Managementassistent

In deze uitdagende rol ondersteun je het afdelingshoofd en draag je zorg voor de organisatie en communicatie binnen het Management Team (MT). Je bent niet alleen een assistent, maar ook een sparringpartner en vertrouwenspersoon. Dit betekent dat je veel verantwoordelijkheid krijgt en als regisseur fungeert voor de uiteenlopende uitdagingen waarmee het afdelingshoofd te maken heeft.

Wat maakt deze functie zo interessant? Je brengt structuur aan in de hectische agenda van het afdelingshoofd en denkt proactief vooruit om mogelijke obstakels te voorkomen. Ontzorgen is jouw tweede natuur en je weet op het juiste moment tegengas te geven, zowel aan het afdelingshoofd als aan de afdeling. Discretie en organisatiesensitiviteit zijn essentieel in jouw dagelijkse werkzaamheden. Je zult werkzaam zijn in een interessante en uitdagende omgeving waar je ook inhoudelijk betrokken bent bij diverse afdelingsaangelegenheden, inclusief academische vraagstukken. Het is een rol waarin je echt het verschil kunt maken.

Jouw werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Zelfstandig beheer van de complexe agenda en mailbox van het afdelingshoofd, redigeren en verzorgen van correspondentie, en voorbereiden van rapportages.
• Zorgen voor opvolging van uitgezette acties en deadlines, coördineren van complexe informatiestromen en processen, waarbij je verbanden legt, prioriteiten stelt, politieke consequenties/belangen afweegt en knelpunten signaleert.
• Actief voorbereiden en deelnemen aan MT-overleggen, notuleren van vertrouwelijke vergaderingen, bewaken van actiepunten en deadlines, en adviseren van het afdelingshoofd en het MT over afdelings- en divisiegerelateerde onderwerpen en de toepassing van nieuw beleid binnen de afdeling.
• Organiseren van kleine tot grote in- en externe bijeenkomsten, cursussen, congressen en symposia, zowel nationaal als internationaal, en verzorgen van communicatie van het MT naar de afdeling, onder andere via een periodieke nieuwsbrief.

Binnen de afdeling Medische Microbiologie (MMB) verzorgen wij de diagnostiek en behandeling van infecties, infectiepreventie, onderwijs, opleidingsactiviteiten en onderzoek binnen het UMC Utrecht. Onze afdeling, bestaande uit ongeveer 300 medewerkers, was tijdens de coronapandemie hét kenniscentrum voor virologisch onderzoek en advies, wat onze expertise en toewijding aan de volksgezondheid onderstreept. De afdeling maakt deel uit van de divisie laboratoria, apotheek en biomedische genetica (dLAB) en is geaccrediteerd door de Raad van Accreditatie (RvA). Bij ons staat samenwerking en innovatie centraal, en we zijn trots op onze rol als toonaangevende afdeling.

Vereisten:

• Hbo-opleiding tot managementassistent of soortgelijke opleiding.
• Up-to-date kennis van Office365 en SharePoint.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Zelfstandig denken, werken en handelen.
• Proactief met een gezonde helicopterview om het overzicht te behouden en te bewaken.
• Integer en discreet, met gevoel voor politieke verhoudingen.
• Stressbestendig en in staat om onder gezonde werkdruk complexiteit te beheersen.
• Flexibel in denken en doen, in samenwerking met het afdelingshoofd en MT.

Wij bieden:

Wij bieden de kans om samen te werken met getalenteerde professionals in een uitdagende omgeving, waarbij je op hoog niveau kunt groeien en bijdragen aan baanbrekend onderzoek. Het is mogelijk een aantal dagen per week vanuit huis te werken.

• Een salaris tussen de €2932 en €3923 bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Toegang tot allerlei cursussen en trainingen in GoodHabitz.
• Cao à la carte: de mogelijkheid om extra arbeidsvoorwaarden te kiezen in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.