Projectmanager World Cities Culture Summit Amsterdam 2025

Projectmanager World Cities Culture Summit Amsterdam 2025

De functie

Als projectmanager zorg je voor de supervisie, planning, uitvoering en coördinatie van de World Cities Culture Summit in Amsterdam (14-17 oktober 2025) en maak je van dit evenement met je collega’s een groot succes. Samen met diverse directies en afdelingen en het World Cities Culture Forum (WCCF) zorg je voor een goed afgestemd inhoudelijk programma en een soepele organisatie, logistiek en uitvoering van het evenement. Je coördineert bestuurlijke besluitvorming door wethouders, het college en de gemeenteraad voor op dit onderwerp.

Als projectmanager van de conferentie coördineer je vanuit de gemeente de organisatie en uitvoering van de Summit. Samen met het gemeentelijk projectteam onder leiding van Kunst en Cultuur en het WCCF zorg je ervoor dat alle aspecten van het evenement soepel verlopen. Je stuurt het projectteam aan, ontwikkelt het projectplan, stelt doelen en de tijdlijn vast en coördineert de logistiek en inhoud van het programma, van het betrekken van sprekers tot het organiseren van culturele bijdragen zoals optredens. Met oog voor detail waarborg je kwaliteit en naleving van gemeentelijke richtlijnen, en beheer je de financiën en sponsorrelaties.

Als centraal aanspreekpunt voor alle belanghebbenden, waaronder de gemeente, WCCF en externe partners, hou je het overzicht over het projectteam en werk je nauw samen met verschillende gemeentelijke afdelingen. Na afloop zorg je voor heldere communicatie en afwikkeling van het evenement, inclusief de verspreiding van verslagen, opnames en foto's.

Je werkt onder leiding van de directeur Kunst en Cultuur, in een gedreven team van beleidsadviseurs, producenten en een projectcontroller aan de conferentie in Amsterdam. Als projectmanager maak je deel uit van het beleidsteam Kunst en Cultuur, waar je samen met beleidsadviseurs, projectmanagers en andere collega's werkt aan thema’s zoals (inter)nationaal cultuurbeleid, nieuwe culturele voorzieningen en cultureel vastgoed, lokale media, diversiteit en inclusie, kunst in de openbare ruimte, bibliotheken, internationalisering en nachtcultuur.

Dagelijkse activiteiten

• Je overlegt online met het WCCF-team en de beleidsadviseurs Kunst en Cultuur over inhoud en logistiek van het evenement. Samen met het projectteam actualiseer je het projectplan, maak je afspraken over het benaderen van sprekers en culturele activiteiten en bewaak je de voortgang en het budget.
• Je bezoekt met de producent een aantal locaties om afspraken te maken met de programmamanager en locatiemanager over het programma, opstelling, technische voorzieningen, veiligheidsvoorzieningen en logistieke details.
• Je bereidt het risicobeheerplan voor om logistieke, financiële en veiligheidsrisico's te identificeren, beoordelen en beperken.

Wij zijn een werkgever

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Over de directie Kunst en Cultuur

Kunst en Cultuur – onderdeel van de directie Economische Zaken en Cultuur - voert in Amsterdam de regie over het gemeentelijk kunst- en cultuurbeleid (Kunstenplan) en het beleid op het gebied van broedplaatsen, cultuureducatie, nieuwe culturele voorzieningen, kunst in de openbare ruimte, lokale media, nachtcultuur en bibliotheken. Het team is ook verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling en het aansturen en coördineren van beleidsprocessen en projecten. Zij voeren de prioriteiten van het stadsbestuur uit. Het team verhoudt zich hierbij tot diverse afdelingen en directies binnen de gemeente en extern onder andere tot de Amsterdamse kunst- en cultuursector, het Amsterdams Fonds voor de Kunst, de Amsterdamse Kunstraad, de stadsdelen, publieke en private cultuurfondsen, andere overheidsinstanties (zoals de G4, het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, het ministerie van Buitenlandse Zaken, diverse steden in Europa en de wereld).

Functie-eisen

Voor deze functie Projectmanager World Cities Culture Summit Amsterdam 2025 beschik je over:

Je hebt een afgeronde hbo-opleiding.

• 5-10 jaar aantoonbare werkervaring in het organiseren en coördineren van projecten.
• Uit CV blijkende kennis en ervaring met het organiseren van (inter)nationale evenementen.
• Uit CV blijkende kennis en ervaring met het werken met protocollen en procedures binnen steden of overheidsinstanties.
• Gevoel voor politieke, bestuurlijke, ambtelijke, en maatschappelijke verhoudingen en processen, naar voren gebracht in je motivatie.
• Professionele beheersing van het Engels.

Competenties

• Analytisch vermogen: Kan hoofd- en bijzaken onderscheiden, een vraagstelling in onderdelen uitsplitsen en logische verbanden leggen tussen de verschillende deelaspecten.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen voor het eigen gedrag en hieraan vasthouden totdat het doel bereikt is.
• Overtuigingskracht: Oefent, op basis van persoonlijk overwicht, invloed uit op mensen en situaties, gericht op acceptatie en het overwinnen van weerstanden. Communiceert ideeën duidelijk en stellig.

Arbeidsvoorwaarden

Als Projectmanager World Cities Culture Summit Amsterdam 2025 kom je ons 24 - 32 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 4.667 - tot maximaal € 6.465,- (schaal 11A) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden, als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je uitgeleend middels een overeenkomst tijdelijke inzet.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Selectieprocedure

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 24 november.
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie.
• De selectieprocedure bestaat uit een cv/briefselectie, twee gespreksrondes en een arbeidsvoorwaardengesprek.
• Sluit jouw cv aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• De gesprekken vinden plaats op onze kantoorlocatie aan de Amstel 1 te Amsterdam.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Vragen over deze vacature?

Over de functie kun je afdeling Kunst en Cultuur benaderen via info.kunstencultuur@amsterdam.nl. Over de sollicitatieprocedure kun je Melanie Nooij corporate recruiter benaderen via m.nooij@amsterdam.nl.