Projectondersteuner Maatschappelijk Vastgoed

Utrecht heeft jou nodig! Dit is waarom jij als projectondersteuner maatschappelijk vastgoed bij de gemeente Utrecht wilt werken:

• Met jouw ondersteuning draag je bij aan de bouw, renovatie en verduurzaming van maatschappelijk vastgoed, zoals buurthuizen, sportgebouwen en bekende panden als de Dom en het Stadskantoor.
• Jij helpt mee aan de verdere professionalisering van vastgoedprojecten binnen de Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU).
• Je werkt samen met enthousiaste en betrokken collega’s aan de doelstelling om een gezond stedelijk leven voor iedereen te realiseren.

Dit is je werk

Als projectondersteuner zorg je voor een goed georganiseerde en efficiënte uitvoering van projecten. Daarnaast help je bij het verbeteren en professionaliseren van projectbeheersing en projectmanagement. Je zorgt ervoor dat de afgesproken werkwijze “Project Matig Creëren” (PMC) wordt nageleefd door de voortgang te monitoren en het management tijdig te voorzien van accurate stuurinformatie. Met behulp van beschikbare data, templates en processen ondersteun je de periodieke rapportage en informatievoorziening. Daarnaast bied je effectieve ondersteuning aan projectmanagers op de verschillende GROTICK-elementen (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie, Kwaliteit). Vanuit je ervaring in de praktijk doe je verbetervoorstellen en implementeer je deze op brede schaal. Je rapporteert aan de Manager Projectbureau.

Concreet bestaan jouw werkzaamheden uit:

• Zorgen dat de PMC-methodiek en de afgesproken werkwijze voor vastgoedprojecten correct worden gevolgd, inclusief het gebruik van formats en processtappen.
• Ondersteunen bij de professionalisering van processen door documenten en formats te reviewen, de SharePoint-pagina actueel te houden, en verbeteringen door te voeren.
• Monitoren en bewaken van de datakwaliteit in de Portfolio- en Projectmanagementtool, inclusief controle op volledigheid en actualiteit van projectdata.
• Assisteren bij de voorbereiding, uitwerking en opvolging van voortgangsrapportages en investeringscommissie-bijeenkomsten voor teammanagers.
• Ondersteunen bij het beheren van projectfinanciën, inclusief het invoeren en opvolgen van bestellingen in SAP en het checken van risicoclassificaties.
• Coördineren van bijeenkomsten zoals Project Start-Ups en risicosessies, inclusief planning en het opzetten van overlegstructuren.
• Opzetten en beheren van een documentatiesysteem voor projectadministratie, en het adviseren over verbeteringen in projectbeheersing en -management.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Als Projectondersteuner kom jij te werken bij de Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU) op de afdeling ‘Vastgoedprojecten’ (VGP). De collega’s op deze afdeling worden omschreven als enthousiast, betrokken, informeel en vakinhoudelijk goed op de hoogte. De afdeling Vastgoedprojecten bestaat uit 4 teams:

• Onderwijshuisvesting en Multifunctionele accommodaties
• Sport, Welzijn en Zorg
• Cultuur, Erfgoed, Bereikbaarheid, Eigen huisvesting, Wonen, Veiligheid en Overig
• Projectbureau

Jij gaat aan de slag bij het Team Projectbureau bestaande uit adviseurs projectbeheersing en (project)ondersteuners (totaal 7 Fte). Net als jouw 2 collega projectondersteuners, ga jij één van de VGP-teams ondersteunen bij het uitvoeren van vastgoedprojecten zodat de in totaal +/- 350 bouw- en renovatieprojecten goed en beheerst verlopen. Dit doe je samen met jouw collega’s van het Projectbureau en de programma- en projectmanagers. Daarnaast draag je bij aan de verdere professionalisering van het uitvoeren van een Vastgoedproject binnen de Vastgoedorganisatie.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij je herkent in de volgende competenties:

• Initiatiefrijk: je wacht niet af, maar neemt zelf het voortouw.
• Stressbestendig: je kunt snel schakelen als er onverwachte dingen gebeuren. Je weet de rust te bewaren als de druk hoog is, kunt omgaan met tegenwind en schroomt niet om collega’s om hulp of advies te vragen.
• Sociaal vaardig: je werkt graag in teamverband en helpt het team waar nodig, zonder de verantwoordelijkheden van anderen over te nemen.
• Analytisch: je kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden en vindt het leuk om structuur aan te brengen in een grote hoeveelheid informatie.
• Ambitieus: je pakt je verantwoordelijkheid, hebt eigen inbreng en krijgt er energie van om alles soepel te laten verlopen.

Verder zien we het volgende graag terug in je cv:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als projectondersteuner;
• PMC certificering en kennis van bouwprojectmanagement is een pré;
• Je bent bekwaam in het gebruik van SAP en het werken met een Portfolio-, Projectmanagement Tool (bij voorkeur Fortes Change Cloud (FCC) of Apptio Target Process).

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt.

Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een minimaal 24 tot 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.359,- en € 4.811,- op basis van 36 uur (schaal 9). Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden (schaal 8).
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Boven op je salaris een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen of uitbetaling als vakantiegeld/eindejaarsuitkering. Of alles eens per jaar laten uitbetalen.
• Een goede balans tussen werk en privé: thuiswerken is mogelijk.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als projectondersteuner aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct maar uiterlijk op 26 september. Deze vacature staat de eerste week exclusief voor interne medewerkers open. Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of we je uitnodigen voor een kennismaking. De eerste gesprekken zullen plaatsvinden op:

• Woensdag 2 oktober tussen 9.00 uur en 16.00 uur
• Donderdagochtend 3 oktober tussen 9.00 uur en 12.00 uur

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Annemiek Weijzen, Manager Projectbureau, te bereiken via tel. 06-18395008.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met recruiter, Sevi Yilmaz, bereikbaar op tel. 06 – 41 79 60 18. Maak via whatsapp een afspraak om te bellen.

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen en leggen we dezelfde praktijksituaties voor. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.