Adviseur Inkoop en Contractmanagement

Lijkt je het leuk om in het financiële middelpunt van de Nationale ombudsman werkzaam te zijn en ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging? Dan is deze vacature iets voor jou!

Ter versterking van ons financiële team, bestaande uit 4 medewerkers, zijn we op zoek naar enthousiaste Adviseur inkoop- en contractmanagement. Het financiële team is onderdeel van de afdeling Mensen & Middelen en verantwoordelijk voor het efficiënt en effectief uitvoeren van het financieel-administratieve proces. Als Adviseur inkoop- en contractmanagement zorg je er voor dat binnen de Nationale ombudsman de juiste inkoopprocedures worden doorlopen en dat gemaakte afspraken in contracten worden nageleefd. Je takenpakket is divers. Zo ben je het ene moment bezig met een inkooptraject voor een onderzoek, even later bespreek je de afspraken die gemaakt zijn in het contract met de cateraar van de kantine. We maken gebruik van de inkoop expertise binnen het rijk voor meervoudig onderhandse (MVO) en Europese aanbestedingen. Waar het kan sluiten we aan bij Rijksbrede aanbestedingen en contracten.

Wat ga je doen?

In deze functie houd je je bezig met:

• Je bent verantwoordelijk voor het gehele inkoopproces. Je weet de juiste inkoopprocedures toe te passen en bent verantwoordelijk voor de correcte registratie van de inkoop en de dossiervorming daarvan.
• Je voert een nauwkeurige inkoopadministratie, inclusief complete inkoopdossiers. Daarvan is het afhandelen en verwerken van e-mailcorrespondentie een wezenlijk onderdeel. Waar nodig adviseer en help je collega's bij het vastleggen van bestelaanvragen en -verplichtingen.
• Je voert enkelvoudige inkoopprocedures en minicompetities binnen bestaande raamovereenkomsten uit.
• Je signaleert knel- en verbeterpunten in de (operationele) inkoop en het contractbeheer en -management en doet daarvoor verbetervoorstellen.
• Je bent verantwoordelijk voor het contractbeheer en -management. Je bewaakt de naleving van de – in contracten – gemaakte afspraken en zorgt er voor dat alle partijen zich aan de afgesproken voorwaarden houden.
• Je doet – bij het opstellen van aanbestedingsstukken – voorstellen ten aanzien van prestatieafspraken en maakt deze meetbaar aan de hand van KPI's.
• Je ondersteunt je collega's waar nodig bij Europese aanbestedingen en het opstellen van spend analyses.

Functie-eisen

Wie zoeken wij?

• HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur een achtergrond in een (bedrijfs-)economische, juridische of bestuurskundige richting.
• In het bezit (of bereid deze te halen) van het diploma Rijksinkoopopleiding 1 (RIO 1) of het NEVI 1- diploma of een vergelijkbaar diploma.
• Enkele jaren ervaring met financieel-economische en administratieve inkoopprocessen binnen de Rijksoverheid en kennis van de geldende inkoopprocedures binnen de Rijksoverheid.
• Ervaring met het voeren van de financiële administratie volgens het kasverplichtingsstelsel en de automatisering daarvan.
• Kennis van Oracle is een pré.
• Goede vaardigheden met MS Office, met name Excel

Daarnaast ben je accuraat en communicatief sterk (mondeling en schriftelijk). Bovendien bezit je sterke analytische vaardigheden en werk je gestructureerd. Je weet van aanpakken en bent een echte teamspeler.