Backoffice Medewerker

Utrecht heeft jou nodig! Ben jij iemand die graag initiatief neemt, praktisch is ingesteld en energie krijgt van het ondersteunen van anderen? Wil jij bijdragen aan een duurzamer en socialer Utrecht én samen met jouw collega’s werken aan een functie die volop in ontwikkeling is? Dan is dit jouw kans!

Dit is je werk

Als backoffice medewerker krijg je de kans om bij te dragen aan de ambities van Utrecht én onze werkprocessen efficiënter in te richten. Een veelzijdige rol in een veranderende omgeving waar jouw inzet écht het verschil maakt. Je bent de administratieve spil in het monitoren van de effecten van MVOI en SR binnen onze aanbestedingen. We werken in deze rol toe naar effect monitoring en rapportage op KPI’s op organisatieniveau, zodat we als gemeente kunnen sturen op de MVOI doelstellingen.

Jouw werk draait om het bewaken van afspraken, ondersteunen van leveranciers en collega’s, en het ontwikkelen van rapportages waarmee we kunnen sturen op onze duurzame en sociale doelstellingen. Voor SR zorg je, samen met de contractmanager, dat leveranciers hun verplichtingen nakomen. Je ondersteunt ze bij de registratie, wijst hen op achterstanden en bewaakt de voortgang. Ook help je contractmanagers en collega’s om hun rol hierin goed te vervullen. Tegelijkertijd werk je mee aan de opbouw van een monitoringsmodule voor MVOI en lever je een actieve bijdrage aan het verbeteren van processen en systemen.

In jouw rol ben je verantwoordelijk voor:

• Toezicht houden op afspraken: Je bewaakt of leveranciers voldoen aan hun SR verplichtingen. Bij achterstanden neem je contact met hen op, maak je nieuwe afspraken en werk je samen met de adviseurs SR en contractmanagers om problemen op te lossen. Voor MVOI is de effect monitoring in ontwikkeling.
• Impact zichtbaar maken: Je verzamelt data, ontwikkelt een dashboard, analyseert de resultaten en verwerkt deze in heldere rapportages. Jouw input wordt gebruikt voor managementbeslissingen en in het duurzaamheidsverslag.
• Communicatie en contact.
  • Je zorgt dat alle binnenkomende vragen correct worden afgehandeld en verzoeken worden verdeeld en je houdt het team op de hoogte van vervolgacties.
  • Bij nieuwe contracten plan jij de adviesgesprekken in met de leveranciers en verstrekt de eerste informatie. In sommige gevallen doe je de advisering zelfstandig, soms ter ondersteuning van de adviseurs.
• Expert zijn in ons registratiesysteem: Jij leert het systeem van binnen en buiten kennen. Vragen van collega’s en leveranciers pak je op en je signaleert verbeterpunten.
• Controleren en beoordelen registraties: Je beoordeelt of contracten en SR invullingen correct zijn ingevoerd en voldoen aan het beleid. Waar nodig ondersteun je leveranciers bij de administratieve verwerking van de gerealiseerde impact.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij de afdeling Inkoop, dat deel uitmaakt van het organisatieonderdeel Financiën & Inkoop (F&I). De afdeling Inkoop bestaat uit ongeveer 35 professionals, waaronder inkoopadviseurs, MVOI- en social return adviseurs. We hebben een informele werksfeer met regelmatige kennissessies en teambuildingactiviteiten. Jouw initiatieven en ideeën worden gewaardeerd en we stimuleren zowel professionele als persoonlijke groei.

Ons team Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI), waaronder ook Social Return (SR) is ondergebracht, adviseert collega’s hoe zij duurzaamheid en sociale impact kunnen opnemen in aanbestedingen. Ook helpen we leveranciers om SR goed in te vullen. Het team is pas samengevoegd en we zijn bezig de processen verder te integreren. Deze functie is daardoor in ontwikkeling en er is veel ruimte voor jouw inbreng en ideeën.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Om van deze functie een succes te maken, is het belangrijk dat jij je herkent in de volgende competenties: analytisch en cijfermatig inzicht, accuraat, communicatiekracht, initiatief nemen, samenwerken en resultaatgericht.

Daarnaast lezen wij het volgende graag terug op jouw cv of motivatiebrief:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Enkele jaren ervaring in vergelijkbare binnen- of buitendienstfunctie;
• Affiniteit met het opstellen van dashboards en managementinformatie;
• Affiniteit en bij voorkeur ervaring met de doelgroep social return en met thema’s uit het Uitvoeringsprogramma MVOI.

Mocht je super enthousiast zijn voor deze vacature, maar sluit jouw ervaring (nog) niet volledig aan bij de vereisten, aarzel dan niet om ons te bellen of te mailen. We bespreken graag de mogelijkheden met je!

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als backoffice medewerker aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct maar uiterlijk op zondag 12 januari 2025. De eerste ronde gesprekken zijn in de week van 13 januari 2025. Het is mogelijk dat wij jou uitnodigen voor de sluitingsdatum.

Wil je meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Adriënne van der Hart, Senior Adviseur, te bereiken via tel. 06-34237262. Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met 06 – 28 82 65 20. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje!

Kom je op gesprek, dan stellen wij aan alle kandidaten dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken. Heb je door een beperking iets nodig voor de sollicitatie? Laat ons weten wat je nodig hebt. We bieden iedere sollicitant graag een gelijke kans in onze selectieprocedure.