Directiesecretaris

Als directiesecretaris bij Dienst Toeslagen in Utrecht zorg je voor een goede samenwerking binnen en met de omgeving van directie Informatiestromen en Digitale ontwikkelingen (ID).

Als directiesecretaris heb je overzicht en ben je een sleutelfiguur binnen het managementteam van de directie waar veel informatie samenkomt. Je stelt conceptagenda’s op, maakt verslagen, legt besluiten vast en zorgt dat acties worden uitgevoerd. Je werkt daarbij nauw samen met verschillende adviseurs, het secretariaat en je ondersteunt in het verbeteren van de overleg- en besluitvormingsprocessen.

Dit doe je bij Toeslagen

Je zorgt ervoor dat overleggen van het managementteam van directie ID soepel verlopen, ook in samenhang met interne en externe overleggen. Samen met de directeur ID, afdelingshoofden en adviseurs bereid je het managementteamoverleg voor. Je stelt conceptagenda’s op en zorgt ervoor dat onderwerpen op de juiste manier worden aangeboden. Je stelt in contact met verschillende adviseurs annotaties op ter voorbereiding op de diverse bestuurlijke overleggen van de directeur en afdelingshoofden, en onderhoudt contact met verschillende directies binnen Dienst Toeslagen, de Belastingdienst, het ministerie van Financiën en andere onderdelen van de Rijksoverheid. Ook organiseer je bijeenkomsten en zorg je voor goede interne communicatie.

Een bijzondere baan, omdat...

• Je geeft samen met het managementteam, de bestuursadviseurs en inhoudelijke specialisten op strategisch niveau in een complexe omgeving richting aan de doorontwikkeling van informatievoorziening van Dienst Toeslagen.
• Je kunt een bijdrage leveren aan de doorontwikkeling van de overlegstructuren en besluitvormingsprocessen binnen de directie ID en Dienst Toeslagen als geheel.
• We vinden team- en persoonlijke ontwikkeling een belangrijk onderdeel van ons werk.
• Je hybride kunt werken en veel mogelijkheden krijgt om je werktijden flexibel in te delen.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Je werkt in een veelzijdige directie die volop in beweging is en waar veel ruimte is voor eigen initiatief.” - collega, Bestuursadviseur.

Functie-eisen

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt minimaal hbo-plus of wo-werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke rol als directiesecretaris.
• Je hebt aantoonbare vaardigheid in het organisatorisch, procesmatig en/of vakinhoudelijk coördineren.
• Je beschikt over kennis van of hebt affiniteit met technologie, informatievoorziening en digitalisering.
• Je neemt de regie, kijkt vooruit, anticipeert en beschikt over inlevingsvermogen.
• Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

Jouw competenties

• Analyseren
• Omgevingsbewustzijn
• Organisatiesensitiviteit
• Plannen en organiseren
• Netwerken

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau: schaal 11
• Salarisomschrijving: Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.
• Maandsalaris: Min €4.024 – Max. €6.110 (bruto)
• Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur: -
• Minimaal aantal uren per week: 32
• Maximaal aantal uren per week: 36

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn. We vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk drie maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overlegd kan worden.

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. Als dat het geval is, vinden de selectiegesprekken plaats op 30 september of 1 oktober 2024. Een tweede gesprek is onderdeel van de procedure. De instroomdatum is 1 december 2024.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Dienst Toeslagen zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, zoekmachines en sociale netwerken.

Meer over de functiegroep Senior Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Informatiestromen en Digitale Ontwikkeling vervult een essentiële rol bij het handhaven van de gezondheid, veiligheid en stabiliteit van het informatievoorzieningslandschap. Binnen deze directie wordt nauwlettend toezicht gehouden op alle veranderingen in dit landschap en worden deze beheerst begeleid naar nieuwe ontwikkelingen.

Toeslagen

Dienst Toeslagen is een zelfstandige, publieke dienstverlener, onderdeel van het ministerie van Financiën. We maken vitale voorzieningen als de huur, de zorgverzekering en de zorg voor kinderen voor iedereen betaalbaar. Maar als je er goed over nadenkt, gaat ons werk over veel meer dan alleen het uitkeren van een maandelijks voorschot aan mensen die daar recht op hebben.

Wij zorgen ervoor dat mensen mee kunnen doen in de maatschappij. Zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken of ze deze maand de huur, de kinderopvang of de zorgverzekering of de zorg voor hun kinderen nog kunnen betalen. Mensen helpen die ons hard nodig hebben, dat is waar we het voor doen. Door onze kennis in te zetten en -vooral- ons te blijven verplaatsen in de mensen om wie het gaat. Door hun problemen, twijfels en uitdagingen zo goed mogelijk te doorgronden.

Binnen Dienst Toeslagen heeft de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen een specifieke, tijdelijke opdracht: gedupeerde ouders erkenning bieden en ruimhartig herstellen voor het onrecht dat hen is aangedaan rondom kinderopvangtoeslag.

Met elkaar en met de buitenwereld bouwen we aan Dienst Toeslagen. De motivatie om te leren van gemaakte fouten is in de hele organisatie voelbaar. Iedere dag opnieuw proberen we Dienst Toeslagen nog beter te laten aansluiten bij wat de samenleving vraagt. Zodat iedereen in Nederland, wie je ook bent en wat je persoonlijke situatie ook is, kan meedoen.

Wij maken meedoen mogelijk. Kom jij ons daarbij helpen?