Adviseur Inkoop en Contractmanagement

Lijkt je het leuk om in het financiële middelpunt van de Nationale ombudsman werkzaam te zijn en ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging? Dan is deze vacature iets voor jou!

Ter versterking van ons financiële team, bestaande uit 4 medewerkers, zijn we op zoek naar enthousiaste Adviseur inkoop- en contractmanagement. Het financiële team is onderdeel van de afdeling Mensen & Middelen en verantwoordelijk voor het efficiënt en effectief uitvoeren van het financieel-administratieve proces. Als Adviseur inkoop- en contractmanagement zorg je er voor dat binnen de Nationale ombudsman de juiste inkoopprocedures worden doorlopen en dat gemaakte afspraken in contracten worden nageleefd. Je takenpakket is divers. Zo ben je het ene moment bezig met een inkooptraject voor een onderzoek, even later bespreek je de afspraken die gemaakt zijn in het contract met de cateraar van de kantine. We maken gebruik van de inkoop expertise binnen het rijk voor meervoudig onderhandse (MVO) en Europese aanbestedingen. Waar het kan sluiten we aan bij Rijksbrede aanbestedingen en contracten.

Wat ga je doen?

In deze functie houd je je bezig met:

• Je bent verantwoordelijk voor het gehele inkoopproces. Je weet de juiste inkoopprocedures toe te passen en bent verantwoordelijk voor de correcte registratie van de inkoop en de dossiervorming daarvan.
• Je voert een nauwkeurige inkoopadministratie, inclusief complete inkoopdossiers. Daarvan is het afhandelen en verwerken van e-mailcorrespondentie een wezenlijk onderdeel. Waar nodig adviseer en help je collega's bij het vastleggen van bestelaanvragen en -verplichtingen.
• Je voert enkelvoudige inkoopprocedures en minicompetities binnen bestaande raamovereenkomsten uit.
• Je signaleert knel- en verbeterpunten in de (operationele) inkoop en het contractbeheer en -management en doet daarvoor verbetervoorstellen.
• Je bent verantwoordelijk voor het contractbeheer en -management. Je bewaakt de naleving van de – in contracten – gemaakte afspraken en zorgt er voor dat alle partijen zich aan de afgesproken voorwaarden houden.
• Je doet – bij het opstellen van aanbestedingsstukken – voorstellen ten aanzien van prestatieafspraken en maakt deze meetbaar aan de hand van KPI's.
• Je ondersteunt je collega's waar nodig bij Europese aanbestedingen en het opstellen van spend analyses.

Wie zoeken wij?

• HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur een achtergrond in een (bedrijfs-)economische, juridische of bestuurskundige richting.
• In het bezit (of bereid deze te halen) van het diploma Rijksinkoopopleiding 1 (RIO 1) of het NEVI 1- diploma of een vergelijkbaar diploma.
• Enkele jaren ervaring met financieel-economische en administratieve inkoopprocessen binnen de Rijksoverheid en kennis van de geldende inkoopprocedures binnen de Rijksoverheid.
• Ervaring met het voeren van de financiële administratie volgens het kasverplichtingsstelsel en de automatisering daarvan.
• Kennis van Oracle is een pré.
• Goede vaardigheden met MS Office, met name Excel

Daarnaast ben je accuraat en communicatief sterk (mondeling en schriftelijk). Bovendien bezit je sterke analytische vaardigheden en werk je gestructureerd. Je weet van aanpakken en bent een echte teamspeler.

Arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Ben jij een 'verplichte VWNW-kandidaat'? Stuur dan altijd een kopie van jouw aanwijzingsbrief mee met de sollicitatie.
• Misschien lezen wij jouw openbare informatie op LinkedIn. Zo krijgen wij een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties.
• Tip: Bewaar deze tekst voor jezelf als je wilt solliciteren. Na de sluitingsdatum is deze vacaturetekst online niet meer te lezen.
• De sollicitatieprocedure bestaat uit een briefselectie en twee gespreksronden. Houd er rekening mee dat het eerste gesprek uiterlijk in de week van 2 december plaatsvindt.

Ben je enthousiast geworden? We nodigen je van harte uit om te solliciteren. We ontvangen graag jouw motivatie en cv. Doe het wel zo snel mogelijk, want zodra we een geschikte kandidaat gevonden hebben, sluiten we de vacature.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het team Middelen (Financiën), onderdeel van het team Mensen & Middelen verzorgt een breed takenpakket op financieel gebied. Zo bewaakt het team de toepassing van de rijksbrede regels (compliance) en onderhoudt dit team het contact met de Audit dienst Rijk (ADR). Wij adviseren over inkoop en aanbesteden en bewaken de juiste toepassing van inkoopprocedures. Het team speelt ook een centrale rol in het realiseren van een effectieve P&C cyclus door het management te adviseren met hun kennis over budgettering, financiële rapportages, prognoses en analyses over de bedrijfsvoering. Het team geeft advies aan het management over de financiële gevolgen van (voorgenomen) besluiten. En zorgt voor een correcte financiële administratie, waaronder het tijdig betalen van facturen.

Nationale Ombudsman

Als er iets misgaat in het contact met de overheid, helpen de Nationale ombudsman, de Kinderombudsman en de Veteranenombudsman je op weg. De ombudsmannen doen dat met meer dan 200 bevlogen professionals. Samen komen we op voor de belangen van burgers, kinderen en veteranen en helpen we overheden om hun dienstverlening te verbeteren. Daarnaast vragen we ook regelmatig op eigen initiatief aandacht voor structurele problemen.

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.