Archiefinspecteur

Publieke Dienstverlening

Heb jij hart voor toegankelijke en beschikbare informatie voor iedereen? Vind jij toezicht op het informatiebeheer belangrijk? Lees dan snel verder.

Als archiefinspecteur houd je door middel van audits toezicht op de goede, geordende en toegankelijke staat van alle gemeentelijke informatie. Dit doe je bij de gemeenten Den Haag en Leidschendam-Voorburg en hun gemeenschappelijke regelingen. Hierbij toets je zowel de inrichting van de informatiehuishouding als de kwaliteit van de digitale en analoge archieven. Je zorgt ervoor dat wordt voldaan aan de archiefwet en regelgeving voor informatie- en archiefbeheer die verplicht is voor overheidsorganisaties.

Je bent onderdeel van het team Toezicht en Kaderstelling van het Haags Gemeentearchief (HGA). Het team bestaat uit drie personen. In verband met de pensionering van een van onze collega’s zijn wij per direct op zoek naar een collega.

Als team werk je nauw met elkaar samen bij het schrijven van inspectierapporten, het voeren van gesprekken met proceseigenaren, het beantwoorden van vragen over archief- en informatiebeheer en andere toezicht gerelateerde taken.

Je voert onder meer de volgende werkzaamheden uit:

• Het opstellen van de jaarlijkse toezichtrapportages aan de hand van KPI’s;
• Het uitvoeren van audits bij alle onderdelen van de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen;
• Het beoordelen van de staat en kwaliteit van papieren en digitale archieven;
• Het beoordelen van projecten op het gebied van vervanging, migratie en conversie van data;
• Het begeleiden van de overbrenging van analoge archieven en digitale informatiesystemen naar het HGA;
• Het beoordelen van vernietigingsverzoeken en het verstrekken van machtigingen;
• Het beantwoorden van en het adviseren over archiveringsvraagstukken.

Je legt gemakkelijk contact en bent goed in het onderhouden van relaties. Bovendien ben je een teamspeler met een goed gevoel voor ambtelijke en bestuurlijke verhoudingen. Je bent communicatief en adviesvaardig. Je bent deskundig en je maakt mensen bewust van de noodzaak van goed archief- en informatiebeheer. Je bent een autonoom denker en draagt met je strategische inzichten bij aan de duurzame toegankelijkheid van de gemeentelijke informatievoorziening. Je bent daarbij overtuigend maar blijft in verbinding met je gesprekspartners. Je bouwt en onderhoudt je netwerk en weet wanneer je het inzet om doelen te bereiken. Verder kun je discreet omgaan met vertrouwelijke of gevoelige informatie.

Verder herken je jezelf in het onderstaande:

• hbo of academisch werk- en denkniveau, bij voorkeur in auditing of informatiemanagement;
• je bent een ervaren auditor binnen een overheidsinstelling;
• je hebt bij voorkeur kennis van kwaliteitssystemen, digitale informatiesystemen en informatiearchitectuur of je bent bereid deze kennis op te doen;
• bij voorkeur heb je ervaring met ambtelijke en bestuurlijke advisering;
• je beschikt over een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• kennis van actuele archief- en informatiewetgeving en auditing is een pre.

De dienst Publiekszaken (DPZ) is voor bewoners van Den Haag de eerste ingang voor contact met de gemeente. Bij Publiekszaken zijn de gemeentelijke onderdelen samengebracht die direct met publiek in contact staan.

Het Haags Gemeentearchief (HGA) is onderdeel van de dienst Publiekszaken en is gericht op een correcte duurzame toegankelijkheid van de gemeentelijke informatie en vormt het kloppend hart van historische kennis over de gemeenten Den Haag en Leidschendam-Voorburg en gemeenschappelijke regelingen (Omgevingsdiensten en Veiligheidsregio Haaglanden). Om gedegen onderzoek naar het heden en verleden van het bestuur van de stad mogelijk te maken is goed informatie- en archiefbeheer van groot belang.

Voor meer informatie over deze functie en de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Jeanette Brouwer, archiefinspecteur, op telefoonnummer 06-22142786. Vanwege de kerstperiode kan een reactie wat langer dan gebruikelijk duren.

De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.

• Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij mogelijk al gesprekken in. Vanwege het kerstreces kan een terugkoppeling op je sollicitatie langer duren dan gebruikelijk.
• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.