Directiesecretaris

Directiesecretaris bij de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH)

Ben jij een excellente adviseur met een scherp oog voor organisatie en een proactieve houding? Heb je een passie voor het stroomlijnen van complexe besluitvormingsprocessen en het verbinden van mensen? Dan zijn wij op zoek naar jou als onze nieuwe Directiesecretaris bij de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH)!

Wat ga je doen

Als Directiesecretaris bij de RvIHH speel je een cruciale rol in de bestuurlijk-organisatorische kant van onze dienstverlening. Binnen de Unit I&V word je de rechterhand van de directeur en vorm je een onmisbare schakel in het managementteam (MT). In deze dynamische functie breng je structuur aan in de organisatie, faciliteer je het MT en creëer je verbinding met het directieteam (DT).

Je bent verantwoordelijk voor het waarborgen van kwalitatief hoogwaardige en goed afgestemde besluitvorming, waarbij je fungeert als de ogen en oren van de directeur en het MT. Je bent een belangrijke verbinder en ambassadeur binnen de organisatie, die draagvlak creëert voor adviezen, notities en besluiten.

Een greep uit je werkzaamheden:

• Opstellen agenda, notuleren en zorgen voor adequate opvolging van besluiten uit het MT-overleg van de unit I&V;
• Opstellen en voorbereiden van conceptagenda’s en overleggen waar de directeur I&V bij betrokken is;
• Adviseren over de kwaliteit van beleidsstukken en bewaken van de besluitvormingsroute;
• Aanjagen van processen en afstemmen over relevante verantwoordings- en sturingsinformatie;
• Uitwerken van beleidsinhoudelijke onderwerpen en bewaken van de follow-up op genomen besluiten;
• Onderhouden van nauwe contacten met relevante gesprekspartners binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en andere onderdelen van de Rijksoverheid;
• Proactief ondersteunen van de directeur I&V bij dagelijkse taken en fungeren als sparringpartner;
• Adviseren over organisatiebrede complexe ontwikkelingen en veranderingsprocessen;
• Signaleren van bijzondere omstandigheden die aandacht vragen en het geven van gevraagd en ongevraagd advies;
• Organiseren van bijeenkomsten en zorgen voor goede interne communicatie;
• Bijdragen aan de verbetering van overleg- en besluitvormingsprocessen, waaronder de verbinding tussen met MT-overleg I&V met het Directieteamoverleg.

Wie ben je

Je bent een gedreven professional met een scherp analytisch vermogen en uitstekende communicatieve vaardigheden. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waar samenwerking en innovatie centraal staan, en je bent klaar om een solide basis te leggen voor een heldere, professionele besluitstructuur.

Verder breng je mee:

• WO werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke rol als directiesecretaris;
• Bewezen ervaring als verbinder en netwerker, met het vermogen om samen te werken met diverse interne en externe stakeholders;
• Proactieve houding met sterke plannings- en organisatievaardigheden;
• Goed gevoel voor omgevingen met complexe besluitvorming en soms schurende belangen;
• Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen en onder tijdsdruk te werken;
• Sterk in adviseren, initiatiefrijk en resultaatgericht, met een continue focus op persoonlijke ontwikkeling;
• Vaardig in het maken en duiden van overzichten op basis van betrouwbare informatie;
• Helikopterview waarmee je gemakkelijk overzicht houdt en het totale plaatje kunt overzien;
• Uitgebreide ervaring met het notuleren van inhoudelijk complexe vergaderingen;
• Aantoonbare vaardigheid in het organisatorisch, procesmatig en/of vakinhoudelijk coördineren;
• Kennis van of affiniteit met technologie, informatievoorziening en digitalisering;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

Overige arbeidsvoorwaarden

Natuurlijk bieden wij een aantrekkelijk pakket aan arbeidsvoorwaarden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Wat maakt deze rol uniek?

Als Directiesecretaris bij de RvIHH krijg je de kans om een cruciale rol te spelen in een organisatie met een hoog ambitieniveau die midden in een professionaliseringsslag zit. Je werkt in een omgeving waar samenwerking, zowel binnen als buiten de organisatie, centraal staat. In deze dynamische en soms hectische context is jouw kerntaak het brengen van rust en het leggen van een solide basis voor een heldere, professionele besluitstructuur.

Je krijgt de unieke mogelijkheid om direct invloed uit te oefenen op de ontwikkeling en professionalisering van onze organisatie. Samen met het managementteam, de bestuursadviseurs en inhoudelijke specialisten geef je op strategisch niveau richting aan de doorontwikkeling van de informatievoorziening binnen de overheid. Je advies en inzichten dragen bij aan het vormgeven van de toekomst van de informatiehuishouding.

Waar ga je werken

De RvIHH speelt een essentiële rol in het op orde krijgen en houden van de informatiehuishouding van de Rijksoverheid. Bij ons werk je in een flexibele en open omgeving waar samenwerking, innovatie en vooruitgang hand in hand gaan. Onze missie is duidelijk: we willen de informatiehuishouding van de overheid efficiënter en toekomstbestendiger maken, en jij draagt hier direct aan bij.

Als Directiesecretaris maak je deel uit van een gepassioneerd team dat het hart vormt van onze organisatie: de afdeling Staf en Organisatie. In deze sleutelrol werk je op het hoogste niveau, in nauwe samenwerking met de directie en het managementteam. Je komt terecht in een dynamische en hechte afdeling die verantwoordelijk is voor een breed scala aan strategische taken, van HR-gerelateerde taken en managementondersteuning tot het ontwikkelen van recruitmentprocessen en het beheren van onze huisvesting. In deze rol maak je een blijvende impact op de manier waarop de overheid omgaat met informatie, en je bijdrage heeft direct invloed op de slagkracht, groei en kwaliteit van onze dienstverlening aan de overheid.

Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (Ministerie van BZK)

Binnen DGVBR (Directoraat-Generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk) van het Ministerie van BZK is een aantal Shared Service Organisaties (SSO's) ondergebracht die zich richten op de bedrijfsvoering van het Rijk. Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) is een van die SSO's en stelt zich tot doel rijksdiensten te ontzorgen in de verschillende aspecten van hun informatiehuishouding. Daartoe levert Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding een breed scala aan diensten en producten, variërend van archiefopslag en archiefbewerking tot het faciliteren van digitaal werken en digitale informatieopslag.

Stel gerust je vraag

Meer informatie over deze vacature

John Drenth: john.drenth@minbzk.nl

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Peter de Muralt: Peter.muralt@minbzk.nl

Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (Ministerie van BZK) nodigt je uit om te solliciteren. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.