot een ‘informatiegedreven afhandeling’ van Woo-verzoeken te komen. Jij bent de business-projectleider die deze innovaties implementeert.

Een groot knelpunt bij de afhandeling van de Woo-verzoeken is dat het zoeken zeer veel tijd vergt en het zoekproces niet altijd eenvoudig achteraf te reconstrueren is. Daarom werken we toe naar een ‘informatie-gedreven’ afhandeling van Woo-verzoeken. Zoekspecialisten stellen samen met de verzoeker ‘zoekvragen’ op en maken ‘queries’, op basis waarvan de zoekspecialisten de informatiebronnen doorzoeken en de gevonden informatie beoordelen op relevantie. Met deze nieuwe werkwijze zetten we de verzoeker centraal en versnellen we de afhandeling.

Het realiseren van deze informatie-gedreven aanpak willen we projectmatig oppakken. Er is nog veel nodig om dit mogelijk te maken. Je kunt hierbij denken aan standaard toegang tot de belangrijkste informatiebronnen en snelle toegang tot niet-beheerde omgevingen, zoals mailboxen en persoonlijke netwerkschijven. Jij gaat aan de slag om deze randvoorwaarden in te vullen, zoals akkoord van het management uitgebreide voor autorisaties voor de zoekspecialisten en het inrichten van de benodigde procedures met collega’s. Ook beschikken we nog niet over de juiste tooling om deze informatiegedreven aanpak te kunnen uitvoeren. Je hebt een leidende rol bij het formuleren van de requirements voor deze tooling en het mogelijk daaropvolgende inkooptraject. Je draagt er ook aan bij dat onze informatiespecialisten zich ontwikkelen naar de rol van zoekspecialisten, zodat zij ook ‘queries’ kunnen maken en goed met de beschikbare tooling kunnen omgaan.

Ook bereiden we ons voor op de komst van een zaaksysteem voor de afhandeling van Woo verzoeken. Hiermee kunnen we de voortgang van Woo-verzoeken beter monitoren, en dus ook beter sturen als de voortgang stokt. Jij bent de functionele projectleider voor de implementatie van dit zaaksysteem. Het zaaksysteem wordt naar verwachting in 2025 doorontwikkeld naar een systeem dat het hele afhandelingsproces kan ondersteunen, met koppelingen met diverse applicaties of apps. Je levert ook een bijdrage aan deze doorontwikkeling.

Je werkt intensief samen met de projectleider Techniek, die verantwoordelijk is voor de technische realisatie van de functionele wensen die jij hebt opgehaald en geformuleerd. Ook werk je samen de projectleider Openbaarmaking, die het overzicht behoudt van alle innovaties in het Woo-proces en met wie je samenwerkt bij de organisatorische aspecten van de informatiegedreven aanpak.

Een mooie uitdaging dus waarbij je echt innovatief bezig bent. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan meer transparantie bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening.

Wij zoeken een stevige projectleider die zelfstandig projecten kan draaien:

• met aantoonbare werkervaring als projectleider voor het realiseren van procesverbeteringen
• met kennis van en bij voorkeur ervaring met informatie- en datagedreven werken
• die zowel op strategisch niveau goed functioneert, maar ook hands on aan de slag wil

Competenties:

• Je bent aantoonbaar succesvol in het begeleiden van procesverbeteringstrajecten
• Resultaatgericht
• Je bent organisatorisch en communicatief sterk
• Je kunt de behoeften van de collega’s in de organisatie goed vertalen naar functionele wensen
• Affiniteit met en kennis van informatievoorziening en/of de Woo is een pré
• Het kennen van de BZK-organisatie is een pré.

De voornaamste persoonlijke competenties zijn:

• Je staat stevig in je schoenen
• Je bent oplossingsgericht en je laat je bij tegenslagen niet snel uit het veld slaan
• Goede organisatie en bestuurlijke sensitiviteit
• Een creatieve denker die los van de bestaande werkwijzen bedenkt ‘hoe het ook kan’
• Communicatief, nieuwsgierig en maatschappelijk georiënteerd
• Je beweegt je gemakkelijk binnen de verschillende onderdelen van de organisatie en je maakt je snel wegwijs daarbinnen

Meer over jouw toekomstige afdeling

Om de afhandeling van Woo-verzoeken te versnellen en te verbeteren is eind 2023 een Woo-team gestart binnen het programma Transparant. Een team met gedreven collega’s die gemotiveerd zijn om verbeteringen door te voeren. Dit team bestaat uit 4 Woo-regisseurs en 9 informatiespecialisten. De Woo-regisseurs bieden ondersteuning bij het specificeren van de inhoud van een Woo-verzoek. Ze houden contact met de verzoeker, beleid en juristen. Daarnaast behouden ze het overzicht en geven ze advies over de afhandeling van een Woo-verzoek. Ook bewaken ze de wettelijke doorlooptijden. De informatiespecialisten ondersteunen de afhandeling van de Woo-verzoeken bij het zoeken naar de relevante informatie in de verschillende informatiebronnen. Ook bieden ze ondersteuning door het lakken van openbaar te maken documenten.

Naast het afhandelen van Woo-verzoeken heeft het team ook de opdracht om het Woo-proces gestructureerd te versnellen en te verbeteren. De centrale uitgangspunten bij alle verbeteracties zijn ‘de verzoeker staat centraal’ en ‘informatie-gedreven’ afhandeling van de Woo-verzoeken. Hiervoor analyseren wij het huidige proces en verbeteren we dat waar nodig, en ontwikkelen we standaarden voor de gehele organisatie. De verbeteringen bestaan ook uit (betere) inzet van tooling, daarbij valt te denken aan het implementeren van een zaaksysteem en het organiseren van meer monitoring en sturing door het management door bijvoorbeeld het Woo-dashboard.

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.