HR Specialist Time, Benefits & Reimbursements

Ben jij een dynamische HR-professional met de ambitie om de employee experience van Vattenfall naar een hoger niveau te tillen?

People Services Delivery NL is op zoek naar een HR Specialist Time, Benefits & Reimbursements

Deze positie biedt een mooie kans voor een ambitieuze professional met relevante kennis en ervaring, die een 2e/3e stap wil maken en verder wil groeien in onze (internationale) HR-organisatie.

People Services NL is verantwoordelijk voor het aansturen en begeleiden van HR Direct team en is de linking pin naar Vattenfall stakeholders, zoals: medewerkers, Group Compensation & Benefits, Industrial Relations en de HR business partners in Nederland. Het doel van People Services NL is het aanbieden van een sterke kwaliteit van HR-services. Daarom zijn continue verbetering van de services en een sterke focus op employee experience constante drijfveren in ons dagelijks werk.

Als HR Specialist Time, Benefits & Reimbursements ga je werken in een internationale setting, dus denken in een grensoverschrijdende context is belangrijk. De stakeholders bevinden zich met name in Nederland. De samenwerking met de HR Direct is grotendeels virtueel, medio 2024 is dit weer geinsourced en daarmee nog in ontwikkeling.

Wat ga je doen?

Als HR Specialist Time, Benefits & Reimbursements zorg jij ervoor dat de HR-processen worden uitgevoerd en verbeterd. Samen met HR Direct zorg jij ervoor dat de administratieve afhandeling en het coördineren van alle processen rondom tijd en verlof, declaraties en benefits in Nederland uitstekend verloopt. Je hebt een scherp oog voor kwaliteit, communicatie en een hoog serviceniveau.

Je rapporteert aan de Director People Service NL. Je werkt nauw samen met de Process Manager, Specialist Payroll, Specialist On- and Offboarding/ Employee changes, het HR Direct team in Nederland. Buiten het team heb je veel contact met de specialisten van Compensation & Benefits/ Industrial Relations, HR-suppliers.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Single point of contact interne HR administratie en payroll collega’s voor de administratieve processen van time, leave, reimbursements en benefits (bijv. lease-auto’s, de benefits-portal) van medewerkers.
• Voorzitten en begeleiden van de operationele meetings met de HR direct
• Afstemmen met de procesmanager, specialisten en het support team om een sterke en geïntegreerde kwaliteit van levering te garanderen
• Afstemmen met de leverancier van de benefits-portal over samenwerking en performance
• Linking pin naar Vattenfall HR business partners voor de processen in scope
• Zorgen voor een adequate ticketafhandeling door HR Direct voor de processen in scope
• Continue verbeteringen bedenken en de ruimte zoeken om die samen met HR Direct uit te voeren
• Coördineren of ondersteunen bij change requests of escalaties vanuit business of HR Direct
• Verzorgen van proactieve en reactieve inhoudelijke expertise en advies op jouw vakgebied aan interne collega's en HR Direct.

Functie-eisen

Wie ben jij? Als persoon ben je in staat om te gaan met verandering en soms hoge werkdruk. Je bent oplossingsgericht. Je hebt de vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen, te organiseren en realistisch en efficiënt te plannen. Met een strategische en analytische focus vertaal je soms complexe zaken in eenvoudige en helder te begrijpen processen en werkinstructies.

Je begrijpt de verschillende belangen van al je stakeholders en weet deze in balans te brengen met een servicegerichte en gestandaardiseerde manier van werken.

Daarnaast voldoe je aan de volgende eisen en kwalificaties:

• Bachelor of Master diploma in een relevant vakgebied (bij voorkeur HR)
• Minimaal 2-3 jaar ervaring in een relevante HR-omgeving (bijv. in HR/ People Services)
• Kennis en ervaring van de processen in scope (bijv. lease-auto’s, verlofregistratie, declaraties)
• Analytisch denkvermogen en ervaring met projectmanagement
• Ervaring in een internationale HR-omgeving
• Bewezen coördinerende vaardigheden en het vermogen om te leiden
• Heldere en gestructureerde communicatie in zowel Nederlands als Engels
• Goed gevoel voor samenwerken en oplossingsgerichte mentaliteit
• Proactieve, enthousiaste en servicegerichte instelling, altijd op zoek naar een weg vooruit

Bedrijfsomschrijving

Vattenfall is één van de grootste energiebedrijven in Europa. We maken stroom en warmte en leveren energie aan miljoenen klanten. Dat doen we in Zweden, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Denemarken, Finland én Nederland.

Met zo’n 21.000 werknemers maken we een toekomst mogelijk waarin we voor onze energie minder afhankelijk zijn van het gebruik van fossiele brandstoffen. We lopen voorop in de transitie naar een duurzaam energiesysteem. Om dit ambitieuze doel te kunnen bereiken zijn wij op zoek naar getalenteerde personen die naast hun passie voor hun eigen rol ook een sterke teamspirit hebben en willen bijdragen aan het ondersteunen van een betekenisvolle bedrijfsmissie.