Programmaondersteuner Planning en capaciteit

Ben jij een kei in communiceren, organiseren en coördineren? Krijg jij energie van afwisselende werkzaamheden en lijkt het je leuk om te werken voor verschillende projectleiders in een gezellig programmateam? Dan komen we graag met jou in contact!

In 2023 is de Inspectie van het Onderwijs gestart met de verbetering van het plannings- en capaciteitsproces. De implementatie van de verbeteracties is inmiddels gestart, er is een programma ingericht waarbinnen projectgroepen werken aan de verbeteracties en de voorbereiding op en aanschaf van nieuwe ondersteunende software. Het programma staat onder leiding van een programmamanager en wordt aangestuurd door een stuurgroep.

Voor de ondersteuning van de programmamanager en de projectleiders van het programma planning en capaciteit zijn we op zoek naar een programmaondersteuner. Het betreft een tijdelijke functie voor de duur van 1 jaar.

Wat ga je doen als programmaondersteuner?

De programmaondersteuner ondersteunt de programmamanager en de projectleiders in dagelijkse programma-werkzaamheden. De secretaris is betrokken bij de inhoud van het programma en heeft een actieve rol in het betrekken van alle stakeholders. Daarnaast zorgt de secretaris voor een ‘basis op orde’ als het gaat om alle administratieve zaken.

De programmaondersteuner zal de volgende werkzaamheden gaan uitvoeren:

• Organisatie, voorbereiding en verslaglegging/bijhouden actiepunten en besluiten van bijeenkomsten, overleggen en workshops; zoals de project overleggen etc.
• Coördinatie en ondersteuning bij de voorbereiding van het stuurgroep-overleg en het centrale plannersoverleg, door onder andere zorg dragen voor tijdige verzending van de benodigde stukken en het redigeren ervan.
• Nieuwsberichten opstellen aan de hand van input van projectleden
• Bijhouden, monitoren en ‘najagen’ van acties - zorgdragen dat deadlines worden gehaald;
• Beheer van programmadocumenten zoals agenda’s, verslagen, voorstellen, besluiten, planning en risicolijst t.b.v. een goede programmahygiëne.
• Het agendabeheer voor de programmamanager;
• Overige administratieve ondersteuning van het programma.

Kennis en ervaring

• Ervaring als programma- of projectondersteuner
• Actuele kennis van en ervaring met projectmatig werken
• Ervaring met plannen, organiseren van bijeenkomsten, overleggen en workshops
• Ervaring met verslaglegging/ bijhouden actiepunten en besluiten van bijeenkomsten, overleggen en workshops en bewaken van de voortgang en planning.
• Ervaring met het redigeren van documentatie;
• Beheersing Microsoft kantoorautomatisering (w.o. Outlook, Word, Excel, Powerpoint)

Je herkent jezelf in de volgende eigenschappenJe kunt goed zelfstandig werken. Je bent goed in oplossingen bedenken voor problemen. Ook houd je ervan om te improviseren, zie je goed wat er moet gebeuren en bent daarin proactief en zorgvuldig.

Competenties:

• klantgericht
• plannen en organiseren
• samenwerken
• organisatiesensitiviteit
• flexibiliteit

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Wat bieden wij?

• een baan waarmee jij een bijdrage levert aan beter onderwijs;
• een met het OV goed bereikbaar en rolstoelvriendelijk kantoor in het centrum van Utrecht;
• een kantoor met stilteruimtes;
• ruimte om hybride te werken. We bespreken graag met jou hoe we prettig kunnen samenwerken;
• enthousiaste collega’s;
• er is volop ruimte voor persoonlijke groei: we hebben uitstekende verlof- en studieregelingen;
• goede begeleiding en een uitgebreid inwerkprogramma.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je komt te werken voor het programmateam dat ondergebracht is bij de Directie Speciaal Onderwijs en begin 2025 wordt ondergebracht bij Beleidsondersteuning en Organisatie (DBO) – afdeling Planning Control en Kwaliteit (PC&K). Afdeling PC&K is een nieuwe afdeling waar Planning en Capaciteit wordt belegd na afronding van het programma. DBO is de ondersteunende directie voor de Toezichtdirecties van de Inspectie. De sfeer is collegiaal en informeel, er wordt hard gewerkt en de uitdaging is groot. Naast het harde werken, organiseren we ook gezellige momenten met elkaar, zoals een kerstevent en de jaarlijkse directie dag. Natuurlijk kun je rekenen op goede begeleiding vanuit het Programmateam. We maken je graag wegwijs in onze organisatie en je neemt deel aan relevante onderdelen binnen het inspectiebrede inwerkprogramma.

Inspectie van het Onderwijs

Wij zijn de Inspectie van het Onderwijs. In het belang van ruim 4 miljoen leerlingen en studenten houden wij toezicht op het Nederlandse onderwijs. Want elke leerling en iedere student heeft recht op goed onderwijs. Daarom onderzoeken wij wat er goed gaat, wat er beter kan, en wat er beter móet. Van de kinderopvang tot en met het hoger onderwijs. Van de allerkleinsten tot de afgestudeerden. Effectief toezicht voor beter onderwijs is onze missie. Daar werken we aan met ongeveer 750 bevlogen professionals.

We werken risicogericht en houden zicht op het onderwijsstelsel als geheel. Jaarlijks brengen we de risico’s in kaart van alle scholen in Nederland. Dit bepaalt mede welke scholen we in dat jaar onderzoeken. Naast risico-onderzoeken doen we ook steekproef-kwaliteitsonderzoeken op scholen. Dit doen we om een landelijk beeld te krijgen en ons risicomodel verder aan te scherpen. Daarnaast doen we bestuursgericht toezicht én stelselonderzoeken. Met deze weloverwogen mix van toezichtinstrumenten, met aandacht voor zowel het stelsel, de besturen als de scholen, bieden we diepgaand en effectief toezicht.

Talent als basis, diversiteit als kracht De Inspectie van het Onderwijs is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen.