Magnet.me - The smart network where hbo and wo students find their internship and first job.

The smart network where hbo and wo students find their internship and first job.

Onboarding and Fund Distribution Officer

Job • Amsterdam, NL

Posted 18 Nov 2024

Work experience

3 to 5 years

Full-time / part-time

Full-time

Job function

Finance

Degree level

WO Master

Required language

English (Fluent)

Deadline

7 Dec 2024 00:00

Your career starts on Magnet.me

Create a profile and receive smart job recommendations based on your liked jobs.

Create profile

At Vistra, our purpose is progress. We believe that our clients have the power to change the world and to do great things for global progress, and we exist to remove the friction that comes from the complexity of global business – to help our clients achieve progress without friction. But progress only happens when people come together and take action. We’re absolutely committed to building a culture where our people can do just that.

Onboarding and Fund Distribution Officer

We have an exciting opportunity for you to join our team as **Onboarding and Fund Distribution Officer**. Reporting to the Team’s Fund Distribution Marketing Manager and/or Conducting Officer, this full-time and permanent position is based in Luxembourg and offers regional coverage, allowing you to make a significant impact on our **Operations** and its growth.

Key Responsibilities:

Onboarding and Document Monitoring

Communicate with incoming clients to obtain required fund documents and agreements; Be clients’ and global onboarding team’s point of contact for the purposes of onboarding.
Coordinate with various AIFM / ManCo functions to obtain from them the required review of fund documents (including PPM, LPA, KIDs, etc.) and agreements, at onboarding and, as needed, during the fund lifecycle including termination.
Manage and take ownership over the exchanges between clients or, where relevant, third-party providers of fund documents (e.g., PPM, LPA, KIDs); and the AIFM functions until successful completion of onboarding, and/or until the finalisation of fund documents and agreements.

Marketing Activity KPIs

Ensure regular collection of marketing activity KPIs from fundraising funds.
Ensure comprehensive and up-to-date documentation and record keeping of KPIs, needed for reporting purposes.

Marketing Communications

Ensure initial and regular collection of funds’ marketing communications.
Ensure comprehensive and up-to-date documentation and record keeping of marketing communications, needed for reporting purposes.

You may also be called upon to support the team with:

Filings
Timely marketing-related filings, including the payment of regulatory fees if relevant, with the CSSF and/or other national regulators (re AIFs, UCITS, KIDs…)
Analysis
Reviewing fund documents, KPIs and/or marketing communications
Board Meeting Preparation and Attendance
Updating relevant sections of governance reports for the boards of funds under management
Reporting
Updating the AIFM’s business committee as needed on onboarding status during bi-weekly meetings

You may be called on to support the team with other tasks on an as-need basis.

Key Requirements

Attributes & Skills:

Fluent English (spoken and written); Any additional EU language would be an asset.
Excellent working knowledge of Excel, PowerPoint, and MS Office.
Positive; Proactive; Persistent; Organised; Service-oriented and diplomatic; Comfortable communicating with different stakeholders; Eager to learn; Curious mindset.

Desirable:

Analytical skills

Relevant Experience:

3-5 years’ overall experience in a similar position in the Luxembourg investment fund industry.
Experience with regulatory matters concerning fund distribution.
Experience coordinating between various stakeholders and documenting for reporting purposes.
Experience with PRIIPs regulations and KID productions/review.
Experience with initial fund registrations and marketing notifications submissions.

Desirable:

Related experience in a Luxembourg AIFM, Big Four, or regulatory team of a reputable law firm.

Education/Professional Qualifications:

Essential:

Master’s degree.
Relevant professional training, e.g., relating to applicable laws and regulations in relation to UCITS, AIFMD, MIFID, CBDF.

Desirable:

Relevant university degrees might include legal; EU fund regulation and compliance; business and engineering.

If you are excited about working with us, we encourage you to apply or have a confidential chat with one of our Talent Acquisition team members. Our goal is to make this a great place to work where all our people can thrive. We hope you join us on this exciting journey!

Vistra

Je volgt een financiële of juridische studie of bent net afgestudeerd en je bent op zoek naar een uitdagende baan waarin je jezelf kan blijven ontwikkelen. Ben je daarnaast breed geïnteresseerd en wil je jezelf liever niet specialiseren in een niche binnen de financiële of juridische wereld? Dan is Vistra iets voor jou!

Werken bij Vistra betekent werken in een dynamische en internationaal georiënteerde organisatie die continue in beweging is. We hebben ruim 2.500 werknemers in meer dan 40 landen, waarbij ons kantoor op de Zuidas in Amsterdam in Nederland het grootst is. Wij werken voor een breed scala aan (internationale) cliënten, zoals multinationals, private equity- en vastgoedbedrijven, fondsbeheerders en vermogende particulieren.

Als Junior Corporate Lawyer en Junior Financial Account Manager ben je onderdeel van een Client Service Team. Je werkt mee aan de corporate housekeeping en financiële administratie van de Nederlandse entiteiten van onze cliënten. Als Junior heb je gemiddeld 40 cliënten, waarmee je vanaf dag 1 voortdurend in contact staat. Daarnaast werk je nauw samen met onder andere advocaten, financieel adviseurs en fiscalisten.

Onze wereld is groter dan de Zuidas...

Wij kijken verder dan alleen onze eigen business en het uitvoeren van onze werkzaamheden. Zo is Vistra wereldwijd gestart met een Corporate Social Responsibility (CSR) beleid, waarbij wij ons richten op 3 pijlers; educatie, milieu en kinderen.
Bij Vistra besteedt iedere werknemer in Nederland 1 werkdag per jaar aan een activiteit in het kader van dit CSR beleid. Je kunt bijvoorbeeld helpen bij de Olympische Sportweek, geld ophalen door trappen te lopen in de Arena, of ondersteunen bij het Kinderbeestfeest in Artis.
Hartstikke leuk: het geeft extra voldoening en draagt bij aan het ‘we doen het met z’n allen’ gevoel. En dat is merkbaar bij Vistra.

En behalve werken…

Wanneer je bij ons start – in het Traineeship – ben je gelijk onderdeel van een groep trainees, maar ook van jouw team. En het is niet alleen leuk om met elkaar werk te verzetten voor onze cliënten, maar ook om met elkaar sociaal en sportief bezig te zijn. We nemen het met een eigen team op tegen andere kantoren in de voetbalcompetities op de Zuidas en ook kun je de Amstel Gold Race meefietsen. En voor bijna niks kun jij onbeperkt fitnessen, zwemmen, crossfitten of yoga beoefenen bij Vondelgym Zuid of bij Club Sportive.
Met een aantal tafelvoetbaltafels op de werkvloer is er ook tijdens het werk tijd voor ontspanning en worden er fanatieke wedstrijdjes gespeeld.

En we hebben een eigen bar. Elke werkweek sluiten we daar af met een gezellige borrel.